Про оценку времени на задачу и формулировку

 Публичный пост
27 марта 2023  473
Дай обниму

Что делаю

В названии задачи даю оценку времени на её выполнение:

  • 0 — мелкая задача (условно до 2 минут). Например: "0 попросить у Любы доки в офисе на венткамеру, чтобы потом прочитать заметку и обдумать запрос Славы о помещении"; позвонить тому-то и сказать то-то; эту бумажку в офисе передать тому-то; дома положить в сумку такую-то вещь
  • 1 — обычная задача (условно от 2 до 20 минут). Например: "1 открыть форму по ссылке в Обсе, чтобы заполнить и сдать в ФНС"
  • 1* — задача, на которой можно не останавливаться (на которой я могу захотеть не остановиться). Например: задача "1* записать нужные ссылки для инструкции Лене по проверке на банкротство" может продолжиться в заполнение инструкции дальше прописанного шага; задача "1* позадавать себе вопросы по новому проекту (мини-курс)" потенциально может длиться дольше помидора (если войду во вкус).

Такая оценка делается, чтобы закидывать себе задачи на сегодня по впихуемости (какая нагрузка по встречам например).

При планировании на день не боюсь брать побольше нолёвок, беру поменьше единичек и только щепотку тех, что со звёздочкой.

В названии очень критична обезъянопонятность!

Что думаю

Долго жил с мыслью, что задачи надо бы точно оценивать по времени. Потом конечно я прочёл умные посты в интеренете и умные книги (например, параграф 6.3.6 книги "Путь джедая"), что этого лучше не делать. Но желание оценивать задачи по времени пробивалось сквозь все рекомендации так не делать.

Сейчас мне кажется, что это связано с желанием заполнить свой календарь задачами. А за желанием заполнить календарь задачами скрывалось представление о самоорганизации как умении предвидеть какими задачами и в какой момент времени ты будешь заниматься.

Если я буду знать сколько времени уйдёт на задачу, то я смогу найти для неё точное время в своих планах. Так я заполню весь календарь задачами... и все сделаю.

В общем и целом, это убеждение долго жило со мной. Пробивалось оно и в попытках расписать задачи по календарю, и в попытках составить себе режим дня, где все 8 рабочих часов были расписаны на типы деятельности, которыми буду заниматься (тут почту проверил, тут мессенджеры, тут зелёная задача, тут такая, тут другая). Но планы рушились, а режим дня получался перегруженным — пытался успеть заняться всем чем можно каждый день.

Наличие убеждения оценивать задачи по времени также мешало мне формулировать обезъянопонятные задачи. Я пытался впихнуть в название задачи какой-то временной промежуток моей жизни. Хотелось, чтобы по названию задачи можно было понять, что этим я точно буду заниматься 4 часа, а этим час (пусть даже условно). То есть я уже начинал не задачу по времени оценивать, а название задачи натягивать на какой-то срок. Звучит абсурднее, когда это читаешь, но не когда это делаешь.

И вот в очередной попытке примирить время на задачу и формулировку я решил условно делить задачи на те, которые буду делать 1 час или меньше, и те, которые буду делать от 1 до 4 часов. Подсмотрел из системы Стоунхендж Кирилла Анастасина. Так сильно было желание планировать в календаре, что систему взял приближённую к этому :)

Правда я всё исковеркал, оставил один список задач и стал просто в название задачи добавлять "1" и "4", но честно старался на день брать не больше трёх "единичек" и двух "четвёрок".

Пожив так какое-то время я обнаружил, что "четвёрки" я практически никогда не делал. Даже не смотря на то, что некоторые из них были обезъянопонятны, т.е. работы на 20 минут, но я их не брал в план или прокрастинировал, потому что видел "4" в названии, а значит "тут работы больше часа на какой-то проект".

Зато со временем появились задачи с обозначением "0", которые можно сделать за пару минут. Вот они прижились и их я не боялся взять на день практически в любом количестве.

А "4" решил переименовать в "1*", которые я могу делать 20 минут, а могу и дольше, если в контексте захочу делать проект дальше или заниматься той деятельностью, которую обозначил в задаче. Стало полегче.

Это я всё к чему?

К обезъянопонятности.

Понимание важности этого будто углубляется с каждым разом как я пытаюсь осмыслить свою систему самоорганизации. Очень часто смена формулировки приводила к тому, что я наконец-то начинал задачу делать. Вроде бы основа джедайских техник, но раньше пренебрегал этим. Хотя как только задача начинала стопориться, мне помогала запись в блокноте возможных шагов по её выполнению.

Если ты понимаешь конкретный шаг по выполнению задачи, с которого ты начнёшь не задумываясь её делать, то ты сможешь записать обезъянопонятную формулировку. Если пренебречь этим пониманием на этапе записи задачи, то есть риск, что задачу ты отложишь, потому что когда будешь её читать, ты будешь уже в другом контексте, который отличается от контекста, в котором ты её записывал (ты лучше понимал, что сделать, но не отразил это в названии). Помогает переспрашивать себя "а я точно с этого начну?". И попробуйте произвести вслух, тоже бывает интересный эффект.

От точной оценки времени на задачу отказался (надеюсь.. хотя кто его знает какие убеждения появятся у меня потом). Нынешнее деление задач на "0", "1" и "1*" позволяет мне повысить шансы взять впихуемое количество задач на день. Запись же цифры именно в названии позволяет:

  • сразу понять, что задача на 2 минуты или подольше
  • быстрее записывать (чем куда-то ещё кликать)
  • не пользоваться хештегами (они у меня не взлетели)

Тут сразу напишу, что планирование временными блоками не отрицаю, но у меня не получилось. Мне кажется там суть в том, что ты планируешь деятельность, у которой весьма однотипная формулировка. Либо это что-то вроде парково-хозяйственного дня времени, задачи к которому отдельно лежат и это не страшно для твоих проектов.

И согласен с тем, что оценивать проекты по времени можно.

А что думаете вы?

Связанные посты
13 комментариев 👇
Никита Лансков Инженер-программист 27 марта 2023

Крутая идея для классификации задач!

Я сейчас планирую вынести свои проекты из тудушника в заметки, чтобы разделить непосредственно процесс планирования задач и их хранение и выполнение.

Хочется прийти к тому, чтобы был некий бэклог проекта, где-то в заметках, а сами задачи в списке были +/- одинаковы. Если задача совсем простая по времени - ну и ладно, но в идеале все должно влезать в какой-нибудь условный помидор. А задачи типа 1* по вашей классификации - я бы хотел трекать их в каком-нибудь обсидиане, и ставить для них задачи в формулировке "потратить 30 минут на задавание себе вопросов по новому проекту" и прямо по таймеру фигачить.

  Развернуть 1 комментарий

Крутая идея для классификации задач!

Спасибо за отзыв :)

сейчас планирую вынести свои проекты из тудушника в заметки

О, как раз так делаю. Веду заметки о проектах.

А вот трекать задачи в заметках как-то не получалось. Да и не увидел особой полезности.

Сейчас мысль, что список задач лучше никак не беспокоить желанием привязать его к списку проектов. Прокрастиногенное занятие.

Одно время ещё вёл учёт помидорок на задачи. Ставил план по помидоркам на задачи в начале дня. Если не укладывался, то переоценивал план. В конце дня подводил итоги.
Отказался от такого, не увидел какой-то полезности. Мне показалось, что это лишнее.

  Развернуть 1 комментарий

@cowabunga, Ну, вот у меня идея разделить инструмент обезъянки и инструмент рационального типа. Сейчас получается так, что я не всегда создаю задачи в проектах тудуиста такими, чтобы их можно было брать и делать. А воспринимать то их хочется именно так.

Для этого планирую вести бэклог задач по проекту в заметках, и уже оттуда их перерабатывать в обезьянопонятные и переносить в список задач. Непосредственно трекать задачи в заметках - тоже не хочу, хочу отделить абстрактные задачи для бэклога от четких и понятно сформулированных, готовых к выполнению.

  Развернуть 1 комментарий

@leins275, мне кажется, было такое в Пути джедая - в проекте хранится план проекта (<>задачи), а потом на основе абстрактного плана рациональный делает задачи для тудушника обезьянки.

  Развернуть 1 комментарий

@NonSlynx, Ну вот да) Я под планом и подразумеваю бэклог. Если мы в контексте agile - то в бэклоге лежат user stories - Как раз пунты плана. Что мы хотим получтить, к чему прийти. А для обезьянки нужны уже сильно переработанные задачи на основе первоначального плана/бэклога.

  Развернуть 1 комментарий
Елена Гридчина Мама, Notion-энтузиаст Джедаище 27 марта 2023

Спасибо за пост!

А как работаешь с вместимостью раз делаешь отметку в названии? На глаз?

Ещё интересно - как эта оценка по времени (0, 1, 1*) влияет на порядок выполнения задач?

Я тоже сейчас оцениваю время, у меня градация 0.5 и 1 (после прочтения статьи чувствую, что нужно добавить 0.1). У меня ограничено время, которое могу проводить за ноутбуком, поэтому мне важно, сколько задач помещается в каждый контекст - условно с ноутбуком и без.
А ещё оставляю буферное время, то есть, планирую меньше, чем есть времени.

  Развернуть 1 комментарий

А как работаешь с вместимостью раз делаешь отметку в названии? На глаз?

Смотрю на количество "1" и "1", при этом набираю "1" с осознанием того, что потенциально задача может затянуться. Часто, когда начинаю с них, то потом борюсь с желанием ещё поработать по проекту, чем переходить к другой задаче (ведь ты уже в контексте).

"Нолики" почти не учитываю, делаю их в перерывах между другими задачами, или когда подустал от "единичек".

Общее количество на глаз. Последнее время на рабочий день больше 7 задач ("1" и "1") не беру. Если сделаю, то могу и ещё взять, либо подольше посидеть над какой-нибудь "1".

Ещё интересно - как эта оценка по времени (0, 1, 1*) влияет на порядок выполнения задач?

Целенаправленно никак. Когда список небольшой, легче захотеть делать какую-то задачу. "0" могу делать между "1" или скопом. Всё же лучше "1" делать после "1" из-за риска "упасть" в работу над одной задачей. Но тут уж как пойдёт. Иногда "1" хоть и сложные, но интересные.

Думаю, что тут какая-то заранее определённая систематизация между задачами по порядку выполнения не нужна. Единственное, лучше по совету Максима начинать с зелёной. Когда так делаю, день идёт лучше на эмоциональном подъёме, что работаешь над тем, что хочешь ты.

у меня градация 0.5 и 1 (после прочтения статьи чувствую, что нужно добавить 0.1)

Сейчас я скорее отделяю "нолики" от "единичек" ). "1" и "1*" по времени одинаковые, просто последние могут затянуть делать проект дальше, или не проект, а деятельность (чтение например).

А ещё оставляю буферное время, то есть, планирую меньше, чем есть времени.

Вот это очень хорошо. Всегда лучше и спокойнее набрать ещё задач, если быстро справишься с другими, чем подсознательно расстраиваться несделанному.

Спасибо за пост!

Пожалуйста :)

  Развернуть 1 комментарий
Маргарита Тюхтяева Персонаж книги/ автор/ строитель Эпичный Джедай 27 марта 2023

И попробуйте произвести вслух, тоже бывает интересный эффект.

Классная мысль, мы когда книжки пишем - всегда вслух проговариваем, но не догадывалась это применять к задачкам

А сейчас ты от планирования в календаре отошел?
Очень понравился пост, во многом близкий мне подход и так хорошо обкатан на обезьянке...
Подумываю насчет внедрения у себя

  Развернуть 1 комментарий

Классная мысль, мы когда книжки пишем - всегда вслух проговариваем, но не догадывалась это применять к задачкам

О мышлении говорением я встречал советы на просторах интернета (у Анатолия Левенчука, например), но как практику целенаправленно попробовал на курсе Хулилогики. Вот прям больше понимания стало о пользе этого.

А сейчас ты от планирования в календаре отошел?

Если честно, несколько раз пробовал и не получалось. Каждый раз как пробовал был большой порыв, затем разочарование.

Очень понравился пост, во многом близкий мне подход и так хорошо обкатан на обезьянке...
Подумываю насчет внедрения у себя

Спасибо за отзыв, я рад :)

  Развернуть 1 комментарий

Спасибо за пост, очень интересно! Попробую внедрить у себя. Есть ли конкретные лимиты на каждую группу задач? Не пугают ли 1* обезьянку, как раньше пугали 4?

  Развернуть 1 комментарий

Спасибо за пост, очень интересно!

Пожалуйста :)

Есть ли конкретные лимиты на каждую группу задач?

Конкретных лимитов нет. Набираю по ощущениям от дня, но лучше взять в план меньше, чем обычно делаете. Я много раз обжигался на перегрузе.
При оценке (сколько возьму на сегодня) учитываю только "1" и "1*". "0" можно побольше набирать, но конечно десятками впихивать не стоит.

Не пугают ли 1* обезьянку, как раньше пугали 4?

Не пугают :) Они похожи на обычные "1" по времени. Просто выполнив запланированный минимум по задаче, дальше уже могу решить: закончить на этом или продолжить. С "4" было хуже, сразу казалось, что тут всерьёз и надолго. Видимо смена обозначения сыграло на подсознании и отношение такое разное.

  Развернуть 1 комментарий
Сергей О. Ведущий программист 28 марта 2023

длительность времени - понятие относительное ... и в Джедайских техниках как раз время - не главное, главное личное "ресурсное состояние" (или "мыслетопливо")

Если хотите "время" - можно оценивать в "помидорах" (техника Помидоро - загуглите если не знаете)

Оценивать в помидорах или (ещё лучше) как размер "майки" S, M, L...
Если задача занимает (оценочно) менее 20-30 мин. (то это одна помидорка), то это "шот"(Short) (короткая) или S-задача

1-2 помидорки - до 1 ч. непрерывной напряженной работы без отвлечений (если это возможно) - это "мидл"(средняя) М-задача

4-5 помидорки - это уже 2 и более часов ... это уже "лонг" (длинная) L

ну и супер-длинные - можно назвать XL или XXL это уже дни и недели ...

вообще для времени - лучше подходит степенная шкала 2х

1 помидорка = 0,5 часа, 2 помидорки = 1ч. 4 помидорки = 2ч.
0,5 раб.дня = 4ч., 1 раб.день = 8ч. и так далее...
умножаем на 2 ...
2-3 раб.дня = 0,5 раб.недели, 5 дн. = 1 раб.неделя ...
и т.д. можно масштабировать... до 5-10 летки ...
далее почти бессмысленно

  Развернуть 1 комментарий

длительность времени - понятие относительное

Согласен.

Раньше пробовал учёт помидорок, но отказался. Может быть потом пойму зачем мне это и попробую снова.

Но отказавшись от учёта помидорок, не перестал работать помидорками. Использую периодически эту практику.

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб