Disclamer: продолжаю писать про неочевидные оптимизации.
Осталось совсем чуть-чуть.
Предыдущий пост → Двигайся с потоком
Обиднее всего терять время на каких-то совсем простых вещах. Тем не менее это происходит очень часто. Вот несколько примеров:
• долго ищете нужный файл, потому что он сохранен в Downloads с названием 1111111.ppt;
• не можете вспомнить, к чему пришли месяц назад на важной встрече, потому что никто не записал минутки;
• многократно обсуждаете вопрос, по которому уже принято решение, потому что все хотят это решение почеленжить и не знают деталей.
Последний пример с переобсуждением и перепринятием решений самый болезненный. Сначала вы сопротивляетесь, потом пытаетесь вспомнить что там было, естественно, вспоминаете не то, вас сразу ловят на несостыковках, вы поднимаете материалы, пытаетесь в них разобраться [обязательно материтесь при этом], заново все считаете, у вас, разумеется, ничего не сходится, назначаете встречу, извиняющимся тоном объясняете всем, почему необходимо снова вернуться к этому вопросу, люди уходят с экшен планом, фолоап, потом еще один, и вдруг появляется один человек с ключевым фактом, который все вроде знали, но как-то подзабыли. Все выдыхают… ровно до следующего раза.
Рассказывают, что в Amazon запрещены презентации, а каждое важное решение должно быть описано документом от двух до шести страниц. Таким образом, фиксируется контекст, логика и результат обсуждения. Такой подход может выглядеть достаточно ультимативно, но в нем точно есть здравое зерно.
Поиск нужной информации, попытки вспомнить «чо там было и с кем», многократное возвращение к уже решенным вопросам - все это работа, невидимая, но рассеянная повсюду, съедающая энергию, время и повышающая объем WIP.
Помочь будущему себе можно только одним способом - быть чуточку более дисциплинированным сейчас.
• сделайте минимально работающую структуру папок. Старайтесь сохранять информацию с легко индексируемым названием сразу в правильное место. Буквально - потратьте 20 минут и раз и навсегда решите, как вы будете называть файлы.
• создайте пространство, в котором будете хранить а) информацию, к которой приходится обращаться очень часто; б) информацию, которая может потенциально пригодится, даже если шансы малы. У меня раньше был простенький экселевский файлик с названием «my perfect brain». На первой вкладке - информация, к которой я обращаюсь каждый день [курс валют, объемы производства, кодировки материалов]. На второй - скриншоты, ссылки, кусочки данных, которые могут потенциально пригодиться. Такой своеобразный буфер оооочень отложенного обмена.
• пишите минутки. это банальщина, и тем не менее. Если вы пришли на встречу просто послушать, тогда пишите минутки только для себя. Это лучше, чем пытаться вспомнить откуда вы что-то там знаете.
• делаете какое-то исследование - сохраняйте его детали, а потом смело убирайте их в appendix. Детали не должны перегружать и отвлекать от основных результатов, но должны быть под рукой на случай вопросов, или если необходимо восстановить контекст спустя какое-то время.
• фиксируйте принятые решения. Я не знаю идеального формата, но кажется, что обязательно должны быть следующие составляющие: бэграунд или контекст, логика рассуждений, понятные цифры и финальное решение. Если ли вы сталкивались с крутыми примерами фиксации принятых решений - поделитесь, пожалуйста, со мной.
Позаботьтесь о себе, команде и коллегах и не теряйте время на херне.
Финальный пост → Как лучше делать свою работу
По фиксации принятых решений:
Регулярно пользуюсь методом рабочего дневника, считаю крайне полезным.
сорри, не увидела ссылку - пошла читать
Екатерина, огромное спасибо за всю серию постов! Весьма и весьма полезно, пробую и внедряю постепенно.
Вопрос: в "автоматизируй широко" было ссылка на очень хорошую статью по неймингу информации (на примере нейминга майндкарт)
https://medium.com/@nikitavoloboev/mind-map-everything-d27670f70739
(ИМХО хороша тем, что есть конкретная конкретика, на основе которой общие выводы).
Подскажите, можете ли Вы рекомендовать к-л подобные статьи/видео на тему структуры папок?
Для меня данный шаг сильно неочевидный оказался.
Описанный подход с префиксами и для папок тоже годится, но всё-таки там немного другая специфика
P.S."Папки", как понимаю, имеются в виду в широком смысле - дерево на компе, папки в облачном хранилище, блокноты в Эверноте, иерархия страниц в Notion и т.п.