Мои правила ведения списка дел (на примере Things3)

Я, наверное как и многие, частенько гуляю по интернету в поисках самого_лучшего_решения_для_завершения_всех_моих_дел: подглядываю, как у других организованы таск-менеджеры, пытаюсь внедрить фишечки, трачу кучу времени на это всё. Вместо того, чтобы ПРОСТО ДЕЛАТЬ ДЕЛА.

В один из таких дней я наткнулась на свод правил, их выписала, настроила под себя и придерживаюсь до сих пор. Каждый раз, когда я снова влезаю в эту яму прокрастинации и хочу внедрить что-то новенького и свеженького, заглядываю в свой гайд. И убеждаюсь: у меня уже всё учтено и не надо ничего придумывать.

Ну и чтобы вам помочь с пользой прокрастинировать, решила поделиться своей конфигурацией ведения задач.

Заметка на полях: я использую три сущности — таск-менеджер, приложение для заметок и календарь.
Если с последними двумя как-то меньше проблем (у меня это Notion и стандартное приложение iCal), то таск-менеджер я довольно часто меняла. И пару месяцев назад я снова вернулась к любимому Things 3, о котором я буду вести речь ниже.

Ключевой посыл гайда — держать свой таск-менеджер максимально простым и достаточно гибким, чтобы не тратить время на ведение в нём списка задач.

Планирование

При работе с задачами стараюсь использовать дедлайны, а не конкретную дату выполнения. Даты использую только тогда, когда есть конкретная необходимость сделать что-то в этот день (например, обновить задачи на доске в Jira перед общей встречей лидов), но не злоупотребляю этим.

Использую список Anytime как копилку задач, которые я хочу выполнить в ближайшую неделю. У Макса Дорофеева это зовётся «На неделе»

Список Someday — для всех остальных задач, источник, откуда я беру дела при недельном планировании, т.е. то мифическое «Потом». Туда же довольно часто попадают задачи из Inbox.

Сферы и проекты

Сферы (Area) я взяла из Колеса баланса и немного адаптировала их: что-то убрала, что-то объединила, что-то добавила. У меня сформировались вот такие сферы (цифры — это моя оценка в баллах из 10):

В каждой сфере свои проекты. Проекты — это сущность, которая обязательна должна быть завершена. Я взяла себе за правило, что проектов без сфер — у меня нет, но задачи без проектов могут быть.
Сферы 🧺 Routine и ⏸️ Paused — нет в колесе баланса, проекты в них не имеют дедлайна.

Теги

Я использую минимум тегов, чтобы не усложнять систему.

Периодически задаю себе вопрос «Использовала ли я когда-нибудь этот тег?». Если нет, беспощадно его удаляю. Моя конфигурация тегов, которая сложилась за всё время:

Как-нибудь напишу, как я использую теги и как они мне помогают в работе.

Ежедневные обзоры

Ежедневные обзоры — это тот элемент, который поддерживает всю систему. Без них у меня всё ломается, поэтому рекомендую ходить на Ежедневные планирования в клубе.

Во время созвонов прохожусь по своим пунктам:

1. Первым делом разбираю рабочую и личную почту, смотрю вкладки в браузерах, смотрю в мессенджеры, прохожусь по неявным спискам задач. Заношу всё в Inbox.
2. Далее расчищаю Inbox. Чаще всего я это делаю один раз, утром. Раскидываю таски, опираясь на логику, описанную выше (Anytime = На неделе, Someday = Потом).
3. Только после расчистки Inbox смотрю в календарь: оцениваю объём встреч, именно от календаря зависит сколько и каких задач я смогу взять на сегодня.
4. И в конце захожу в Anytime: набираю задачи на сегодня. Заношу только те задачи, которые действительно нужно и могу сделать в течение дня. Моему мозгу приятно, когда список задач завершен, поэтому я лучше возьму меньше задач и в течение дня наберу ещё, чем что-то останется невыполненным.

5. В секцию Evening попадают задачи, которые нужно делать либо после работы, либо что-то домашнее, которое можно сделать в течение дня (например, запустить стирку или разобрать сушилку).

После обзора сворачиваю сайдбар со сферами и проектами: он только отвлекает. Вот как выглядит мой конечный список, с которым я буду работать сегодня:

Важное!

• Приложение Things — это только таск-менеджер. Списки, заметки, идеи и прочие штуки я веду в Notion.
  • Часто добавляю материалы или идеи во входящие в Things, потому что добавление задачи реализовано очень круто и просто (нажатие шорткея → написать → Enter)& Но обязательно их распределяю в правильные места во время сортировки входящих.

Буду рада, если этот пост принесёт пользу. Peace! 🖖