Практика радикальной минимизации отвлекающих факторов – фундаментальная для умственной работы (см. разделы 6.2.14-6.2.16, 6.2.18, 6.3.14-6.3.15, в «Пути джедая»), но она лидирует по спектру возможных сопротивлений. Возможно, потому что постоянные отвлечения снижают нашу способность думать, а без способности думать я не могу заметить, что:
- Пострадала моя способность думать,
- Скорость ответа на сообщения – это больше про мой невроз, чем про реальную производственную необходимость.
Опять, я покажу исходную улитку и те вопросы, которые она запустила. И еще раз замечу, если улитка вызывает много вопросов, то это – хорошая улитка.
Итак, исходная улитка выглядела так:
В ней также есть ряд несоответствий пунктам чек-листа из главы 3:
- Обоснование не объясняет связи и вызывает ряд вопросов:
- Почему, если я отключу оповещения о новых сообщениях, то не прочитаю сообщения по работе? Неужели, без оповещений я не смогу (не буду) их читать? Из-за чего?
- Если я отключу оповещения, то я вообще никогда не прочитаю сообщения? Никакие сообщения?
- Наречие «вовремя» - это когда? Как я понимаю, когда «вовремя», а когда «не вовремя»? С какими моментами времени или длительностью каких процессов я это сравниваю?
Я начал с «вовремя»:
— А «вовремя» - это когда?
— Это примерно минут за 10-15
Слишком много людей было травмировано методом SMART (см. заметку) и теперь считает, что надо быть объективным, а объективно – это когда есть цифра, пусть даже вымышленная. Мало кто осознает, что вымышленная цифра – это еще хуже, чем ее отсутствие.
На самом деле даже не вымышленная цифра – это не так хорошо, как объект или процесс сравнения (см. другую заметку). Другими словами: чем конкретно была обусловлена эта цифра?
— А откуда взялась эта цифра 10-15 минут? Если не ответить за это время, то что произойдет?
— Коллеги начнут работать над задачей и сделают ее не по процессу.
— Все равно не понятно, почему 10-15 минут. Это тот период, который они готовы ждать ответа? То есть, они действуют по алгоритму: если столкнулся с вопросом по задаче, то задай его руководителю. Если через 15 минут не будет ответа, придумай ответ сам и действуй соответствующим образом. Так?
— Некоторые действуют так, а некоторые просто ничего не делают
— Ага, то есть у нас есть две ситуации…
И здесь мы продолжаем улитку вправо и отображаем две возможных ситуации:
Пока у нас нет обоснования к улитке «ЕСЛИ я не смогу вовремя ответить на запросы коллег, ТО коллеги будут сидеть и ничего не делать». Попробуем его выяснить:
— А почему так получается, что коллеги сидят и ничего не делают? У них есть только одна единственная задача и пока они не получат ответ на блокирующий вопрос, то просто не могут ничего делать дальше?
Здесь я попытался сделать предположение в таком виде:
Но это обоснование оказалось ложным:
— На самом деле нет, у них есть задачи. Если движение по одной задаче заблокировано, то они могут отметить её как заблокированную, зайти на доску с командными задачами и взять следующую.
— Тогда почему они будут простаивать?
— Здесь скорее вопрос к самим сотрудникам и уровню их инициативности. У меня есть два человека, к которым требуется вот такой микроменеджмент.
— Вы довольны этими сотрудниками?
— Не очень. Про одного даже думала, что стоит уже его уволить
— То есть, одна из причин по которой вы боитесь утратить бдительность по отношению к новым сообщениям в чатах – это микроменеджмент не самых ценных сотрудников?
— Получается да…
Вставлю здесь это лирическое отступление. Человек подвергался неврозу и старался отвечать быстрее в чатах только для того, чтобы непростаивали раздолбаи, которых стоило бы уволить...
— Хорошо, в этой части проблема прояснилась и ее корень явно не в медленном ответе на сообщения в чате. Давайте поговорим про вторую ветвь. А всегда ли плохо, если сотрудники делают задачу не по процессу?
— Как правило, это не очень хорошо. Нам потом приходится все переделывать, а то ещё и извиняться перед заказчиком.
— А как так получается, что коллеги не могут сделать задачу по процессу, не задавая уточняющих вопросов. У вас есть описание процесса?
— На самом деле не все это описание читают…
— Прекрасно, то есть, раз коллеги не читают описание процесса, то вы должны моментально отвечать на сообщения в чате. Конечно, если это вас не напрягает и вам не нужно решать сложные задачи, требующие сосредоточения, то проблем нет, но…
— Но, увы, мне нужно решать сложные задачи.
— Тогда здесь мы опять приходим к тому, что корень проблемы не в скорости ваших ответов на сообщения в чате.
— Да, очень похоже. Наверное, здесь стоит договориться с сотрудниками о том, что если у них возникает вопрос по процессу, то они смотрят в документации. Если в документации ответа нет, то задают мне вопрос и ничего по этой задаче не делают, пока не получат ответа, а в это время могут переключиться на другую задачу.
В итоге, разбирая улитку опасения, мы пришли к выводу, что в команде есть еще ряд серьезных проблем, которые были замаскированы быстрыми ответами руководителя на вопросы в чате и еще не понятно какой ценой…
В тему к этой заметке:
