Постоянно висящие задачи

 Публичный пост
31 марта 2022  334

Доброго всем дня, коллеги.

Очередной раз посмотрел я на свой список задачек в сингулярке. Список не большой, в нем лежат важные и нужные задачи. Список стараюсь поддерживать в актуально состоянии всегда - добавляю, удаляю, исправляю, переношу. В общем стандартные действия.

Но заметил закономерность - есть несколько задачек, которые как бы горят, как бы важны очень и их надо сделать как можно скорее, но всегда появляется задача важнее и срочнее (или интереснее, но менее важная), из-за которой другие горящие задачи откладываются. У меня сейчас есть задача в плане дня, которая кочует 3ю неделю из списка "сегодня" в список "завтра". Есть еще одна, на которую постоянно не хватает рук сегодня, и она переезжает на завтра.

Такие задачи хороший маркет пересмотреть приоритеты задач. Если я сегодня не сделал срочную задачу и завтра не сделал эту срочную задачу, и после завтра тоже, то может быть эта задача не на столько срочна?

Сейчас принял для себя такое правило: если задача в течении нескольких дней переезжает в список "завтра", то я убираю эту задачу из плана "на подумать" и забываю про нее на время. При следующем ревью списка (еженедельно стараюсь делать ревью) задачку вытаскиваю, смотрю на нее и задаю себе вопросы:

  • может ее уже можно не делать? - проверяю актуальность задачи
  • мир не рухнет если я отложу задачу? - определяю важность задачи для себя и для других, кому эта задача может быть крайне нужна
  • ее можно отложить еще на неделю? - определяю срок просрочки задачи.

Возвращаю задачу в план только в случае если задачу удалить нельзя, она очень важна кому-то и/или мне и помещается в план дня.

А если после возврата задача опять начинает кататься изо дня в день, я ее удаляю до тех пор, пока мне не напомнят про нее - если не напомнят, то можно забыть про задачу на совсем - она ни кому не нужна.

Правилом пользуюсь 2ю неделю, его последствия для меня пока туманны.

Посмотрим не рухнет ли небо от того, что я выкинул мелкую но "важную" задачу из своего плана :-)

Связанные посты
24 комментария 👇
Александр Скачков, Руководитель финансовой службы 31 марта в 08:17

Такие задачки, уверен, есть у многих и у меня в том числе. Причины в пользу (т.е. во вред) этого явления:

  • неверная формулировка задачи (ДТ рекомендуют, как минимум, попытаться переформулировать такие задачи в рамках обзора, чтобы "размылить" взгляд);
  • неверное отношение к задаче (так нужно или не нужно делать задачу?);
  • перебор с количеством задач (начинаем манипулировать задачами вместо их выполнения).

Манипулиции с задачей конечно могут помочь, но есть и другие методики. Я использую такие:

  • пометить все такие задачи специальной меткой, рабочий день начинать с выполнения одной(!) такой задачи (важно - не начинать рабочий день с чего-то другого, иначе опять руки не дойдут);
  • выделить/забронировать слот времени на работу с такими задачами (важно - отключиться от всего и концентрировано поработать с этими задачами);
  • попробовать делегировать задачу;
  • если задача систематически не делается и находится в списках продолжительное время - удалить и забыть.

Удивительно, но часть таких задач можно сделать за считанные минуты, а полностью избавиться от них за пару недель :)

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, все верно, переосмысление задач главный шаг к пониманию проблемы их исполнения

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, очень хороший ответ!
способы решения - все тут.
Из причин может быть еще отсутствие энергии на нее или определенности пока по ней.

  Развернуть 1 комментарий

На мой взгляд тут еще важно учитывать "зеленость" этой задачи.
Чтобы не получилось: не срочно, не срочно, не срочно, а теперь уже и не важно.

Если задача хорошая и правильно сформулированная, то можно попробовать пару дней поиграть в игру "На Завтра".
Суть проста: всё что просят сделать сегодня, отправляется на завтра, не зависимо от условий(Разумеется если это не тушение пожара).
Тогда сегодня ничего нового в задачах не появляется и можно отлично закрыть всё запланированное, обычно пары-тройки дней с головой хватает чтобы закрыть все подобные висячки.

Если и так не работает и даже после переформулировок не взлетает, вопрос в ресурсности текущего состояния, если каждый раз смотреть на не самую приятную задачу в вялом состоянии, то каждый день будет не для неё.

Запланируй выполнение этой задачи на точное время, когда голова варит и есть стойкое желание свернуть пару гор, и тогда подобное проходит довольно легко.

По поводу ресурсности состояния или еще так называемом типе внимания: есть разделение на проактивное, активное и пассивное внимание. В состоянии проактивного внимания мы находимся в среднем от часа до трех в течении суток - это то время которое по ДТ у руля Рациональный Тип. В состоянии активного внимания еще +-4 часа, в это время рулит обезьяна, но Рациональный может корректировать курс, все остальное время пассивного внимания обезьяна в салоне мозга одна.

Так вот самое интересное, что при более-менее ровном режиме дня и сна, время в которое мы находимся в проактивном и активном состояниях внимания по часам примерно одно и то же.
Если понаблюдать за собой недельку-другую можно довольно точно его определить, и в дальнейшем планировать свою деятельность с осознанием того, что к примеру с 10 утра до 11 лучше заниматься планированием и решением сложных вопросов в состоянии проактивного внимания, с 11 до 13 можно закрыть дела организационные в состоянии активного внимания, а вот после обеда с 14 до 16 заранее знать, что думать это сейчас не про тебя, и занимайся рутиной в пассивном состоянии.

Для упрощения можно сказать, что заправка вашего бачка мыслетоплива скорее всего 2 раза в день и примерно в одно и тоже время. Неплохо бы узнать во сколько она, а еще сколько времени надо на прогрев, сколько можно газануть, сколько проехать на торможении и сколько потом ждать до следующей заправки.

Лично для меня работает и позволяет точно понять какие задачи и куда стоит впихивать, а какие точно уйдут на завтра.

  Развернуть 1 комментарий

@greenlancer, А нет ли случайно несложных способов выявить такое своё внутренне расписание?

Я видел такую идею ещё давно в книжке "Мой продуктивный год", там автор называет это как-то вроде "биологических пиков", и рекомендует неделю или больше каждые полчаса отмечать своё состояние и уровень энергии. В данный момент мне кажется, что я пока не готов на такой эксперимент, вот интересно есть ли что-то попроще)

  Развернуть 1 комментарий

@Balabanovskii, из вариантов попроще можно отслеживать своё состояние не каждые полчаса, а хотя бы раз в полдня. В идеале раскидать по часам все три типа внимания, но для начала можно выявить только состояния пассивного внимания.

По аналогии с высказываниями Талеба - гораздо важнее знать когда именно по времени ты тупишь и непродуктивен, чем определять насколько именно ты продуктивен в активных состояниях.

Попробуй на обеде и в конце рабочего дня посмотреть, что за полдня прошло хорошо и где ты молодец, а где откровенно подвисал, прокрастинировал и менял задачки местами.

Тут всё очень индивидуально. Я раньше вставал в 6:45, ехал на работу и разгонялся только к 10 утра. Потом начал вставать в 6 и был обескуражен какой я умный и предусмотрительный с 6 до 7.
Но это всё так же очень зависит от графика сна.
Исключительно эмпирическим опытом, иначе никак.

  Развернуть 1 комментарий

@Balabanovskii, по хорошему надо с режима всего остального начинать, убедиться, что он стабилен: потому что если сильно сбивать режим сна-еды-активности-света, это может сбивать и все остальное очень сильно.
Не только про работу, но про циркадные ритмы "циркадный код" книжка классная.
изменения графика в выходные тоже считается, "социальный джетлаг"
"Когда в выходные дни вы ложитесь спать на 3 часа позже обычного и на 3 часа позже завтракаете, ваш организм подвергается такому же воздействию, как при перелете из Лос-Анджелеса в Нью-Йорк"

  Развернуть 1 комментарий

@greenlancer, И ещё очень интересно, как меняется такое "расписание внутренней активности" при сдвиге часовых поясов? Допустим, если я встаю в 6 утра, пик у меня наступает через четыре часа — в 10 утра, спад в 12 часов. Потом я меняю расписание и начинаю вставать в 10 утра. Получается, после пары недель и установки нового графика, пик у меня будет уже в 14 часов, а спад в 16 часов? Или как?

Вопрос совершенно реальный. Довольно часто переезжаю, но из-за митингов у девушки в одно и тоже европейское время, вставать приходится в фиксированное время почти вне зависимости от локального часового пояса. Например, мы жили в Мексике два с половиной месяца и просыпались примерно в 3:30 каждый день))

  Развернуть 1 комментарий

@Balabanovskii, готовых решений тут вообще не подскажу, не знаком с такой проблемой.
Либо заново искать периоды непродуктивных состояний, а там и с продуктивными разберешься.
Либо если совсем не получается делать адекватные мини-селф-ревью по своему состоянию в течении дня, то можно работать гипотезами: "Допустим я молодец с 4 утра до 6, а с 8 до 10 не молодец". Далее распределяем задачи соответствующим образом, и проверяем не обосрались ли мы))
-Если совсем обосрались, меняем время в гипотезе с учетом полученного жизненного опыта.
-Если чуть-чуть обосрались, то корректируем время по внутренним ощущениям - сокращаем, увеличиваем, сдвигаем периоды.

Еще, мне кажется надо этим начинать заниматься спустя хотя бы недельку после переезда, чтобы организм хоть немного подстроился под новый график работы.

  Развернуть 1 комментарий

Мне кажется, что не нужно все сводить к Джедайским Техникам и соответствующим инструментам/приемам.
Иногда, чтобы выполнить задачу, нужно просто взять, набраться смелости/решимости, и сделать ее. Связаться с противным клиентом, провести неприятный разговор и т.п.
А тут уже другие способы мотивации работают. Например, пресловутая публичность: побещать кому-то (например, коллегам, что сделаете задачу А к дате Х).
Можно поговорить с внутренним "Я ж мужик" в духе "пошел, бл* ть и сделал".
и т.п.

  Развернуть 1 комментарий

Кроме важно/неважно, срочено/несрочно есть еще хочу/нехочу.

Такое бывает не редко, что задача важная, и даже срочная, а делать ее не хочется. Это из сферы мотивации, которая в джедайских техниках не рассматривается. С этим нужно идти к психологу :)

У меня, например, стойкая неприязнь ко всему, что связано с медициной. И задачи, где необходимо посещать медицинские учереждения, люто прокрастинируются. При всем понимании, что это важно, и бывает срочно.

И еще стойкая неприязнь к разговору по телефону. И задачи, где нужно взять телефон, набрать номер, и начать в него говорить, так же прокрастинируются очень долго.

  Развернуть 1 комментарий

@yzh44yzh, как я тебя понимаю - интроверту всегда сложно начать разговор первым, если он связан с кем-то недостаточно близким и тем более по работе :-)

  Развернуть 1 комментарий
Александр Масный, Научный сотрудник/Веб-разработчик 31 марта в 20:49

Заметил за собой, что прокрастинируются на работе именно сложные задачи, которые требуют времени и внимания. Объясню на примере. Есть сложный проект, который надо закодить, и где надо долго сидеть и ковыряться, выстраивать ментальную модель того, что происходит, учитывать мелочи и нюансы, тестировать крайние случаи и т.д. И вот когда уже работа идёт, вдруг врывается другой срочный проект, на который надо переключиться, ибо там дедлайн и все очень ждут. Переключаешься, решаешь и потом так не хочется обратно возвращаться на тот сложный проект... потому что надо снова сидеть разбираться, что уже готово, что нет, где я жду ответа от других разработчиков, а где сам нагов... на скорую руку сделал что-то и оно еле стоит на костылях. И вот обезьянке очень лень вникать в это всё, потому что это жуть как сложно.
Но что я понял, что есть хороший инструмент в работе над собой, когда ты обезьянку начинаешь дрессировать: ты оплачиваешь вниманием тольку эту сложную задачу, а остальное игнорируешь. Ты чувствуешь внутреннее сопротивление, но тебя не интересует обезьянья лень – тебя интересует результат и выполненная задача. Это как зверюшек дрессируют – не кормят и потом они готовы делать что угодно. И обезьянка/мишка в цирке начинают кататься на велосипеде. И это реально.

  Развернуть 1 комментарий

@alexmasny,

Заметил за собой, что прокрастинируются на работе именно сложные задачи, которые требуют времени и внимания.

Удивительное дело, с чего бы ;)

  Развернуть 1 комментарий

@Kikimorra, для меня неделю назад не было очевидно, что отклюдывающиеся задачи == сложные задачи, чэсна =) и когда поступала задача докрутить мелочь к проекту ("казалось бы, пустяковое дело"), я его жутко откладывал. А все потому, что надо полностью вникнуть в состояние проекта и таки докрутить мелочь. И когда проектов 5-8, то чего то они все откладываются...

  Развернуть 1 комментарий

@alexmasny, особенно в режиме "так, что тут надо сделать? ой как сложно, не, давай это потом, а сейчас другой проект посмотрим. Что там надо сделать? Ууй, это не на вечерний мозг, давай потом. А что в третьем?.." и так по кругу )

  Развернуть 1 комментарий

@Kikimorra, да, это был мой рецепт выгорания. Зато после этого я открыл для себя Джедайские техники и это перевернуло многое 🙃

  Развернуть 1 комментарий

@alexmasny, Каддави такой приём называет «Мотивационным дзюдо». Вот тут прямо очень хорошо описано: https://medium.com/swlh/motivational-judo-517b7391961f

  Развернуть 1 комментарий

@MSalamatov, спасибо! Гляну! А вообще, описанная техника из передач с участием Игоря Михайловича Данилова на АллатРа ТВ. Он много говорит о работе со своим сознанием.

  Развернуть 1 комментарий

@alexmasny, вот тут может помочь не переключаться на другой проект/задачу пока не зафиксированы промежуточные итоги текущего и следующий шаг. Если просто оборваться на полуслове, то естественно будет тяжело возвращаться. А если уже известен следующий шаг, то думать не надо - бери и делай, а там и втянешься обратно.

  Развернуть 1 комментарий
Юлия Жукова, преподаватель, писатель 31 марта в 14:56

Мне кажется, надо проверить скрытые вводные. Может быть, чтобы выполнить одну из этих задач, надо с кем-то о чём-то договориться? Может быть, она привязана ко времени и на самом деле это разновидность встречи? Может быть, для её выполнения необходимо соблюсти условие, и это условие - целый проект? Или задача не очень понятна и включает в себя исследование - поискать, подумать, найти решние?

  Развернуть 1 комментарий

@Kikimorra, чаще всего это задача связана с какими-то рабочими задачами, например написать код для какого либо проекта.

Задачи рутинные так же прокрастинируются даже если это очень важные задачи, например составит отчёт, который ещё не автоматизировали. благо больше таких задач у меня уже нет :-)

  Развернуть 1 комментарий
Галина Исаева, Ращу ребенка и занимаюсь аналитикой 31 марта в 20:31

С такими кочующими задачами у меня второй день эксперимент - все задачи на сегодня я завершаю в боте илюбуюсь пустым списком.
Переписываю кочующие на завтра или на потом или в долгосрок.

У меня неделю кочевала из сегодня в завтра задача по разбору в кухонном шкафу всяких чашек. Почему кочевала:

  1. это часть проекта по ревизии вещей, который в долгосроке и нет четкого понимания, когда начать.
  2. помимо этой задачи куча всего, а срочность минимальная. Грязи там нет.

это зелёная задача - жить станет комфортнее.

Стёрла задачу и почувствовала себя молодцом.

  Развернуть 1 комментарий
Алексей (m.alksey), Технический писатель (документация) 8 апреля в 18:29

Если речь идет именно о задаче, а не о проекте, то скорее всего, дело в неправильной формулировке или в том, что ее нужно разбить на несколько простых, чтобы "задачу можно выполнить, по минимуму
используя мышление («Проще сделать, чем записать!») " ("Джедайские техники", раздел 3.4, после рис. 29).
Если и задача сформулирована правильно, у нее есть выполненный предшественник и проект актуальный, то для ее выполнения будет достаточно мотиваций. Иначе ее можно или в корзину, или в "информацию" (архив).
Откладывать задачу можно, если она зависит от внешних причин ("Напомнить Леше о..."). Если не успеваем сделать*, то лучше переместить в недельный список "Когда-нибудь".

А мир не рухнет, даже если мы не сделаем даже ни одной задачи:).


*- Один мой знакомый говорил, что неправильно говорить "мне некогда", правильнее (честнее) сказать "для меня это не так важно".

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб