Составляем план на день, который выполняется на 100%[Спойлер — не у всех]

 Публичный пост
18 декабря 2023  226

Всем привет!

Я удаленщик с 5-летним стажем, у которого появилась рабочая система планирования. Однако так было не всегда...

Когда только начинал свой путь в мире удаленки, у меня были проблемы с составлением плана на день - не мог определить "правильную" загруженность дня:

  • Выполнял либо 100% плана и чувствовал, что взял мало задач
  • Либо выполнял меньше запланированного и чувствовал, что взял много задач.

Никак не мог найти золотую середину...

Однако 5 месяцев назад в один из обычных рабочих будней решил протестировать гипотезу “Что будет, если планировать не задачи, а время?

Суть гипотезы заключалась в следующем:

  • Отказываюсь от списка конкретных задач на день
  • Добавляю сферы, над которыми нужно работать
  • Добавляю время, которое потрачу на каждую из сфер

Иии, раз уж пишу этот пост, то вывод один - гипотеза подтвердилась.

Важно!
Я разработчик. Схема отлично подходит для меня и, возможно, для других разработчиков. Однако она может потребовать доработки для других специальностей. Нужно тестить.

Теперь к делу!


Текущее ежедневное планирование строю на 3-х главных аспектах:

  • Сферы деятельности
  • Время, как единственная метрика
  • Правила выполнения плана

СФЕРЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Когда планирую задачи, то использую в формулировках не конкретные задачи, а сферы задач. Например, сегодня нужно поработать, поучиться и подготовить часть материалов для запуска.

Вот и 3 сферы:

  1. Работа
  2. Учеба
  3. Запуск

ВРЕМЯ, КАК ЕДИНСТВЕННАЯ МЕТРИКА

Когда ставлю задачи на день, то отталкиваюсь от чистого времени, которое могу использовать для концентрированной работы. Мой максимум - 5 часов чистого рабочего времени.

К этой цифре пришел, когда начал планировать по времени. Если работаю дольше, то запасы мыслетоплива уходят в ноль, из-за чего падает эффективность дальнейшей работы. Причем на следующий день “мозг” остается уставшим.

5 часов распределяю между сферами в порядке приоритета:

  • работа 150 минут
  • учёба 50 минут
  • запуск 50 минут

Если оставить задачи в такой формулировке, то их будет трудно выполнять обезьянке, потому что придется думать, чтобы раскрыть, что именно нужно сделать по каждой из сфер. Поэтому записываю их в той форме, которую легко обработать:

  • Использовать 200 минут на работу
  • Использовать 50 минут на учебу
  • Использовать 50 минут на запуск

План на день готов.

ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ ПЛАНА

Чтобы план работал, соблюдаю список правил, которые нацелены на эффективное использование выделенного времени:

  • Делегирую контроль времени таймеру:
    • Вношу задачи в помодоро таймер
    • Когда запускаю таймер, то выполняю задачи, которые относятся только к текущей сфере

  • Уменьшаю количество отвлекающих факторов:

    • Закрываю соц. сети
    • Перевожу телефон в режим самолета
    • Оставляю только нужные для текущей сферы вкладки
    • Прошу девушку не беспокоить меня, пока работает таймер
  • Повышаю концентрацию:

    • Работаю по таймеру: звенит на отдых - отдыхаю, даже если хочется еще чуть-чуть поработать. А так происходит часто!
    • Во время перерывов абстрагируюсь от задач: смотрю в окно, отжимаюсь, пью водичку. Телефон не трогаю, соц. сети не открываю, чтобы не тратить мыслетопливо. Если продолжать смотреть в экран, то это будет нагружать мозги, поэтому нужно переключать внимание на что-то, что не требует концентрации.
    • Сплю днем 15 минут [Только когда чувствую, что нужно. Часто после обеда].

Каждый пункт из списка основан на личном опыте. Тут нет теоретической информации.


Вот такая система планирования получилась!
Пишите в комментариях, если у вас есть вопросы, - постараюсь ответить.

16 комментариев 👇
Виктория Белова Специалист проектов 21 декабря 2023

Но кстати, такой подход позволяет соблюдать баланс между работой и личными делами. Отработал свои 5 часов, дальше время для дома или своих дел. И позволяет работе не залезать в личное время.

  Развернуть 1 комментарий

@viktorya07, да!)

Однако это работает только при условии, что в рабочее время мы реально работаем, а не смотрим мемы и ютубчик, чтобы рабочее время было полезным и эффективным.

И еще важно делать перерывы между рабочими подходами, а не залпом 5 часов сидеть, ибо теряется концентрация и падает фокус. Вот, кстати, подкаст на тему концентрации. Из него можно понять, как она работает и почему перерывы нужны.

  Развернуть 1 комментарий

Спасибо за идею, решила опробовать, даже сферы ваши мне подходят, только еще блок домашних дел добавила. Я функционирую 50 минутными помидорами ими и решила считать время. Пока нравится, так как по сути план на день состоит из 4 пунктов плюс календарное. Осталось еще как-то себя заставить не лениться и все таки выполнять эти 4 пункта

  Развернуть 1 комментарий
Наталия Хлыстикова Руководитель проектов, внедренец 26 декабря 2023

Очень классный подход, мне понравился)

  Развернуть 1 комментарий

@Nata_4uma, здорово)
Уже применяете?

  Развернуть 1 комментарий
Дарья Таллах Руководитель проектов, трекер, запускаю инновационные стартапы 12 января в 15:07

Согласна, когда работаешь в офисе- проблемы с рабочим временем нет. С 9 до 18 ты в офисе и "чистых" 5 часов времени как раз отработаешь. Когда работала на удаленке тоже ограничивала себя таким правилом (с 9 до 18 - рабочее время, было комфортно в таком графике).
Интересно было посмотреть ваш опыт, спасибо!

  Развернуть 1 комментарий
Ваня Собираю приложения на Bubble.io автор 19 декабря 2023

Ребяты, задавайте вопросы!1! Они точно должны возникнуть после прочтения

  Развернуть 1 комментарий

@Topilka, здравствуйте! Вы пользуетесь онлайн-инструментом в качестве Pomodoro-таймера и туда же вносите задачи. Я, помнится, тоже так начинал, но потом в таск-менеджере TickTick появилась соответствующая функция. Должен сказать, весьма удобно. Не пробовали?

  Развернуть 1 комментарий

@gunner592, привет!

Спасибо большое за рекомендацию! Я еще не пробовал его. Пойду щупать :))

  Развернуть 1 комментарий

Привет! А как ведутся конкретные задачи? Просто в отдельном месте?

  Развернуть 1 комментарий

@natalidsgner, Привет!
Задачи веду в разных местах. Чаще это Notion, иногда скетчбук или mindmap. Зависит от настроения))

  Развернуть 1 комментарий
Виктория Белова Специалист проектов 21 декабря 2023

Можно при таком подходе задачи поделить также на блоки или на проекты "Работа", "Учеба" и т.д. И во время работы над блоком выбирать из списка.

  Развернуть 1 комментарий

@viktorya07, оно так и получается.

Когда проваливаюсь в конкретную сферу, то составляю список задач по ней. Ну и пока работает таймер, просто иду по этому списку.

Или вы про заранее составленный список задач для каждой сферы?

  Развернуть 1 комментарий

@Topilka, Заранее удобней конечно, за утро все не вспомнить) А так копятся в своем разделе

  Развернуть 1 комментарий
karnienka Тренер по йоге и танцам 13 января в 09:31

Классно, когда всего три сферы, на которые хочется потратить день :) Но, наверное, в целом их больше? Как решается задача планирования в более общем масштабе? У меня подобных сфер 7, одна из которых - работа - разбивается на как минимум 4 под-сферы, и эти тоже адски ветвятся. В один день - какие-то жалкие 16 часов, из которых чистой концентрации на работе так же выходит 5, в лучшем случае 6 часов (у меня работа другая, фокус держится проще), - вменяемое количество часов по каждой сфере не влезает. Нужно планировать по-недельно и даже помесячно, чтобы всё покрыть. Буду рада почитать соображения о грамотном балансе: как понять, что сделал достаточно, что ли.

  Развернуть 1 комментарий

@karnienka, Привет!
Сфер больше, однако выделил основные, на которые уходит мыслетопливо (!)

Помимо работы и учебы есть еще сферы отдыха, отношений, хобби.
Когда они требуют вложений мозгов, то записываю их в список и выделяю под них помидорки.

Если правильно понял, то у тебя проблема в том, что в день не умещаются все сферы? Это нормально, на мой взгляд. Тоже периодически сталкиваюсь с таким.

Например, если вкладываю в сферу работы все помидорки, то другие сферы недополучают время. Значит, что мне нужно взять несколько дней, когда буду делать упор именно на отстающие сферы.

Что касается "сделал достаточно", то для меня это внутреннее ощущение, которое тесно связано со временем. Например, если могу поработать 2 часа, но поработал 30 минут, а все остальное время смотрел мемасики - чувствую, что использовал время неэффективно, и возникает мысль "сделал мало". Если же поработал 1,5-2 часа, то чувствую, что хорошо поработал.

Будет здорово, если приведешь наглядный пример и на пальцах объяснишь, с чем у тебя трудности. Я сейчас не понимаю до конца. Если будет подробная картинка, то, возможно, смогу что-то конкретное подсказать. :)

  Развернуть 1 комментарий
Ваня Собираю приложения на Bubble.io автор 13 января в 23:02

😱 Комментарий удален его автором...

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб