Почему большинство инструментов (для ведения списков задач) плохие?

 Публичный пост
21 февраля 2024  2966

Этому посту больше 10 лет, но актуальность он не утратил. Изначально он был опубликован у меня в ЖЖ и там же остались интересные комментарии....
_______________________

У меня постоянно спрашивают, какой из инструментов для ведения списка задач самый правильный и лучший. Мое мнение относительно программ получилось таким – все плохи по-своему. Большинство из них перегружены огромным количеством ненужных, а иногда и вредительских функций (таких как произвольная иерархия задач, например).

Поразмыслив на эту тему, я пришел к выводу, что на самом деле мы – люди – сами себя губим и механизм этого прост и универсален (распространяется чуть ли не на все области нашей жизнедеятельности):

  1. У людей возникает дурацкая потребность навредить себе
  2. Маркетологи тут же делают продукт, удовлетворяющий эту потребность
  3. Продавцы начинают раскручивать этот продукт, убеждая всех, что вредить себе это круто и все успешные люди ровно так и делают

Так появляются сигареты, алкоголь, газировка с ортофосфорной кислотой, списки задач с интеграцией с гугл-календарем, или стикеры на электронной доске с аттрибутом Due Date. (Ну нахера Due Date у стикера на доске? А почему бы его не сделать еще у вкладки в браузере, иконки на рабочем столе, вордового документа или электронного письма? Кстати, у электронных писем оно уже есть…) А все потому, что:

  1. У нас возникают неприятные симптомы (в случае с Due Date – постоянное продалбывание всего подряд)
  2. Мы ошибочно ставим диагноз (если у задачи не назначена дата завершения, то она не будет выполнена)
  3. Как следствие, выдумываем неверное решение (пусть у любого стикера будет Due Date) и у нас возникает непреодолимое желание навредить себе

Маркетологи и разработчики тут не виноваты, у них же по 2 кошки и ипотека, а еще нельзя допустить, чтобы дорогие программисты простаивали... В итоге они видят спрос и, считая, что раз пользователи этого хотят, то это им поможет, активно стараются им это дать. Так появляются газировки с различным вкусом, сигареты различной крепости (легкие, видимо, для ведущих здоровый образ жизни) и почтовые клиенты с возможностью поставить флажок на письме…

Ну и что бы быть хоть сколько-нибудь конструктивным, вот список того, чего на мой взгляд достаточно иметь в программе для управления списком задач:

  1. Написать заголовок и описание задачи
  2. Распределять задачки между кучками (Например: Сегодня, На этой неделе, Когда-нибудь)
  3. Создавать самовоспроизводимые (повторяющиеся) задачи
  4. Вешать тэги - приятное дополнение
  5. Возможность редактировать список со смартфона и большого компа

Сам использую Singularity, но с тем же успехом это могла бы быть любая другая тула для управления списками (кроме Evernote, Notion или Trello - так как это все инструменты не для этого).

Топ ненужных на мой взгляд функций для списка задач:

  1. Возможность задать приоритет
  2. Создание иерархических задач
  3. Синхронизация с календарем
  4. Выскакивающие звенелки-напоминалки
Связанные посты
37 комментариев 👇
Антон Жулитов Разработка ПО, руководитель. 26 февраля в 08:17

Остановился на todoist список нужного исполняет как из пушки.
Большая часть ненужного скрыта за платной подпиской :-)
И вот за это отдельное большое спасибо маркетологам.

  Развернуть 1 комментарий

@Hedin, никогда не думал в таком ключе :) Всегда напрягался, если у меня не полный функционал, хотя, по факту, это усложняет систему. И в итоге забрасываешь.

  Развернуть 1 комментарий
Марина Хрусталёва Трудоголик в декрете: психолог, куратор и преподаватель 26 апреля в 12:07

Я уже второй год планирую всё в Singularity. Привыкла и даже бумажное планирование теперь кажется неудобным.
Как-то взяла и в качестве эксперимента синхронизировала Сингулярити с Гугл.календарём. Спойлёр: не надо так делать. В гугл рабочее и личное расписание, и я замучалась чистить задачи, особенно повторяющиеся на несколько лет :)
Что касается функций, то на мой взгляд, функция "задать приоритет" вполне удобная. Но я выделяю красным прямо очень важную задачу на день, очень редко - 2, а когда-то красных нет вообще. Странно, но обычно с неё и начинаю работу - хочется её закрыть и пойти дальше.

  Развернуть 1 комментарий

Я б по поводу 3 и 4 поспорил бы.
Запихивание дел в календарь помогает не выходить за границы впихуемости. 10 дел в тудушнике и 10 дел разложенные в календаре воспринимаются по разному. Как аналог на ум приходит Microsoft Project с его визуализацией просто поту что так нагляднее и удобнее. С размещением "ящичков" дел в "шкафу" дня примерно такая же история.
А напоминалки хороши:
1. Географические, потому что на улице особенно силен автопилот
2. Мини-зарядки (ну или работа помидорками, но это в общем то тоже напоминалки), иначе я просижу в одной позе пока не закончу, то что начал.
3. И, бывает, я ставлю напоминалку, когда дело не меньше чем на час, а убегать надо через 30 мин.

  Развернуть 1 комментарий

Запихивание дел в календарь помогает не выходить за границы впихуемости.

Если при этом нарушение назначенного задаче времени не воспринимается в негативном ключе, то это действительно хорошо.
Пока я не видел ни одного тудушника с анализом впихуимизации.

Географические, потому что на улице особенно силен автопилот

Есть осторожная гипотеза... Если каждую свободную минуту не пытаться впихнуть в мозг контент (подкасты, видосы на фоне, ради с рекламой), то уровень осознанности возрастает

Мини-зарядки (ну или работа помидорками, но это в общем то тоже напоминалки)

Таймер сейчас много где есть. В тудушнике это лишнее.

  Развернуть 1 комментарий

Если при этом нарушение назначенного задаче времени не воспринимается в негативном ключе

Тут не понял. Я больше про наглядность. Нашел этот кусочек в ДТ (3.5). Я действую следующим образом (самый длинный вариант):

  • Задача без срока
  • Может быть/когда-нибудь
  • На недельном планировании я вдруг решаю, что пора. (Срок = 25.02.2024)
  • Завтра я возьму список задач на день, календарь, прикину сколько времени она займет и прям выделю(да-да я помню) на нее время. Или перенесу если не влезает

Есть осторожная гипотеза... Если каждую свободную минуту не пытаться впихнуть в мозг контент (подкасты, видосы на фоне, ради с рекламой), то уровень осознанности возрастает

Несомненно, но я чуть о другом. Дорога на работу/с работы одна из самых повторяющихся вещей. Где-то у кого-то был пример что человек проехал до работы, у него спрашивают каким цветом горели светофоры (допустим 5, не помню точно пример) а он не помнит ни одного - автопилот. Не знаю как у вас, мотоциклистов, а у нас, автомобилистов, если скорость <90 км.ч. за дорогой особо не следишь, руки все делают сами.

  Развернуть 1 комментарий

Если при этом нарушение назначенного задаче времени не воспринимается в негативном ключе

Тут не понял. Я больше про наглядность.

Размещая задачу в календаре, мы указываем ей явно время начала и время конца. Если меня не парит, что я в 13:00 не приступил к задаче, намеченной на это время, то все норм.

Ну или просто к календарю, где веду задачи, отношусь не как к календарю, а как к неким стаканам с определенной ёмкостью в единицах трудозатрат

  Развернуть 1 комментарий

Не знаю как у вас, мотоциклистов, а у нас, автомобилистов, если скорость <90 км.ч. за дорогой особо не следишь, руки все делают сами.

И если голова не забита, то перед выездом можно подумать о маршруте и о том, надо ли куда-то по дороге поехать.

И уж где-где, а за рулем геооповещения скорее вред, чем польза.

  Развернуть 1 комментарий

Да теперь понятно.

неким стаканам с определенной ёмкостью

Да, именно так.

  Развернуть 1 комментарий

кроме Evernote, Notion или Trello - так как это все инструменты не для этого

Почему Evernote в пролёте?
Из-за того, что он довольно медленно развивался, он остался довольно простым и подходит под описание 🤔

Сам только недавно слез с Evernote только из-за забагованности (в итоге пересел на пет проджект с удобствами "под себя").

Если же рассматривать заметку Evernote, как задачу - почему бы не воспользоваться?

  Развернуть 1 комментарий
Максим Дорофеев Прокрастинатолог автор 22 февраля в 13:38

Если же рассматривать заметку Evernote, как задачу - почему бы не воспользоваться?

Повторяющихся задач нет. А так, конечно же, Evernote - это лучше, чем ничего.

А в каких сценариях работы он выигрывает у какого-нибудь тиктика или тудуиста?

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, я решал у себя и в Evernote повторяющиеся задачи так - при выполнении вместо удаления клал задачи обратно "в бэклог".

Хотел даже в самописной тулзе реализовать повторяющиеся задачи, но как показала практика - "и так сойдет"

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, что за тиктик не знаю, но пробовал todoist. Из плюсов evernote - можно оперативно переключаться между задачами и сразу видеть заметки в теле самой заметки. Когда я в последний раз пробовал todoist, для достижения того же результата нужно было специально "проваливаться" в задачу

  Развернуть 1 комментарий
stanislav zhurakovskiy редактор, журналист, продюсер 22 февраля в 13:53

У меня вопрос :) А как в обычном тудушнике отделять список проектов от списка задач? Думаю переползти на что-то вроде встроенных в Эппл Напоминаний, туплю, не могу понять как можно там списки проектов вести

  Развернуть 1 комментарий

В обычных тудушниках есть отдельная сущность проект и отдельная сущноть задача. Проекты - в одном углу экрана, задачи - в другом.

А в напоминаниях у эппла есть сущность проект? Или просто задачи?

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, там только списки есть и обычные задачи

  Развернуть 1 комментарий

@stanislav, грусть... Тогда два списка и связи между ними никак не сделать

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, а разве в Microsoft ToDo не так устроен? Список - это проект, а задачи это задачи.

  Развернуть 1 комментарий

@stanislav, я для этого использую, в эпл напоминаниях, «списки»
Это отдельная сущность.
Ее можно использовать как папку для задач на сегодня, на неделе, когда-нибудь или для проектов.
Эти списки можно объединить в группу (но это скорее для удобства восприятия)

  Развернуть 1 комментарий

@Nickk888, О! Кайф какой. А можете скрин кинуть как пример, даже замазанный? :)

  Развернуть 1 комментарий

@stanislav, тут не нашел как скинуть скрин. Скину в телегу

  Развернуть 1 комментарий

@Nickk888, спасибо огромное!

  Развернуть 1 комментарий
stanislav zhurakovskiy редактор, журналист, продюсер 22 февраля в 21:36

Там только списки есть и обычные задачи :)

  Развернуть 1 комментарий
Овечкина Марина Психолог, ACT- терапевтка, работаю с нейроотличными людьми. Веду тренинги для взрослых людей с СДВГ. 23 апреля в 22:05

Всё так, да

А чем плоха Возможность задать приоритет?

  Развернуть 1 комментарий

@doctor_ADHD, Смотря что означает "задать приоритет". Вообще приоритет - мутное понятие. Желаемая очередность выполнения - чуть более четкое.

  Развернуть 1 комментарий
Айрат Зайниев Я — независимый специалист в области рекламы и PR. Занимаюсь разработкой рекламных стратегий, ведением проектов. 26 апреля в 08:52

А теперь почему не Ноушен объясните пожалуйста, хотя уже написали, что он не для ведения списка задач?
Этот комбайн вместе со списком задач ведет заметки, источники, проекты, сферы. Соединяет все со всем как Википедия так, что что-угодно находится на расстоянии максимум трёх иттераций и поэтому все можно найти. Через формулы автоматически можно сводить затраченное время задач в проекте а проектов в сферы. Тоже самое с другими ресурсами типа деньги и склад. С телефона, конечно, пользоваться всем этим не удобно, но для телефона достаточно пользоваться частью "мои задачи".

Использую ноушен 2 месяца. Реализовал все обезьянопонятно с "рисками-ирисками" по джидайским техникам, Анне Обуховоцй и что-то от Мари Пулин.

Да, сейчас он больше обслуживает не список задач (потому что я не заглядываю, делаю большинство на автомате), а:

  1. сеансы задач (фиксирует затраченное время),
  2. фиксацию идей,
  3. подсказки по практикам типа "раз в три дня... неделю, месяц".
  4. ведение дневника через авторизации и рефлексии по некоторым задачам или идеям.
  5. ведение источников.

Так почему не Ноушен?

  Развернуть 1 комментарий

@hayrat9, По идее по канону список задач для обезьянки должен быть прост и вообще элементарен. А Ноушн — это всё для рационального типА. Сам вёл задачи в Notion, но мобильная версия и сложность добавления задач как-то меня от него в качестве тудушника отвратили.

  Развернуть 1 комментарий

@hayrat9, Если у вас работает, то пользуйтесь на здоровье.

  Развернуть 1 комментарий
Михаил Сисадмин/DevOps специалист 30 апреля в 13:43

А чем вредна возможность задать иерархию?

  Развернуть 1 комментарий

Тем, что люди начинают создавать иерархию и сложности на ровном месте. Там, где нужен просто список из десяти задач вырастает дерево на 100 ветвей.

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, Спасибо! Я думаю, что тема довольно дискуссионная. Возможно, это мои личные особенности, но в некоторых случаях мне кажется жизненно необходимым разбить сложную задачу или проект, на составляющие, поменьше и ещё поменьше, где листья получившегося дерева - это действия на 15-30 минут, которые не пугают внутреннюю обезьяну. Чтобы не путаться в этом дереве, в отдельную табличку выводятся корневые задачи и первые такие незавершенное действия по одному для каждой. Ну а для дел типа "купить сосиски" у меня список, который так и называется "одноразовые".

  Развернуть 1 комментарий

@l2aggron, начинается... Вместо компактного списка на 10 задач, у нас возникает иерархия, какая-то табличка и... список одноразовых задач :-)

Если работает - пусть работает. Как-то же вы к этому пришли.

У меня задача несколько иная - помочь чловеку, у которого нет ничего, создать то, что ему поможет больше успевать и меньше продалбывать. Вот создавая свою систему с нуля сложностей лучше избегать.

в некоторых случаях мне кажется жизненно необходимым разбить сложную задачу или проект, на составляющие, поменьше и ещё поменьше, где листья получившегося дерева - это действия на 15-30 минут

А это называется план проекта. И это - не список задач.

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, а если следовать принципу одного инбокса, разве задачки из плана проекта не должны стекатся в единый компактный список задач и иметь бОльший приоритет по сравнению с теми, у которых нет тега определенного проекта (на этом этапе у нас появляется иерархия)? Потому что проект по умолчанию это сущность с ограниченными сроками, а если нет сроков, то это продукт, который не имеет временных рамок, мы его можем бесконечно улучшать, обмозговывая, какой следующий шаг в его развитии на основе обратной связи с предыдущей итерации

  Развернуть 1 комментарий

@khalelov_a, а что это за принцип одного инбокса и о чем он говорит?...

  Развернуть 1 комментарий

разве задачки из плана проекта не должны стекатся в единый компактный список задач

Нет. Не должны. В список задач должно попадать то, что уже можно делать. А многие элементы плана заблокированы другими элементами плана.

и иметь бОльший приоритет по сравнению с теми, у которых нет тега определенного проекта

Вообще нет. Отношение к проекту и приоритет - в общем случае отдельные, независимые свойства.

а если нет сроков, то это продукт, который не имеет временных рамок

Это тавтология. Или риторический прием?

мы его можем бесконечно улучшать, обмозговывая, какой следующий шаг в его развитии на основе обратной связи с предыдущей итерации

Это тоже перефразирование "продукт, который не имеет временных рамок" или в этой фразе есть еще какой-то смысл?

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, GTD-система (Метод Getting Things Done). И единая корзина "Входящих". В контексте личных проектов, ты сам себе менеджер и в инбокс приходят задачи от самого себя

  Развернуть 1 комментарий

@khalelov_a, понимаете, что "задача" и элемент корзины "входящие" - это разные сушности?

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб