Как вы управляете ожиданиями (или я не могу отключить уведомления, от меня же ждут ответа)?

 Публичный пост

Изначально эту дискуссию я поднимал на форуме четыре года назад, но с тех пор могли появиться новые идеи, которыми и предлагается обменяться.

Часто, когда предлагаешь людям отключить уведомления от мессенджеров (а с марта 2020-го года их степень их влияния на корпоративную жизнь сильно выросла), слышишь в ответ что-то вроде:

"Я бы и рад отключить уведомления, но ведь от меня ждут ответа"

То есть проблема не в том, что я боюсь что-то пропустить, нет. Проблема в том, что я переживаю о том, что ответа ждет кто-то другой. И кажется, что работа с уведомлениями - это работа с ожиданиями тех, кто по другую сторону мессенджера.

Как эти ожидания сформулировать? Четыре года назад, по итогам дискуссии на форуме я нарисовал вот такой слайд:

Так вот вопрос - не поменялось ли чего-нибудь?

Связанные посты
35 комментариев 👇

У меня очень простой подход. Асинхронные коммуникации - для несрочного/не нуждающегося в обратной связи, синхронные - для срочного/нуждающегося в обратной связи общения.
Из этого следует: все асинхронные каналы - должны быть с выключенными оповещениями. Проверять их надо, соответственно, только в строго отведенные для этого дела часы. Т.к. коммуникаций сейчас много, я делаю проверку три раза в день: утром, днем и вечером. Просмотр и ответы занимают обычно 15-20 минут.
Если кому-то от вас нужно что-то срочное - пусть звонят. Если вы хотите получить информацию срочно или требующую уточнения в процессе - сами звоните.
Такой подход очень простой и очень надежный, и, в моем случае, работает безотказно уже 4 года.
PS. Кстати, пока писал - вспомнил, что в начале пути у меня было очень сложная классификация, гораздо сложнее чем на слайде. Но со временем она постепенно упрощалась и все "усложнения" отмирали за ненадобностью. Только когда я прочитал "Джедайские техники" (2018 год) понял чего мне так не хватало - отключить оповещения! С тех пор система не меняется и очень надежно работает, а в голове - приятный покой. :)

  Развернуть 1 комментарий

@Ingwarr, здесь самый первый затык: срочность - это не функция куда бОльшего числа параметров, чем тема вопроса или задачи...

Задача не бывает срочной сама по себе, она бываетс срочной для:

  • кого-то
  • для достижения какой-то цели
  • в текущем контексте
  • в текущем состоянии человека

В результате задача для меня может быть срочной, а для вас - нет... На мой взгляд мне нужен немедленно ответ (потому что я нервная истеричка), а с вашей точки зрения ответ может и подождать. Или я все продолбал (потому что в свое время буквально на один шаг вперед не задумался) и теперь вмне срочно-срочно нужно всем звонить и требовать немедленного ответа.

Сталкивались с таким?

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, конечно сталкивался :) и я имел в виду срочность для инициатора звонка.
Вот например, если в данный момент мне идет входящий звонок, а я не готов в данный момент разговаривать, я просто отвечаю шаблоном смс "Не могу сейчас говорить, перезвоню в течение дня." или "Не могу говорить. У вас что-то срочное?".
Из 10 звонков отклоненных таким образом, обычно только один реально срочный и в таком случае человек обычно пишет в смс что-то типа "Это срочно! Возьми пожалуйста трубку!" и перезванивает. Если человек даже без смс перезванивает несколько раз - это дает мне понять что для него это важно и тогда я обычно уже беру трубку, но не всегда. Например, если я лежу в кровати с температурой, то я не буду брать трубку - хоть зазвонись! Здоровье прежде всего! :)

  Развернуть 1 комментарий

@Ingwarr, идея джедайской практики и инструмента - автоматом на любой входящий звонок не из "белого списка" отвечать такой СМСкой :) Просто по умолчанию. Если срочно - докажи. Хотя бы отправкой ответной СМС.

@nerealvm, вот тебе еще идея инструмента :)

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, хорошая идея :) мне нравится

  Развернуть 1 комментарий

@Ingwarr, @cartmendum уже есть реализация кмк примерно этого https://www.tinkoff.ru/oleg/secretary/

  Развернуть 1 комментарий

@nerealvm, хм... А почему мы этого не продвигаем? :)

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, я пожил с таким пару недель, в основном боты между собой общаются. Ни курьеры, ни живые люди звонок от которых относительно желателен как-то с ботом не разговаривают, предпочитая перезвонить (и по сути не отличается от просто сброса по большому счету). Решил отключить

  Развернуть 1 комментарий

@Ingwarr, Да, вот у меня похожий вопрос - срочность ведь штука субъективная. То есть "срочно" - для кого?

  Развернуть 1 комментарий

@MSalamatov, срочно для инициатора естественно :) Если я инициатор - то для меня, если я получатель - то для вызывающего.

  Развернуть 1 комментарий

@Ingwarr, а я еще слышу что-то в стиле - ну звонить это же моветон. У нас принято писать, а звонки слишком агрессивно. ну или надо заранее договариваться (напишу в мессенджер, а можно ли позвонить?) рукалицо. Звонят спамеры и курьеры, а коллеги друг другу пишут или ходят на встречи

  Развернуть 1 комментарий

@nerealvm, с таким не сталкивался. Для меня такое звучит довольно странно, мягко говоря... Что значит звонить - это агрессивно? Это что за детский сад? :)
Если же серьезно, то в отличие от спамеров и курьеров мои коллеги у меня занесены в телефон и потому я вижу кто мне звонит. Если номер не определился, - с очень большой вероятностью это спамер/курьер. Если номер определился - я могу взвешенно принять решение, в том числе и на основании имени звонящего.
Кроме того, я как Скрам мастер сотни раз наблюдал ситуацию когда переписка приводила к бесплодным и бессмысленным конфликтам у коллег. Но как только я, иногда буквально, "за шкирку" сводил конфликтующих в офисе вместе или "заставлял" созвониться, - случалось чудо! Конфликт быстро прекращался, потому что оказывается друг друга просто не так поняли. У меня даже есть правило "трех комментариев": если в переписке по одному вопросу уже больше трех комментариев - надо созваниваться!
Вообще с моей точки зрения, асинхронная коммуникация хороша для информирования, но очень плоха для выяснения каких-либо вопросов. Кроме того, любой читает переписку из своего состояния и начинает видеть в ней то, что автор ни разу в свои строки не закладывал. Общение по видео/голосу это сразу все пресекает. ИМХО, лучше созвониться на 3 минуты, чем переписываться 10 минут.

  Развернуть 1 комментарий

@Ingwarr, ну вот так) зумеры выходят на работу видать)

А насчет ассинхронности надо посмотреть. Я замечал, что иногда не получается договориться ассинхронно, когда у тебя весь день в синхронных созвонах, понятно что мыслетоплива на асинхронную коммуникацию не остается. ну и вообще тема разумной ассинхронности сейчас близка. Оставлю ссылочку на видос Димы Лазарева

  Развернуть 1 комментарий

@nerealvm, Володя, мы ж с тобой на одном тренинге у Димы были. Я хорошо помню его "одержимость" асинхронным общением :)
Например, выяснять требования у заказчика асинхронно займёт в разы больше времени чем синхронно.
Мой посыл всего лишь в том, что асинхронность (как и любой другой инструмент/подход/...) нужно использовать только там где она применима и полезна. У каждого инструмента есть свои границы применения, их важно знать и не пытаться применять инструмент не по назначению. Например, молоток - хороший инструмент для забивания гвоздей, но не подходит для того чтобы пилить дерево.

  Развернуть 1 комментарий

@Ingwarr, Но ведь требования у заказчика лучше все равно в конце зафиксировать письменно? Я к тому, что для этого кейса лучше всего работает связка «Поставить встречу» - «Написать требования» - «Письменно зафиксировать», так ведь?

  Развернуть 1 комментарий

@Ingwarr, Игорь, сорян, не признал. все что дальше - бесспорно)

  Развернуть 1 комментарий

😱 Комментарий удален его автором...

  Развернуть 1 комментарий

@MSalamatov,
1 вопрос.
На мой взгляд зависит от вида разработки. При заказной разработке требования обязательно надо тщательно и детально зафиксировать. Ведь по ним потом будет вестись приемка сделанного (упрощенно говоря).
При продуктовой разработке, когда в роли "заказчика" выступает Product Owner (т.е. человек являющийся членом команды, а не внешним человеком) это не обязательно. Строго говоря требования в некотором смысле все равно будут фиксироваться. Но в отличие от усредненного заказного проекта, они скорее всего будут фиксироваться упрощенно. Ровно настолько, чтобы не забыть о чем договорились. Ключевое здесь - удовлетворить ожидания Product Owner (PO), а не реализовать требования. В продуктовой разработке часто бывает так, что требования выполнены, а PO все равно не удовлетворен. В таком случае все равно приходится доделывать и/или переделывать дальше. В заказной разработке критерий выполнения - это полное соответствие требованиям, даже если эти требования на момент сдачи проекта уже не актуальны.

2 вопрос.
Про связку я кажется не понял вот что: как это противоречит или связано с моим тезисом "выяснять требования у заказчика асинхронно займёт в разы больше времени чем синхронно."? :)

  Развернуть 1 комментарий

@Ingwarr, Про 1 - да, похоже все так. Про 2 - не, не противоречит. Скорее дополняет :)

  Развернуть 1 комментарий
stanislav zhurakovskiy, редактор, журналист, продюсер 22 марта в 13:32

Заодно были и иногда ещё есть забавные исключения в профессиях, где мессенджеры по отраслевому стандарту не принято выключать. Медиа, коммуникации, PR и другие бесполезные отрасли :)

Там нужно будет кратно бОльшему числу людей внедрять это правило и там взрывается что-то регулярно. Но. Даже в таких случаях есть возможность договориться. Никто же не ожидает, что ведущий на ТВ будет залипать в телефоне. Это самые сконцентрированные люди.

Поэтому для обоснования того, что нужно выключать эти сраные (зачёркнуто) такие нужные пуши в телефоне используйте обоснование, что даже в медиа научились эти пуши выключать :)

  Развернуть 1 комментарий

@stanislav, принято, хороший комментарий.

И да, почему-то в маркетинге и медиа привязанность к чатам какая-то крайне высокая.

  Развернуть 1 комментарий
Катя, Коуч, Руководитель отдела тестирования ПО 22 марта в 16:13

Кажется что история " я не могу отключить оповещения" должна звучать как "я научил людей по другому(всегда отвечал, предвосхищал, отдавал свое время) , а теперь мне стрёмно менять, потому что люди не любят изменений." А тут надо качать свою ответственность за то решение и желание работать по другому, и ответственность за новое решение и то какой будет демедж для других и как вы будете с этим справляться.(предупредить, передоговориться и прочее). А то перестают отвечать и удивляются, а что это все всполошились.

  Развернуть 1 комментарий

@teklaron, ну не обязательно я приучил людей к этому. Они могут быть уже приучены к быстрым ответам до меня :)

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, не обязательно что ты) но вопрос отстраивание своих границ всё же на тебе) мне проще говорить о границах с новыми людьми, чем с теми кому я уже быстро отвечала длительное время) перестройка всегда больно, а еще редко задумываются как это сделать с любовью, а не просто написать «я теперь общаюсь с тобой асинхронно» ))

  Развернуть 1 комментарий

@teklaron, ага, вот действительно дело про границы. И тогда выходит, что картинка в посте - это как будто некое рекомендуемое описание этих самых границ.

  Развернуть 1 комментарий

@MSalamatov, точно очень похоже) картинка может быть как док для согласования границ быть)

  Развернуть 1 комментарий

Это слайд работы с ожиданиями.
А на практике какие варианты?
Создать задачу "посмотреть чаты и почту", где перечислить всё что надо посмотреть по порядку?
Или есть возможность создать для себя режим дня, в котором я по привычке буду проверять входящие только в определённое время?

  Развернуть 1 комментарий

@cowabunga, скорее второе. без всяких задач будешь заходить в приемники входящих :) может раз в неделю в рамках обзора вычищать те входящие, куда не сформируется привычка залезать без напоминаний

  Развернуть 1 комментарий

@nerealvm и @MSalamatov, когда начинал внедрять ДТ, создавал регулярную задачу по разбору входящих раз в два дня. 2-3 месяца назад отказался, вроде стал периодически сам проверять, но регулярно продалбывал какой-то один из ящиков входящих, на фоне заметил, что раз деятельность у меня разная, то порой я продалбываю задачи именно определённой сферы деятельности (управленческая и исполнительная). Решил попробовать создать режим рабочего дня (в котором я буду проверять определённые входящие, в определённое время и дам время для управленческих задач). Подсмотрел на форуме многосделал у Руслана Козика чек-листы на вечер. Как понял идею - не тратить силы на продумывания чем примерно буду заниматься и сделать список по порядку. Пытался разобрать отдельно входящие из почтов и чатов, входящие из рабочей программы, устные входящие от сотрудников.

Вот чек-лист режима рабочего дня:

  1. Выполнить хотя бы одну зелёную задачу — 1-2 помидора
  2. Проверить календарь (настроиться что-то просто вычеркнуть из списка, если время занято встречами) — 30 секунд
  3. Выполнить хотя бы одну управленческую задачу — 1-2 помидора
  4. Выполнить нужную на сегодня задачу — 1-2 помидора
  5. Обработать чаты и уведомления в Юджайле — 15 минут
  6. Обработать рабочую почту, корпоративную почту, мессенджеры — 15 минут
  7. Позвонить/написать кому нужно — 15 минут
  8. Выполнить другие нужные на сегодня задачи — 1-2 помидора
  9. Посмотреть одну задачу на потом, которую можно сделать, и сделать — 1 помидор
  10. Ответить на вопросы сотрудников — 1 помидор
  11. Заполнить в Юджайле информацию по выполненным задачам — 1 помидор
  12. Проверить встречи, которые надо записать в календарь — 15 минут
  13. Выполнить задачи на сегодня (что можно и на что есть силы и время, но чтобы ещё провести ежедневный обзор и заполнить календарь)
  14. Провести ежедневный обзор дня в notion — 15 минут

Но очень не пошло. Думал почему.

  • Всё же, наверное, банально список перегружен по пределу впихуемости. Каждый день случается что-то, что твоё время работы съедает (пытался частично предусмотреть пунктом 2).
  • А может стоит начать со списка поменьше. Банально замахнулся на большое.
  • Или не привык к списку.

Но следование пункту 1 давало мотивации) прошёл один курс для себя и хочется по итогу проект реализовать.

Буду признателен, если подскажите из опыта на какой подводный камень я наступил. Пока думаю, что стоит сократить может быть.

Есть ещё идея просто разделить дни недели на определённую сферу работ (контроль проектов, общение и поиск клиентов, развитие бизнес-процесса, обычное юридическое).

  Развернуть 1 комментарий

@cowabunga, вообще выглядит бодро, но мне кажется перегруз ( возможно надо с усталостью поработать) + нет места для маневра. Иногда мне кажется надо побездельничать или сделать что-то приятное. Ну и отдыха побольше в такой план я бы напихал. Но все ж планировать поминутно день не оч. идея имхо

  Развернуть 1 комментарий

@nerealvm, спасибо за ответ! Попробую уменьшить количество пунктов (объединить что-то) и добавить как-то отдыха. По поводу поминутного планирования, согласен, не люблю жёсткие рамки, поэтому писал примерное количество помидорок и не более двух (просто уже не знал, как постараться успеть и тут поделать и там посмотреть). Сейчас пришла идея просто добавить памятку, что у меня есть работа по таким-то сферам и держать её перед глазами, отмечать что в этой сфере что-то поделал - значит можно перейти к другой. Возможный минус - станет мешать как неявный список задач, утрачу доверие к явному. Возможное решение - держать памятку перед глазами при обзоре на стадии набора коробочки сегодня (тогда потом и не потребуется).

  Развернуть 1 комментарий

@cowabunga, вообще кажется, что распланировано без резервов совсем. А в течение любого дня бывает куча непредсказуемостей, от которых защититься можно только избыточностью.

  Развернуть 1 комментарий

@MSalamatov, спасибо за ответ! Получается, что количество резервов плана прямо пропорционально количеству случайностей, возникающих в период его исполнения? Видимо логичнее заложить побольше резерва и доставать задачи из "на неделе" по мере необходимости.

Хотя. Интересен такой момент. Если ты понимаешь (по опыту), что всего из плана на день не сделаешь, то можешь и перебарщивать с количеством задач, обосновывая - мне так легче выбрать следующие, чем шерстить и выбирать из большего числа "на неделе". Или есть что-то неосознанное, что в любом случае гнетёт тебя количеством несделанных задач, хоть тебе и кажется, что всё норм? Возможно тут выбор из двух зол:

  1. тратить мыслетопливо на решение, что сделать из "на неделе";
  2. тратить мыслетопливо из-за количества ещё не выполненного.

Наверное, в первом случае ты получаешь небольшой бонус от результата пустого списка на сегодня)

  Развернуть 1 комментарий

@cowabunga, да, все так про первый вариант. Тут закон впихивания - про попытке впихнуть невпихуемое выпихивается ранее впихнутое. На выбор, приоритет и так далее в заведомо большом списке тоже тратится мыслетопливо.

  Развернуть 1 комментарий

@cowabunga, да, второе.

Вернее даже так - я отключаю от всего уведомления и проверяю входящие только тогда, когда я к этому готов. А не тогда, когда этого хотят пишущие мне.

  Развернуть 1 комментарий

У меня неожиданный ответ: я никак не управляю ожиданиями, я от них избавляюсь. Вместо ожиданий у меня намерения. Намерения я создаю.
А все потому, что я предпочитаю активную позицию субъекта. Вместо того, чтобы пассивно ожидать.

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб