А что мы действительно пишем в список задач?

 Публичный пост
28 марта 2023  1838

У многих практиков джедайских техник, если верить тому, что пишет Максим в своих постах, есть путаница в понятиях "задача" и "проект", содержащихся в списке. У меня есть мысль, что эту проблему решить полностью не получится. Отсюда же, как мне кажется, растут ноги у желания оценивать задачи в днях и прочая "экономия".
У меня есть ряд соображений на этот счет, вдохновленных постом Про оценку времени на задачу.

1. У нас реальные проблемы с планированием применительно к себе.

Последний раз я вспоминал о чем-то подобном, когда в чате задали вопрос про страдательный залог в формулировке задач. Мы не можем детально представить свое будущее, если мы в нем действительно заинтересованы. Поэтому мы планируем себе задачи на будущее так, будто их должен делать кто-то другой. Об этом писала Келли МакГонигал в книжке "Сила Воли".
Отсюда вытекает история про то, что мы не можем предположить, сколько времени у нас займет та или иная задача с ходу, не привлекая логику и практики планирования (типа оценки по трем точкам или оценки по аналогам). А оценка задач из списка с применением этих прекрасных инструментов (оценки по трем точкам или аналогичных) приведет к росту накладных расходов на ведение такой системы.
Я лично пробовал оценивать задачи так. Заканчивалось все тем, что в список задач смотреть не хотелось.

2. Мы не всегда можем распознать проект заранее.

Например, Максим в своей статье пишет:

« ...у нас проект – это то, что точно надо сделать, но моей внутренней обезьянке без помощи рационального типа не понятно как.»

С другой стороны есть Дэвид Аллен, с его поределением проекта:

«Под «проектом» я понимаю любой желаемый результат, которого можно добиться в течение года, требующий более одного действия.»

С третьей стороны мы пишем задачи в список для себя, предполагая, что мы большие молодцы и сейчас быстро все сделаем достигнем результат за одно действие (привет, п. 1), а
получаем забавную матрешку из задач. Но если их все записывать, то может возрастать "налог" на обслуживание системы, т.е. увеличение затрат "головы" или "мыслетоплива" на работу системы, а не на её использование. А это приводит к уже известной ситуации, что смотреть в спиок задач противно.

3. Не так страшен проект в списке задач, как попытки распилить этот проект до конца.

Понять все элементарные и "обезьянопонятные" действия, необходимые для получения результата - проекта, до того как мы начали его делать достаточно сложно. Но это и не требуется. Классики говорят, что в список задач нужно включать текущее и следующее действия по проекту, а не все шаги.

4. Не получается избежать винегрета в списке задач, и?

Как мне кажется, главное не переживать :). Задача из списка на сегодня нужна, чтобы запускать процесс работы, в том числе и мыслительной, а не предоставлять результат. Если в ходе выполнения задачи мы получили необходимый результат - это здорово, но выпадать из состояния потока, если в него получилось попасть, совершенно не обязательно.
Если в ходе выполенения задачи мы не проваливаемся в поток и не получаем результат, то пишем ещё одну задачу в список.

5. Небольшие выводы

  1. Оценка задач из списка (любого: сегодня, на неделе, когда-нибудь) сильно увеличивает затраты головы на поддержание системы.
  2. Мешать проекты и задачи в один список неизбежное зло.
  3. Для того, чтобы проекты в списке не протухали стоит попробовать формулировать задачи как спусковые крючки для начала действий.
  4. Если мы понимаем, что процесс работы в ходе выполнения задачи не стартовал и результат не получен, то стоит подумать над формулировкой задачи.
  5. Оценки по времени задач из списка не выстреливают, если использовать задачи как спусковые крючки, а не как список детальных указаний.
  6. Затраты времени на глубокую, больше одного-двух действий, детализацию проекта увеличивают затраты на ведение системы и уменьшают пользу от её использования.
Аватар Глеб Попов
Глеб Попов @gpopov85
Собираю требования и помогаю бизнесу внедрять ИТТ1 Консалтинг
📍Воронеж, Россия
Связанные посты
9 комментариев 👇

Понравилась мысль:

Задача из списка на сегодня нужна, чтобы запускать процесс работы, в том числе и мыслительной, а не предоставлять результат.

Недавно думал об этом, что:
Задача — одноразовый однонаправленный спусковой крючок.

Если так, то разным людям подходит разная детализация. В порядке фантазии — кто-то и картинками задачи обозначать может, или смайлами.

  Развернуть 1 комментарий

А что подразумевалось вот тут?

Оценки по времени задач из списка не выстреливают, если использовать задачи как спусковые крючки, а не как список детальных указаний.

Можно задачи вести как список детальных указаний и оценивать по времени?
Или что лучше так не делать?

  Развернуть 1 комментарий

@cowabunga, здесь имелось в виду, что при использовании задачи из списка как спукового крючка для работы оценка по времени теряет смысл, т.к. сложно спрогнозировать на сколько "провалишься" в задачу.

Мне видится,что оценки по времени целесообразно делать для этапов или шагов большого проекта, а не для конкретной задачи. Большим проектом я считаю то, где этапы видны заранее - отпуск, переезд, открытие нового хобби или направления деятельности.

  Развернуть 1 комментарий

@gpopov85, то есть, в терминологии Джедайских техник, "большой проект" - это собственно проект, а проект, в котором не видно дальше 1-2 шагов - это "дело" (кейс).
Для кейсов бывает актуально пользоваться не столько задачами, сколько временными блоками. То есть, не пытаться оценить "сколько это займёт", а выделять время "сколько я готова сегодня на это убить", и там уже по мере надобности добавлять мб в другие дни.

  Развернуть 1 комментарий

@Kikimorra, Да, так тоже супер, но у меня временные блоки не зашли. А вот задачки в списке помогают.
Временные блоки использую для общественных дел - рутины, типа уборки дома всей семьей.

  Развернуть 1 комментарий

сожержащихся в списке - содержащихся
Мы не можем детально представить свое будующее - будущее

  Развернуть 1 комментарий

@Egik, Спасибо, поправил!

  Развернуть 1 комментарий

Я не оч понял о чем заметка. Мысли на тему?
По поводу п.3. нигде не видел внятного объяснения почему не стоит расписывать проект > чем на след шаг.
п.4. у Вас вообще не понял. Вы выполняете задачу потому что "таков путь"? Не для того чтобы получить результат? Или я не так прочитал?
Выводы как бы вроде к заметке относятся, но из предыдущих пунктов не следуют. Такое ощущение, что половину текста Вы пропустили, потому что для Вас это очевидно. Тут как в рассказах Конан Дойля: Холмсу надо объяснить как он к таким выводам пришел.
Ну и 6-й вывод (который, видимо, следует из п.3) весьма спорен. Я считаю что сесть и спланировать 10 шагов, а потом сесть и сделать 10 шагов, менее трудозатратно чем Планировать→Делать→Планировать→Делать→Планировать→Делать→Планировать→Делать→Планировать→Делать→Планировать→Делать→Планировать→Делать→Планировать→Делать→Планировать→Делать→Планировать→Делать. Тупо из-за меньшего количества переключений.

  Развернуть 1 комментарий

@Egik, В основном мысли на тему ведения списков задач и деления записей в списке на задачи и проекты.
Планировать дальше чем на следующий шаг, естественно, можно и нужно, но не в "обезьнопонятной" форме, а в форме этапов или шагов большого проекта. Но вот детально планироват элементарное или "обезьянопонятное" действие не рационально, т.к. оно может легко измениться после получение результата от предыдущего.
Собственно тут вопрос в том, что вы понимаете под термином "задача".
В моей трактовке получается, что задача - это сформулированный по правилам спусковой крючок, который может привести меня к результату, но не обязательно к финальному.

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб