Умная синхронизация Трелло и гугл-календаря

 Публичный пост
8 июля 2022  891

Окей, сразу скажу, что «умная синхронизация» — это кликбейт. Думать будет не приложение, а пользователь. :D

В чем суть проблемы: я не люблю синхронизировать список задач и календарь, потому что мероприятия и задачи — это разные сущности. Распихать все задачи по календарю — прямой путь к прокрастинации и хаосу, потому что пропустишь парочку задач — и весь календарь на неделю взрывается. Мелким задачам не нужно место в календаре, они там только мельтешат и мешают видеть реальную загрузку. Поэтому я держу задачи и календарь отдельно.

Тем не менее, есть задачи, про которые я знаю, что они займут большие куски времени. И вот их я хотела бы видеть в календаре, чтобы понимать: могу ли я взять себе еще больших задач? Успеваю ли сделать всё, что хочу на этой неделе? В какой день их удобнее сделать?

С этим мне помогает Cronofy — расширение для Trello (в Трелло я веду все задачи). Суть максимально простая — это синхронизация с гугл-календарем тех задач, для которых вы выставляете дедлайн.

Вот кусок моего списка в Трелло — у этих задач есть дедлайны
Вот кусок моего списка в Трелло — у этих задач есть дедлайны

Поэтому они появляются в гугл-календаре. Там же, в календаре, я могу изменить их продолжительность (по умолчанию — час)
Поэтому они появляются в гугл-календаре. Там же, в календаре, я могу изменить их продолжительность (по умолчанию — час)

Таким образом, в календаре я вижу загрузку мероприятиями и «большими задачами» на неделю (и могу оценивать свою реальную загрузку и свободные слоты). При этом «мелкие» задачи живут только в Трелло без дедлайнов и делаются по мере того, как я набираю себе их в список «на сегодня».

Бывает, что есть мелкая задача, которую надо сделать к определенной дате — я не хочу видеть ее в календаре, но в Трелло всё равно должна видеть ее дедлайн. Тогда я пользуюсь таким костылем: выставляю задаче не «дедлайн», а «дату начала».

Дедлайна у задачи нет, а «стартлайн» — есть
Дедлайна у задачи нет, а «стартлайн» — есть

В списке задач в Трелло я вижу эту задачу с датой, а вот календарь она мне не забивает
В списке задач в Трелло я вижу эту задачу с датой, а вот календарь она мне не забивает

Дисклеймер

  1. Решение очевидно во многом костыльное, потому что «каждая система плоха по-своему». Но для меня — работает. Может, кто-то еще сможет взять эту идею и адаптировать ее под себя.
  2. Уверена, что в других таск-трекерах тоже есть синхронизация с календарем, может быть, даже более удобная. Здесь я хотела показать скорее идею — что можно добавлять в календарь задачи, которые все-таки должны там быть в виде занятых слотов, и при этом не забивать его ненужной мелочью.
  3. Эта статья — не призыв автоматически взять и запилить себе то же самое. Скорее, я предлагаю посмотреть, как такая проблема может решаться, и подумать, насколько это применимо в вашей ситуации. При этом помня, что время — не главный показатель в тайм-менеджменте, и завязываться на время можно, только если железно знаете, что вот такая задача занимает вот столько часов. Иначе это выстрел в ногу.

Расскажите в комментах, как вы общаете свой календарь со списком задач :)

Связанные посты
16 комментариев 👇
Максим Дорофеев, Прокрастинатолог 8 июля в 09:34

В чем суть проблемы: я не люблю синхронизировать список задач и календарь, потому что мероприятия и задачи — это разные сущности.

  Развернуть 1 комментарий
Александр Скачков, Руководитель финансовой службы 8 июля в 10:09

У меня нет синхронизации календаря со списком задач. Но практикую известную методику - бронирование в календаре слота времени на работу с определенной категорией задач. Сами же задачи живут в таск-менеджере, оттуда же и принимаются к работе пока я в рамках слота.

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, это, возможно, более рабочее решение для тех, кто работает в штате/на фултайме. Мое решение удобно скорее для фрилансеров, которые сами набирают себе задачи и нагрузку.

  Развернуть 1 комментарий
Юлия Жукова, преподаватель, писатель 8 июля в 08:52

У меня вот скорее обратная проблема, я хочу видеть в календаре ВСЁ, потому что вот эти мелкие дела по 15 минут очень быстро складываются в 2 часа хз куда делось, или вот тут я не могу стартовать процесс на 1,5 часа который нельзя прервать раньше, потому что есть дело на 5 минут, которое всё портит.

И меня немного подбешивает в моём планировщике (Тиктик), что маленькие дела в недельном развороте занимают больше места, чем им нужно по часам. Т.е. 15-минутное дело выглядит как получасовое. Из-за этого я их то ставлю в календарь, то не ставлю, но в целом очень надеюсь, что разработчики вонмут и исправят -_-

  Развернуть 1 комментарий

но в целом очень надеюсь, что разработчики вонмут и исправят -_-

В смысле? Сделают так, чтобы разные задачи по размеру выглядели по-разному в списке?

Интересно... А размер шрифта помог бы с этим?...

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, ну в гугл календаре например 15-минутный блок узенький такой, видно, что не 30.

  Развернуть 1 комментарий
Максим Дорофеев, Прокрастинатолог 8 июля в 09:51

А этот плагин прям синхронизирует список задач с календарем? Если я потом в Trello поменяю задаче дату, она сама перепрыгнет в другой день в календаре?

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, да. И наоборот, если я в календаре ее перетащу, в Трелло дата тоже поменяется.

  Развернуть 1 комментарий
Максим Дорофеев, Прокрастинатолог 8 июля в 09:53

И еще чуток про сценарий использования... Если появилась новая крупная задач "Редактура-3" я прежде чем назначить ей дату в Trello иду смотреть в календарь, какая дата у меня не забита. Так?

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, ага. Это как раз про визуальную оценку нагрузки — влезет в меня ещё на этой неделе, или надо другой день выбирать.

Но, кажется, это довольно стандартный сценарий: прежде чем взять обязательства по задаче, идёшь в календарь смотреть, что ты там когда успеваешь. Разве нет?

  Развернуть 1 комментарий

А "Cronofy" отличается от стандартного дополнения "Календарь" в Трелло тем, что синхронизирует со своим гугл-аккаунтом? Или ещё фичи есть?

  Развернуть 1 комментарий

@cowabunga, встроенный Календарь отображает календарь, собственно, в самом Трелло. То есть задачи ты там видишь, а мероприятия из гугл-календаря — нет. На мой вкус, два календаря — это ещё хуже, чем два разных списка задач.

Cronofy, да, просто бесплатно синхронизирует дедлайны в Трелло с гугл-календарем. Больше мне от него ничего не надо.

Есть другие расширения, которые кроме синхронизации ещё оценивают время, напоминалки шлют, кросс-синк делают, короче — пытаются думать за меня. И платные. Это не моя тема, мне надо дешево и сердито :)

  Развернуть 1 комментарий

@uksare, спасибо

Вспомнил просто как пользовался Трелло и добавлял их стандартный календарь в свой через URL.

Сейчас использую для стороннего проекта с братом. Было бы круто, если синхронизация шла только по задачам, где я исполнитель. Там такое есть? А то стандартный всю кучу закинет, а этого нам не надо.

И за костыль с датой начала - спасибо :) хороший костыль

  Развернуть 1 комментарий

@cowabunga, кмк, исполнителей он уже отличать не умеет :(

  Развернуть 1 комментарий

@cowabunga, разве что... ты создашь в Трелло ещё одну доску, настроишь автоматическое копирование своих задач туда, а уже ее будешь синхронизировать через Cronofy с календарем. Это вообще уж с ежом в плане костыльности, но должно работать х)

  Развернуть 1 комментарий

@uksare, спасибо, посмотрю)

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб