Неочевидные оптимизации: Не теряй время на херне

 Публичный пост
25 декабря 2022  171

Disclamer: продолжаю писать про неочевидные оптимизации.
Осталось совсем чуть-чуть.

Предыдущий пост → Двигайся с потоком

Обиднее всего терять время на каких-то совсем простых вещах. Тем не менее это происходит очень часто. Вот несколько примеров:

• долго ищете нужный файл, потому что он сохранен в Downloads с названием 1111111.ppt;
• не можете вспомнить, к чему пришли месяц назад на важной встрече, потому что никто не записал минутки;
• многократно обсуждаете вопрос, по которому уже принято решение, потому что все хотят это решение почеленжить и не знают деталей.

Последний пример с переобсуждением и перепринятием решений самый болезненный. Сначала вы сопротивляетесь, потом пытаетесь вспомнить что там было, естественно, вспоминаете не то, вас сразу ловят на несостыковках, вы поднимаете материалы, пытаетесь в них разобраться [обязательно материтесь при этом], заново все считаете, у вас, разумеется, ничего не сходится, назначаете встречу, извиняющимся тоном объясняете всем, почему необходимо снова вернуться к этому вопросу, люди уходят с экшен планом, фолоап, потом еще один, и вдруг появляется один человек с ключевым фактом, который все вроде знали, но как-то подзабыли. Все выдыхают… ровно до следующего раза.

Рассказывают, что в Amazon запрещены презентации, а каждое важное решение должно быть описано документом от двух до шести страниц. Таким образом, фиксируется контекст, логика и результат обсуждения. Такой подход может выглядеть достаточно ультимативно, но в нем точно есть здравое зерно.

Поиск нужной информации, попытки вспомнить «чо там было и с кем», многократное возвращение к уже решенным вопросам - все это работа, невидимая, но рассеянная повсюду, съедающая энергию, время и повышающая объем WIP.

Помочь будущему себе можно только одним способом - быть чуточку более дисциплинированным сейчас.

• сделайте минимально работающую структуру папок. Старайтесь сохранять информацию с легко индексируемым названием сразу в правильное место. Буквально - потратьте 20 минут и раз и навсегда решите, как вы будете называть файлы.

• создайте пространство, в котором будете хранить а) информацию, к которой приходится обращаться очень часто; б) информацию, которая может потенциально пригодится, даже если шансы малы. У меня раньше был простенький экселевский файлик с названием «my perfect brain». На первой вкладке - информация, к которой я обращаюсь каждый день [курс валют, объемы производства, кодировки материалов]. На второй - скриншоты, ссылки, кусочки данных, которые могут потенциально пригодиться. Такой своеобразный буфер оооочень отложенного обмена.

• пишите минутки. это банальщина, и тем не менее. Если вы пришли на встречу просто послушать, тогда пишите минутки только для себя. Это лучше, чем пытаться вспомнить откуда вы что-то там знаете.

• делаете какое-то исследование - сохраняйте его детали, а потом смело убирайте их в appendix. Детали не должны перегружать и отвлекать от основных результатов, но должны быть под рукой на случай вопросов, или если необходимо восстановить контекст спустя какое-то время.

• фиксируйте принятые решения. Я не знаю идеального формата, но кажется, что обязательно должны быть следующие составляющие: бэграунд или контекст, логика рассуждений, понятные цифры и финальное решение. Если ли вы сталкивались с крутыми примерами фиксации принятых решений - поделитесь, пожалуйста, со мной.

Позаботьтесь о себе, команде и коллегах и не теряйте время на херне.

Финальный пост → Как лучше делать свою работу

Аватар Катя Живутская
Катя Живутская @kodacaster
Jack of all tradesArrival
📍Leamington, Великобритания

Проектирую автомобили, развиваю хайкинг в России, думаю как инженер здесь → t.me/zhivutskaya

Связанные посты
19 комментариев 👇

Регулярно пользуюсь методом рабочего дневника, считаю крайне полезным.

  Развернуть 1 комментарий

@gladerru, штука полезная для индивидуальной деятельности, но для групповой не подходит :(

  Развернуть 1 комментарий

@savoyevigor, ну да, для групповой скорее ADR нужны.

  Развернуть 1 комментарий

@gladerru, как я понимаю, ADR слишком уж узкоспецифичный инструмент - он для архитекторов. Для продажников, юристов или маркетологов каких-нибудь он бесполезен, хотя они тоже принимают решения, имеют свой контекст и т. п.

  Развернуть 1 комментарий

@savoyevigor, вот тут пробуют расширить на остальных.

  Развернуть 1 комментарий

@gladerru, ну расширить-то, допустим, можно. Но какую пользу ADR им принесут?

  Развернуть 1 комментарий

@savoyevigor, там же написано, для записи решений.

  Развернуть 1 комментарий

@gladerru, я не про то, как им записывать решение. А зачем им это делать.

В разработке (по крайней мере в технических и естественных областях) - решения принимаются в окружении с достаточно большим количеством весьма точно повторяющихся элементов (программное и аппаратное обеспечение, строительные материалы, химические соединения, и т. п.) .

ADR позволяет: в "новом" проекте найти схожую проблему в схожих условиях и начать работу не с пустого места, что экономит ресурсы; в "старом" проекте при внесении изменений в архитектуру показать уже рассмотренные варианты решений и ознакомиться с нежелательными последствиями их принятия - это экономит ресурсы и снижает вероятность наступления рисков, с ними связанными.

В "гуманитарных" областях, решения (организационные и управленческие) принимаются каждый раз в новом окружении, где повторяющихся элементов нет. В чём выгода вообще их записывать?

  Развернуть 1 комментарий

@savoyevigor,

"ADR позволяет: в "новом" проекте найти схожую проблему в схожих условиях и начать работу не с пустого места, что экономит ресурсы"
Не очень понял, как это связано. ADR записывает все решения, не обязательно схожие. Это как документация, "что мы придумали, почему, какие были альтернативы". Соответственно, неважно, какой это род деятельности. В "гуманитарных" все то же самое. Например "Я решил уволить Васю. Причина - херово работает. Альтернативы - отправить на обучение, увеличить зарплату, дать ментора. Решил уволить, потому что задолбался с ним спорить".

Выгод записывать - несколько. Первая и самая очевидная - чтобы потом вспомнить, почему я это решение принял. Вторая, более интересная - через какойто промежуток времени посмотреть на это решение и понять, было оно правильным или нет. Если да - подтвердить свой способ размышлений. Если нет - найти, где ошибся.

Аргумент про "каждый раз новое окружение" считаю несостоятельным, потому что про гуманитарные дисциплины (тот же менеджмент) написана куча учебников, а значит, ситуации там вполне повторяются.

  Развернуть 1 комментарий

@gladerru,

Не очень понял, как это связано.

Стартует новый проект, по нему решений не было. В процессе обнаруживается проблема - читаем ADR по другим проектам, где были похожие проблемы - видим какие альтернативы были (их не надо заново придумывать) и можем оценить их применимость к текущей ситуации.

С Васей странный пример. Он может так работать, потому что задолбался хреначить по 12 часов уже полгода без выходных. А Коля может херово работать, потому что необучаем (у него и справка есть). Когда плохо будет работать Семён - опыт ни Васи, ни Коли не будет релевантным (потому что Семёна жена бросила и пока он в горе - сосредоточиться не может). С постановкой проблемы "херово работает" можно придумать 100500 решений (вплоть до перекраски стен). Чем это поможет?

И ведь такое "непопадание" будет каждый раз с каждым новым сотрудником. Разве не так?

через какойто промежуток времени посмотреть на это решение и понять, было оно правильным или нет. Если да - подтвердить свой способ размышлений. Если нет - найти, где ошибся.

Согласен - в этом польза есть, только инструмент выбран не лучшим образом, ведь достаточно только принятого решения, а значит "журналы решений" лучше подходят.

Основная ценность ADR - это отвергнутые решения, которые уже не повторить с тем же Васей - потому что он уже уволен и направить его на обучение не получится)... 🤔

Принятые решения отражены в приказах, программном коде, рабочей и пользовательской документации и огромном количестве других мест. Отвергнутые (без ADR) - в лучшем случае только в памяти людей.

написана куча учебников, а значит, ситуации там вполне повторяются

Справедливо. И проблемы, которые менеджмент пытается решить тоже вполне повторяются ;)

  Развернуть 1 комментарий

@gladerru, а что такое рабочий дневник?

  Развернуть 1 комментарий

@kodacaster, сходи по приложенной ссылке, там довольно подробно написано.

  Развернуть 1 комментарий

По фиксации принятых решений:

  1. Описание условий, в которых принималось решение
  2. Полный перечень отвергнутых решений с обязательным указанием причин, по которым они были отвергнуты
  3. Принятое решение и список лиц, его принявших.
  Развернуть 1 комментарий

@savoyevigor, а вы делаете так регулярно?

  Развернуть 1 комментарий

@kodacaster, по мере возможности стараюсь так делать либо в личном блоге либо в личном обсидиане. Ни в одной известной мне организации такая практика не прижилась.

  Развернуть 1 комментарий
Георгий Сухарев, Исполнительный директор, постановщик ТЗ, тестировщик 18 января в 15:19

Екатерина, огромное спасибо за всю серию постов! Весьма и весьма полезно, пробую и внедряю постепенно.

Вопрос: в "автоматизируй широко" было ссылка на очень хорошую статью по неймингу информации (на примере нейминга майндкарт)
https://medium.com/@nikitavoloboev/mind-map-everything-d27670f70739
(ИМХО хороша тем, что есть конкретная конкретика, на основе которой общие выводы).

Подскажите, можете ли Вы рекомендовать к-л подобные статьи/видео на тему структуры папок?

• сделайте минимально работающую структуру папок. Старайтесь сохранять информацию с легко индексируемым названием сразу в правильное место. Буквально - потратьте 20 минут и раз и навсегда решите, как вы будете называть файлы.

Для меня данный шаг сильно неочевидный оказался.
Описанный подход с префиксами и для папок тоже годится, но всё-таки там немного другая специфика
P.S."Папки", как понимаю, имеются в виду в широком смысле - дерево на компе, папки в облачном хранилище, блокноты в Эверноте, иерархия страниц в Notion и т.п.

  Развернуть 1 комментарий

@gosha, спасибо - очень приятно получать такую обратную связь!

по папкам: я не встречала какого-то ультимативного гайда, который бы мне зашел или открыл глаза.

моя система:

  • минимум папок и небольшая вложенность;
  • нумерация 01/02/etc вначале для принудительной сортировки;
  • обязательна папка 00-Archive (в нее скидываю неактуальные доки, которые как бы хочется удалить - выручала много раз);

где я встречала описание подходов по работе с папками:

  • книга "Горшочек, не вари!". На сколько я понимаю, печатную версию найти сложно, но электронную на английском или в оригинале - достать вполне возможно. Взяла оттуда подход по именования папок с фотографиями, остальное не зашло;
  • Метод Тьяго Форте PARA. Мне показалось слишком сложно, но концепт красивый. Короткий конспект на русском;
  • кажется, где-то было видео Максима о том, что использование папок в почте, на самом деле, не ускоряет поиск нужного письма. но чего-то я не смогда его найти 😬
  Развернуть 1 комментарий

@kodacaster, спасибо, покурю. Случайно не знаете - Tiago Forte "The Second Brain" это про то же самое или другое? Мне рекомендовали, я нашёл, распечатал и "отложил на потом" ))

  Развернуть 1 комментарий

сорри, не увидела ссылку - пошла читать

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб