Закрытый список задач или «Сделай это завтра»

 Публичный пост
29 сентября 2022  136
Голова!

В последние 2 недели я начала использовать закрытый список задач на день. Правда, уже после этого начала читать книгу Марка Форстера "Сделай это завтра", хотя идея взята оттуда.

Как все началось:

Помимо списка задач в Notion (пост про это: Система организации v.100500: Notion + Джедайские техники) и Дневника дня (еще пост: «Дневник дня» как инбокс ) я веду список Проектов, Целей и Идей. Почти "по канону" ДТ. Каждый день я выставляла себе на сегодня от 20 до 30 задач, ведь все они срочные и нужные, а те которые не срочные - просто хотелки, которые было бы не плохо сделать. Но за день ко мне пишут клиенты, сотрудники и т.д. что заполняло мой Дневник дня и я, конечно же постоянно переключалась на задачи входящие, а не те, что стояли на день.

Таким образом задачи "не делались" (сволочи такие, не хотят сами делаться) и набегало к списку задач все больше и больше.

Что теперь?

Теперь с утра на ежедневном планировании (вместе с ребятами из клуба, кстати) я просматриваю список задач, которые были поставлены на этот день ранее и те, что прилетели во входящие. Кстати, мне удобнее проводить данную процедуру после нашего дейли - он в 10 часов обычно. А планирую я уже в 11 часов. Таким образом то, что уже нападало с вечера и утра тоже может попасть в сегодняшний закрытый список.

Далее - эстимейт. Как рук.проектов я взяла на заметку оценку story point (далее СП), а точнее просто взяла последовательность Фиббоначи в качестве оценки "объема" задачи, ибо планируемое выставление минут/часов у меня все также не срабатывало.

В последовательности Фиббоначи 1 - легкотня, 2 - ну пойдет, 3 - задолбаюсь (или не хочу выполнять), но норм, 5 - придется попотеть. 8 практически не встречается, т.к. стараюсь раздробить. Но это что-то очень глобальное, видимо.
Встречи по умолчанию выставляются как 3 СП, но могут быть уменьшены после проведения встречи, это норма.

**Приколюшечка: **

После 2-х недель наблюдения я теперь знаю, что в день у меня влезает 20-25 СП. Если выше, то скорее всего буду сидеть до поздна.

И да, кстати, домашние дела я также записываю в список задач. Да-да, закинуть стирку или поменять постельное тоже встает в список задач и оценивается.

После того как список закрыт, я открываю в ноушн его как отдельную страницу, пробегаю взглядом и пошла фигачить.
Сортирую чаще всего по проектам/клиентам, чтобы не очень часто переключаться между одним пулом задач.
Задачи Дом и Личное автоматом попадают в конец списка.

Кстати, задача "Написать пост про закрытые списки" тоже была поставлена.

Плюсы и что мне нравится

  • я иду по списку сверху вниз и закрываю задачи одну за другой - чаще всего получается на одной волне выполнить половину поставленного.
  • Все входящие я записываю в дневник дня, сделаю это завтра
  • Я разбираюсь даже с теми задачами, которые на данный момент не кажутся важными или нужными, но раз поставлено - нужно делать.
  • Я начала оценивать свой день в баллах (стори поинтах) и в ексель сделала себе "уровни" как в играх. За взятый уровень стараюсь себя чем-то наградить (стараюсь, потому что не всегда получается).
  • В некоторые дни мне удавалось закрыть список до 5-ти вечера и дальше я спокойно лентяйничала
  • Я могу говорить людям "нет, я сделаю это завтра, сегодня у меня все распланировано".

Закрытый список - панацея?

Конечно же нет.
- Да, был день, когда я просидела до 11 вечера. Это показатель, что я слишком много взяла (как раз было 30 СП в этот день и пара встреч).
- Был день, когда я попала в поток задачи, которая меня захватила и я делала ее 5 часов. Но вылезать из потока я не хотела и разрешила в этот день забить на список.
- Бывают дни, когда я разбитая и уставшая и по ошибке набрала себе СП больше, чем хотела. Да, нужно оценивать свое состояние и слышать себя.
- Я все еще "награждаю" себя дополнительной работой за выполненные задачи. Когда список дел закрыт порой хочется залезть в завтрашний день и сделать пару задач оттуда.
- Да, некоторые задачи просачиваются из входящих, но гораздо меньше чем раньше.

Но в любом случае я стала чаще гордиться собой, отдыхать по вечерам выполнять свои обещания, делать даже те задачи, которые кажутся не срочными (но они зеленые).

Буду дочитывать книгу Форстера, я думаю, что вытащу еще пару интересных идей.

Связанные посты
6 комментариев 👇
Настя Унрау, Фея чатиков, куратор по личной эффективности. Команда Клуба 29 сентября в 15:50

Ксения, спасибо за пост! Приятно чувствовать себя частью твоих экспериментов над собой))

Пояснение: Ксения на ежедневном планировании нам рассказывала как продвигается её закрытый список, ощущения и инсайты)

  Развернуть 1 комментарий

@Gvineras13, тебе я благодарна особо! Спасибо за поддержку! И @Sersch_Serg )) И другим ребятам из наших "соберушек"!

  Развернуть 1 комментарий
Давыдов Александр, ТаймМенеджмент.рф - основатель проекта 30 сентября в 11:01

@kseniaproject Ксения, спасибо за пост!
Отличный способ организации своего дня и выполнения задач!)

Я использую похожую систему, стараюсь делать те задачи которые запланировал заранее на этот день =)

В моем планировщики есть задачи которые нужно сделать именно в этот день и/или конкретное время

Также я дополнительно маркирую "встречи офф-/он- лайн" так как нужно доехать/уехать от них плюс быть точно ко сроку.

Я думаю, что кто водит детей в садики/школы/кружки и планирует встречи на работе меня поймет.

Так же я делю время на "чистое", когда я могу полноценно поработать за ноутуком, телефоном и меня никто не отвлекает и "мусорное" время, когда я в пути или жду детей/клиентов, тогда я делаю фоновые задачи: делаю звонки, отвечаю и читаю чаты, учу английский, слушаю касты, музыку.

Вот пример моего плана на день

С 00-00 до 07-00 я ставлю задачи которые нужно сделать обязательно в этот день
С 07-00 до 21-00 реальные встречи и задачи дня с четким временем выполнения
с 21-00 до 00-00 хотелось бы выполнить эти задачи

Так же есть список рутин/привычек которые я делаю ежедневно или сейчас на внедрении.

Интересно было бы узнать как вы внедряете и контролируете выполнения рутин/привычек?

Мне помогают будильники/напоминания, задачи в планировщики и бумажный чеклист дня.

  Развернуть 1 комментарий

@da1612, о да! "Мусорное время" - это то, что нужно! Спасибо! Я блокирую себе как раз время на свою работу в календаре, но есть еще как раз слоты и маленькие "слотики" между встречами, которое продалбывается как "надо б отдохнуть, позависать в инсте". Спасибо большое за коммент. Полезняк поймала)

  Развернуть 1 комментарий

А попробую ка я тоже такой способ. Но у меня очень большая проблема с оценкой задач, я всегда из нее вылетаю((

  Развернуть 1 комментарий

@IT_Masha, у меня такая же проблема, если честно) Но пока "фиббоначи" работает.

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб