Неочевидные оптимизации: Автоматизируй широко

 Публичный пост
27 ноября 2022  2560
Голова!

Disclamer: Эта серия постов - полный копипаст с моего канала. Всего постов будет семь. Перечитывая и перепубликуя их здесь, я понимаю, что серия не ровная - какие-то посты мне нравятся больше, какие-то сильно меньше. Интересно посмотреть как они зайдут/не зайдут вам.

Предыдущий пост → Думай как топ

Если я сталкиваюсь с большой рутинной задачей, то в какой-то момент я начинаю материться и думать [последовательность важна] - как не делать эту задачу второй, третий, четвертый итд раз.

Ответ - не делать вообще, делегировать или автоматизировать. Самый классный способ, но сложнореализуемый «не делать». Делегировать - тоже очень круто, но что если у вас такой возможности нет?

Остается автоматизация. Но как освободить себя от процессов с помощью технических или математических методов, если вы не программист или вам недоступны специальные инструменты.

Я стараюсь трактовать автоматизацию широко - главное найти способ освободить себя от процессов, хотя бы частично. Если вы много отвечаете на однотипные вопросы коллег, то можно провести обучение или написать понятный гайдлайн. Создаете однотипные документы - проинвестируйте время в шаблоны. Если обрабатываете большие массивы данных в таблицах, то научитесь делать лукап и условное форматирование. Часто обращаетесь к определенным файлам - переименуйте их так, чтобы быстро находить глобальным поиском [поставьте PowerToys на Windows 10 и будет у вас аналог Spotlight на MacOS].

Ищите любой способ не делать рутинные задачи дважды, для этого совсем не обязательно быть разработчиком или гуру экселя.

Мои примеры очень простых автоматизаций

  1. Я проверяю большое количество технической документации. Если документ подготовлен неверно, то его нужно отправить на реворк с комментариями, что не так. Комментарии обязательны, при этом 90% ошибок - однотипные [чеклист тоже есть, но кто его читает?]

Эта операция может быть легко автоматизирована с помощью небольшого скрипта, и когда-нибудь так и будет. Но я решила не ждать, так как довольно быстро добесилась писать одни и те же фразы по 20 раз в день. В итоге я создала txt файл с короткими описаниями ошибок и теперь просто «набираю» комментарий с помощью этих кусочков. Если при этом еще пользоваться буфером обмена, то становится гораздо легче, в первую очередь морально.

  1. Одна из моих обязанностей на работе - консультировать коллег по крепежу. Вопросы, за редким исключением, однотипные, их много, и они в мессендерже. Удовольствие то еще - сплошные переключения и обезьянка, бьющая в тарелки, в голове. Читать документацию никто не хочет, потому что всегда легче спросить. Да и если человек готов почитать документ, то ему нужна ссылка. А как получить ссылку - спросить.

Идеальное решение этого вопроса - чатбот. Но, разрабатывать внутреннего под такую задачу невыгодно, а использовать внешнего нельзя из-за безопасности данных.

В общем, дальше все было как всегда - добесилась, психанула и решила сделать альфа версию бота. Проанализировала все вопросы за последние 3 месяца, выбрала 10 наиболее важных и частых, написала ответы в одном сообщении со всеми необходимыми ссылками, запостила в общую группу и сохранила сообщение так, чтобы оно было под рукой [в пределах двух кликов].

Теперь, если я получаю вопрос, я просто пересылаю это сообщение и внизу дописываю «see p.5». Кайфую нереально. У этого решения оказался еще один сайдэффект - люди так или иначе, пробегают глазами все сообщение и находят там другую полезную информацию для себя. По ощущениям, вопросы задавать стали реже.

Последнее по автоматизации...

Если вы придумали решение, затрагивающее других людей, то будьте готовы к тому, что его придется продавать. Терпеливо объяснять, почему это надо, и настойчиво формировать новые привычки у других людей. Это бывает больно, дорого и часто неожиданно.

Бывало ли такое, что потратили кучу времени и написали классную документацию, но ей никто не пользуется и не поддерживает? Вот это оно.

Почему так получается? Когда мы создаем решение для своей команды или коллег, мы забываем выяснить их потребности и делаем так, как нам кажется будет лучше. А потом неизбежно сталкиваемся с кучей возражений, которые необходимо отрабатывать.

Чем лучше вы узнаете потребности своей команды, перед тем как что-то предлагать, тем легче будет отработать возражения и продать свое решение. Очевидно, правда?

Выше я рассказала, как сделала ручную версию бота с частыми вопросами. Но не рассказала, что было до этого. А до этого была страничка в вики, большая обучающая презентация [на которую я потратила месяц], несколько ознакомительных сессий. Ничего не сработало - мне не удалось «продать» эти решения, как бы я в них не верила и не вкладывалась.

В итоге, я смирилась с тем, что потребность моих коллег - это задать конкретный вопрос и в течение получаса получить на него ответ. У них нет потребности узнать все и сразу, у них нет времени читать большой и подробный документ, часто им даже не требуется понимать бэкграунд [что спорно, но факт]. Следующим шагом надо было выяснить, а что именно их интересует. Для этого я сделала выборку вопросов и тем по следующим критериям: частота, последствия, если на вопрос не ответить вовремя, и ценность сейчас и в ближайшем будущем [например я добавила ответ на вопрос, который сегодня не так актуален, но будет актуален через месяц]. Последний шаг - понятный интерфейс. Такое решение было намного легче продать, но приходила я к нему мучительно и долго.

Любое решение надо продавать. А продажа - это не только само предложение, но и выяснение потребностей и отработка возражений.

Следующий пост → Качество и достаточность

Аватар Катя Живутская
Катя Живутская @kodacaster
Jack of all tradesArrival
📍Leamington, Великобритания

Проектирую автомобили, развиваю хайкинг в России, думаю как инженер здесь → t.me/zhivutskaya

Связанные посты
8 комментариев 👇

Как альтернатива Powertoys для поиска Search Everything (особенно версия 1.5, которая сейчас в альфе) - люто годная программа. Качественный и богатый функциональностью на поиск софт.

  Развернуть 1 комментарий

По пункту 2. Перестал так действовать уже лет 10 как.

На все тупые вопросы в первый раз отвечу по-минимуму и отошлю в документацию. В следующий раз не отвечу, а отошлю читать документацию сразу. По каким-то более тонким нюансам или содержательным вопросам, разумеется отвечу.

По-моему, работать голосовым дубликатом документации - это плохо для всех. Работодатель уже заплатил за создание документации и теперь повторно платит за то, чтобы эту документацию зачитывали. Зачитывающий документацию тратит время своей жизни на что-то более бессодержательное или неприятное (с таким же успехом можно копать лопатой море). Запрашивающий информацию никогда её не запомнит, и если отвечающий заболеет или уволится - он не сможет выполнять свою работу.

"Читать документацию никто не хочет, потому что всегда легче спросить" - вот именно поэтому надо сделать так, чтобы легче было "прочитать документацию", чем "спросить". По личному опыту, документация обычно содержит нужные данные, но в абсолютно неприемлемой для меня форме. Поэтому я по документации, с которой приходится работать делаю себе конспекты, из которых мне легче добыть информацию, чем "спросить" или "прочитать документацию".

  Развернуть 1 комментарий

@savoyevigor, два вопроса тут

  1. Работодатель уже заплатил за создание документации и теперь повторно платит за то, чтобы эту документацию зачитывали. Что если процесса ранее не существовало и работодатель не ставит задачи в явном виде создать документацию. Когда мы переходим ту грань, что да документация нужна? Есть ли какие-то маркеры? Как считаете?

  2. По личному опыту, документация обычно содержит нужные данные, но в абсолютно неприемлемой для меня форме. Поэтому я по документации, с которой приходится работать делаю себе конспекты, из которых мне легче добыть информацию, чем "спросить" или "прочитать документацию" Правильно ли я понимаю, что тут есть доп.процесс сделать из документации личный конспект? Если да, то опять же есть ли какой-то маркер, когда это оправдано. Что если документация пригодилась всего два раза? Как вы принимаете решение делать или не делать конспект?

  Развернуть 1 комментарий

@kodacaster,

  1. По-моему, маркер тут один: если есть продукт, значит в его составе должна быть и документация. Отличный пример продукта в этом плане - медикаменты. В упаковке есть инструкция, в которой всё написано (и действующее вещество, и как оно действует, и как оно метаболизируется, и как это хранить, и показания, и противопоказания, и побочные эффекты, и способы применения, и только чёрта лысого там нет)

  2. Да, доппроцесс, конечно есть. Тот же пример с таблетками:

  • Ответственность пациента - это хранение, приём и утилизация таблеток. Поэтому ациент извлекает информацию для себя и руководствуется ей (кладёт таблетки в холодильник или на полку, согласно условиям хранения; в приложение ставит напоминания о приёме для одних таблеток с интервалом по 8 часов, а других - по 6 часов; раскладывает таблетки по таблетнице на неделю и т. д.)

  • Ответственность врача - это назначение таблеток согласно диагнозу и состоянию пациента. Поэтому врач извлекает информацию для себя и руководствуется ей. У меня нет медицинского образования, поэтому полагаю что для него важны как минимум: фармакокинетика, показания, противопоказания. А вот условия хранения, например, ему совсем безразличны.

По второму пункту есть и более близкий мне пример - USB. В стандарте описаны и разъёмы, и кабели, и протоколы обмена, и напряжения какие-то... (вот там наверняка, даже чёрт лысый где-то быть должен). Но я (как программист) из этого стандарта брал только протоколы обмена (и то далеко не все). Разработчики электронного оборудования (наверняка) будут смотреть на напряжения и прочую электрическую магию; а конструкторы - на формы и габариты разъёмов.

  Развернуть 1 комментарий

@savoyevigor, категорически плюсую. Нечего тратить своё дорогое, в том числе для работодателя время, выступая ответчиком на вопросы. Тоже просто отправляю в "документацию", которая может быть не только текстом, но и доской в таск-трекере, и всё. Периодически её адаптирую под приходящие вопросы.
Тратить своё время на неуважение ленивых сотрудников к моему времени, считаю кощунством.

  Развернуть 1 комментарий

@artemopletnev, время - это меньшая из проблем. Я сколько сил потрачу на то, чтобы переключиться с той задачи, что сейчас делаю на то, чтобы ответить, а потом переключиться обратно? Вот где настоящая засада... Получается, что и устал и нифига не сделал. Ради чего уставал? :)

  Развернуть 1 комментарий

Бывало ли такое, что потратили кучу времени и написали классную документацию, но ей никто не пользуется и не поддерживает? Вот это оно.

Вот да. Составил подробный алгоритм (на языке ДРАКОН - просто было интересно) как организовать типовое мероприятие в нашей работе. Но им никто пользоваться не стал.

Стоило узнать почему. Боюсь, что сделал его чрезмерно подробным и для всех ролей сразу (и делопроизводитель, и управляющий). Это и отпугнуло. Легче просто спросить у других коллег, кто уже делал это.

  Развернуть 1 комментарий
Буров Максим Директор по качеству 22 февраля в 14:01

Тут все глубже...что бы пользовались надо продать, что бы продать надо понять потребность, потребность задавать вопросы и делать безусловно то что сказали, так проще, думать больно и не приятно.
Я с машиностроительного предприятия, у меня есть куча документации, красивой, хорошей, полной, но ее никто не читает, даже в автоматизированном виде. Все работает на "Он/она так сказали и мы стали делать". Вопрос - ответ, инструкция к безусловному действию, зачем знать как надо было если "Он/она так сказали и мы стали делать". И так будет всегда, люди не готовы быстро решать задачи с многими неизвестными, люди не готовы решать задачи даже с одной неизвестной, если ты в коллективе всегда можно спросить и переложить решение задачи на соседа, хуже когда последствия от решения тоже удается переложить. Все примеры Кати закрывают истинную потребность, поэтому работают без палки.

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб