Мои правила ведения списка дел (на примере Things3)

 Публичный пост
2 августа 2023  328
Голова!

Я, наверное как и многие, частенько гуляю по интернету в поисках самого_лучшего_решения_для_завершения_всех_моих_дел: подглядываю, как у других организованы таск-менеджеры, пытаюсь внедрить фишечки, трачу кучу времени на это всё. Вместо того, чтобы ПРОСТО ДЕЛАТЬ ДЕЛА.

В один из таких дней я наткнулась на свод правил, их выписала, настроила под себя и придерживаюсь до сих пор. Каждый раз, когда я снова влезаю в эту яму прокрастинации и хочу внедрить что-то новенького и свеженького, заглядываю в свой гайд. И убеждаюсь: у меня уже всё учтено и не надо ничего придумывать.

Ну и чтобы вам помочь с пользой прокрастинировать, решила поделиться своей конфигурацией ведения задач.

Заметка на полях: я использую три сущности — таск-менеджер, приложение для заметок и календарь.
Если с последними двумя как-то меньше проблем (у меня это Notion и стандартное приложение iCal), то таск-менеджер я довольно часто меняла. И пару месяцев назад я снова вернулась к любимому Things 3, о котором я буду вести речь ниже.

Ключевой посыл гайда — держать свой таск-менеджер максимально простым и достаточно гибким, чтобы не тратить время на ведение в нём списка задач.

Планирование

При работе с задачами стараюсь использовать дедлайны, а не конкретную дату выполнения. Даты использую только тогда, когда есть конкретная необходимость сделать что-то в этот день (например, обновить задачи на доске в Jira перед общей встречей лидов), но не злоупотребляю этим.

Использую список Anytime как копилку задач, которые я хочу выполнить в ближайшую неделю. У Макса Дорофеева это зовётся «На неделе»

Список Someday — для всех остальных задач, источник, откуда я беру дела при недельном планировании, т.е. то мифическое «Потом». Туда же довольно часто попадают задачи из Inbox.

Сферы и проекты

Сферы (Area) я взяла из Колеса баланса и немного адаптировала их: что-то убрала, что-то объединила, что-то добавила. У меня сформировались вот такие сферы (цифры — это моя оценка в баллах из 10):


В каждой сфере свои проекты. Проекты — это сущность, которая обязательна должна быть завершена. Я взяла себе за правило, что проектов без сфер — у меня нет, но задачи без проектов могут быть.
Сферы 🧺 Routine и ⏸️ Paused — нет в колесе баланса, проекты в них не имеют дедлайна.

Теги

Я использую минимум тегов, чтобы не усложнять систему.

Периодически задаю себе вопрос «Использовала ли я когда-нибудь этот тег?». Если нет, беспощадно его удаляю. Моя конфигурация тегов, которая сложилась за всё время:


Как-нибудь напишу, как я использую теги и как они мне помогают в работе.

Ежедневные обзоры

Ежедневные обзоры — это тот элемент, который поддерживает всю систему. Без них у меня всё ломается, поэтому рекомендую ходить на Ежедневные планирования в клубе.

Во время созвонов прохожусь по своим пунктам:

  1. Первым делом разбираю рабочую и личную почту, смотрю вкладки в браузерах, смотрю в мессенджеры, прохожусь по неявным спискам задач. Заношу всё в Inbox.
  2. Далее расчищаю Inbox. Чаще всего я это делаю один раз, утром. Раскидываю таски, опираясь на логику, описанную выше (Anytime = На неделе, Someday = Потом).
  3. Только после расчистки Inbox смотрю в календарь: оцениваю объём встреч, именно от календаря зависит сколько и каких задач я смогу взять на сегодня.
  4. И в конце захожу в Anytime: набираю задачи на сегодня. Заношу только те задачи, которые действительно нужно и могу сделать в течение дня. Моему мозгу приятно, когда список задач завершен, поэтому я лучше возьму меньше задач и в течение дня наберу ещё, чем что-то останется невыполненным.


5. В секцию Evening попадают задачи, которые нужно делать либо после работы, либо что-то домашнее, которое можно сделать в течение дня (например, запустить стирку или разобрать сушилку).

После обзора сворачиваю сайдбар со сферами и проектами: он только отвлекает. Вот как выглядит мой конечный список, с которым я буду работать сегодня:

Важное!

  • Приложение Things — это только таск-менеджер. Списки, заметки, идеи и прочие штуки я веду в Notion.
    • Часто добавляю материалы или идеи во входящие в Things, потому что добавление задачи реализовано очень круто и просто (нажатие шорткея → написать → Enter)& Но обязательно их распределяю в правильные места во время сортировки входящих.

Буду рада, если этот пост принесёт пользу. Peace! 🖖

Связанные посты
15 комментариев 👇
Маргарита Тюхтяева Персонаж книги/ автор/ строитель Эпичный Джедай 2 августа 2023

Очень цельная система и хорошо написано.
Читаю и вспоминаю эти моменты "повыбирать задачки"... у меня то бывает крайне редко (после завершения большого проекта) пока другой большой на его место не встал - я нарываю себе ворох мелких... а потом опять убираю часть под ковер...

Спасибо за такой полный обзор - он дает видение альтернативы и повышает шансы мои на "выбирать задачки"

  Развернуть 1 комментарий

@MargaritaZok, спасибо за комментарий :)

  Развернуть 1 комментарий

@MargaritaZok, странно, но не сохранился остальной мой ответ.

Мне видится, что у нас просто разного размера и вида проекты. Я точно знаю, что могу взять несколько проектов одновременно. Не уверена, что в твоём случае это возможно. :)

  Развернуть 1 комментарий

Даша, спасибо большое за обзор. Вдохновился, подумаю, что забрать.
Очень интересно про задачи, которые, например связаны с карьерой, но не имеют проекта one-step action. Куда ты их кладешь?

И расскажи про теги, пожалуйста.
Меня особо интересуют journal!, on hold раздел.

Последнее:)
Что для тебя зеленые задачи? Я до конца не понял концепцию и она не прижилась.
Пробовала ли жить без Тегов? Ценность их наличия превышает дополнительные нажатия при обработке входящих?

  Развернуть 1 комментарий

@nedelkin_k, спасибо за комментарий :)

Задачи без проекта просто кладу в соответствующую сферу. :)

Про теги уже начала писать отдельный пост.
Journal! — тег, когда надо крепко подумать. Например, над вопросами психолога. Или есть какой-то проект, который мне нужно в своей голове расписать перед тем, как к нему приступать.
Раздел On hold:
Waiting — жду какой-то результат от другого человека (сделала ДЗ, отправила на проверку, жду ответа). Отправила вопрос человеку, поставила следом задачу прокакделировать его с этим тегом.
Owned — задача, которую я отделегировала своим сотрудникам (или мужу). Всегда идёт с тегом имени этого человека
Next Up — задача, которая идет после каой-то другой. То есть ты не можешь её сделать, пока не будет сделан предыдущий шаг. Использую крайне редко.  Тег с потенциалом на вылет :)

Для меня зелёная задача — это то, что меня продвигает вперёд по моим жизненным целям. Какое-то время назад делала себе карту таких целей (кстати, надо её обновить), задачи, которые попадают в какую-либо из этих целей, я обозначила как зелёную. Кажется, это не совсем по-дорофеевски, но у меня пока это так живёт.

Жить без тегов пробовала, можно и так жить :) Однако я настроила присваивание тегов через хоткеи, это занимает пару секунд. Я дольше выбираю проект и сферу, которая принима к задаче :)

  Развернуть 1 комментарий

@riokko, спасибо за ответ.
Подход к зеленым задачам заберу :)

  Развернуть 1 комментарий

А где периодические задачи, которые частенько ломают любые стройные системы? :)

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, у меня не так много повторяющихся задач — 5-минутная разминка и занести расход, они обе маленькие. В Things 3 можно повторяющиеся задачи настроить в двух вариациях.

Мой любимый — когда следующая задача создаётся только после выполнения существующей

Второй стандартный — ставится переодичность и будет она появляться в независимости сделал ли ты существующую или нет

  Развернуть 1 комментарий

@riokko, ну а, например, задача "Оплатить коммуналку"? Как такое у вас материализуется в таск-менеджере?

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, У меня настроены автоплатежи в Тинькове — приходит уведомление, что появился счёт в приложении, нажимаю на кнопку оплатить и всё 🙂

  Развернуть 1 комментарий

@riokko, это я просто привел пример повторяющейся задачи :)

Не по всем же подобным задачам есть автоматизированные решения.

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, ну вот у меня всего две повторяющиеся задачи и их использую банально. Может, подскажите, какие ещё могут быть? Просто мне даже в голову не приходят, что бы такого внести)

  Развернуть 1 комментарий

@riokko, несколько примеров:

  • купить страховку
  • сделать платеж по кредиту
  • снять показания счётчика

Также см. пост с примером из моей рабочей жизни - https://club.mnogosdelal.ru/question/878/

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, меня задачи такого типа, как страховки, передача показаний, платежи и т.п. находятся не в тудушнике, а в календаре, т.к. они привязаны к дате.

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, прочитала пост. Я вижу, что какую-то часть задач точно можно делегировать сотрудникам, что-то я делаю в рамках еженедельного/ежедневного планирования.

А также присоединяюсь к @IT_Masha, какие-то напоминания с привязанными датами оставляю в календаре.

Ну то есть какая-то часть у меня автоматизирована, какая-то делегирована, что-то в календаре лежит, что-то в рамках своих планирований происходит. Если есть желание, могу с тобой пообщаться, накидаем с тобой, как можно разрешить ситуацию с твоим списком.

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб