План проекта — это не список задач

Давайте разберемся с возможной терминологической путаницей. Дело вот в чем, то, что мы в "Джедайских техниках" называем «проектом» не совпадает с привычным определением «проекта» из проектного менеджмента. Например, PMBoK определяет проект как «временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата», а у нас проект – это то, что точно надо сделать, но моей внутренней обезьянке без помощи рационального типа не понятно как.

Если у вас есть опыт работы в управлении проектами (или хоть какие-то представления об этом процессе), то также может возникнуть путаница с определением того, что называется задачей. Так с позиции менеджера проекта задачей является элемент плана проекта. Он планирует проект, пишет в плане, что, когда и кому нужно сделать и рефлекторно называет каждый пункт плана – задачей. У нас же опять другое определение, для нас задача – это то, что ТОЧНО надо сделать и моя внутренняя обезьянка понимает КАК. Если аккуратно задуматься, то элемент плана проекта (то, что менеджер называет задачей) вовсе не обязательно то что:

1. точно НАДО сделать. Это же план. Он отражает мое текущее представление о том, как в будущем я буду выполнять проект. Не исключено, что какие-то пункты этого плана будут пересмотрены в ходе работы над проектом,
2. моя внутренняя обезьянка понимает КАК это сделать. И даже скорее всего она не понимает КАК это сделать. Вряд ли менеджер проекта детализирует план до обезьянопонятных действий, и скорее всего то, что менеджер проекта называет «задачей» в терминах джедайских техник будет являться все же «проектом»

Понимание в чем разница между задачей и элементом плана проекта помогает разобраться, например, с такой сложностью, которую я время от времени встречаю у своих студентов:
«Максим, я в непонятках. Вы написали, что нам нужен отдельный список для проектов и отдельный единый список для задач по всем проектам. Получается какая-то огромная куча задач, если я в один список выписываю все задачи по каждому проекту»

Чуете? Когда я начинаю составлять план проекта, то он может состоять из десятков зада… элементов плана. Они могут звучать, как задачи: содержать глагол в неопределенной форме и быть мелкими и понятными, но при этом не факт, что они являются задачами. Задачей по проекту мы называем следующий обезьянопонятный шаг, выполнив который, мы остановимся и подумаем, что делать дальше. Конечно, если план проекта будет перед глазами, то думать над следующим шагом будет проще.
Для примера рассмотрим соотношение между элементами плана проекта и задачами на примере проекта «Переезд в новую квартиру». План может выглядеть примерно так:

1. Найти риэлтора (для продажи старой и покупки новой квартиры)
2. Купить новую квартиру
2.1 Подобрать вариант новой квартиры
2.2 Подготовить пакет документов для ипотеки
2.3 Оформить сделку
2.4 Поменять сопутствующие документы
2.4.1 Изменить прописку
2.4.2 Поменять документы на авто
2.4.3 Записать ребенка в детсад
2.4.4 Прикрепиться к новой поликлинике
3. Отремонтировать новую квартиру
3.1 Найти поиск компании-подрядчика
3.2 Заключить договор
3.3 Следить и молиться до завершения ремонта / терпения / денег (что наступит раньше – зависит от везения)
4. Закупить нужную мебель и технику
5. Отпраздновать новоселье

Еще раз – это план. Пусть даже каждый его элемент звучит как задача. Если вы выгрузите его как есть в свой список задач и так же поступите с остальными проектами, то обязательно возникнет путаница и получившийся список будет не помогать вам справляться со стрессом, а скорее наоборот станет его причиной: вы увидите как много вам надо сделать, но так и не станет понятно с чего все же начать.

План – это полезно. Он поможет не забыть, например, что в определенный момент надо будет поменять документы на автомобиль в связи со сменой места жительства. Также, когда по ходу выполнения проекта вы будете лучше его понимать и будут проявляться новые детали, задачи, идеи, то план – подходящее место для того, чтобы их там сохранять. Физически план может представлять собой документ в любом подходящем для вас и для проекта формате. Какие-то планы проектов удобно хранить в мыслесхемах (mindmaps), где-то будут удобны электронные таблицы или многоуровневые списки, как в нашем примере, а где-то потребуется уже специализированное ПО для управления проектами. Вопрос выбора подходящего инструмента в каждом конкретном случае оставим за рамками этой книги.
Важный момент:
план проекта хранится отдельно от списка задач.

На регулярной основе по каждому проекту мы проглядываем его план и думаем: «Исходя из этого плана, что самым правильным будет поручить моей обезьянке сделать в следующую очередь?».
Например, как мы будем искать риэлтора? Можно: «Написать в социалки вопрос, кто недавно пользовался услугами риэлтора и готов кого-то порекомендовать» или «Позвонить в компанию Х и спросить их условия работы», а можно «Написать на сайт поиска профессионалов свой запрос». Это все уже задачи. При этом, как правило, я не вижу, какой будет следующая задача, она сильно зависит от результата текущей, а он заранее далеко не всегда известен.

То есть, план проекта – это то, что крупными мазками описывает мой путь к результату, а задача по проекту – это заявка на исполнение для внутренней обезьянки. План – это то, может поменяться и над этим надо еще думать, перед тем, как начать выполнять. А задача – там уже не надо думать, надо взять и сделать. А потом уже остановимся и подумаем.