Про оценку времени на задачу и формулировку

Что делаю

В названии задачи даю оценку времени на её выполнение:

• 0 — мелкая задача (условно до 2 минут). Например: "0 попросить у Любы доки в офисе на венткамеру, чтобы потом прочитать заметку и обдумать запрос Славы о помещении"; позвонить тому-то и сказать то-то; эту бумажку в офисе передать тому-то; дома положить в сумку такую-то вещь
• 1 — обычная задача (условно от 2 до 20 минут). Например: "1 открыть форму по ссылке в Обсе, чтобы заполнить и сдать в ФНС"
• 1* — задача, на которой можно не останавливаться (на которой я могу захотеть не остановиться). Например: задача "1* записать нужные ссылки для инструкции Лене по проверке на банкротство" может продолжиться в заполнение инструкции дальше прописанного шага; задача "1* позадавать себе вопросы по новому проекту (мини-курс)" потенциально может длиться дольше помидора (если войду во вкус).

Такая оценка делается, чтобы закидывать себе задачи на сегодня по впихуемости (какая нагрузка по встречам например).

При планировании на день не боюсь брать побольше нолёвок, беру поменьше единичек и только щепотку тех, что со звёздочкой.

В названии очень критична обезъянопонятность!

Что думаю

Долго жил с мыслью, что задачи надо бы точно оценивать по времени. Потом конечно я прочёл умные посты в интеренете и умные книги (например, параграф 6.3.6 книги "Путь джедая"), что этого лучше не делать. Но желание оценивать задачи по времени пробивалось сквозь все рекомендации так не делать.

Сейчас мне кажется, что это связано с желанием заполнить свой календарь задачами. А за желанием заполнить календарь задачами скрывалось представление о самоорганизации как умении предвидеть какими задачами и в какой момент времени ты будешь заниматься.

Если я буду знать сколько времени уйдёт на задачу, то я смогу найти для неё точное время в своих планах. Так я заполню весь календарь задачами... и все сделаю.

В общем и целом, это убеждение долго жило со мной. Пробивалось оно и в попытках расписать задачи по календарю, и в попытках составить себе режим дня, где все 8 рабочих часов были расписаны на типы деятельности, которыми буду заниматься (тут почту проверил, тут мессенджеры, тут зелёная задача, тут такая, тут другая). Но планы рушились, а режим дня получался перегруженным — пытался успеть заняться всем чем можно каждый день.

Наличие убеждения оценивать задачи по времени также мешало мне формулировать обезъянопонятные задачи. Я пытался впихнуть в название задачи какой-то временной промежуток моей жизни. Хотелось, чтобы по названию задачи можно было понять, что этим я точно буду заниматься 4 часа, а этим час (пусть даже условно). То есть я уже начинал не задачу по времени оценивать, а название задачи натягивать на какой-то срок. Звучит абсурднее, когда это читаешь, но не когда это делаешь.

И вот в очередной попытке примирить время на задачу и формулировку я решил условно делить задачи на те, которые буду делать 1 час или меньше, и те, которые буду делать от 1 до 4 часов. Подсмотрел из системы Стоунхендж Кирилла Анастасина. Так сильно было желание планировать в календаре, что систему взял приближённую к этому :)

Правда я всё исковеркал, оставил один список задач и стал просто в название задачи добавлять "1" и "4", но честно старался на день брать не больше трёх "единичек" и двух "четвёрок".

Пожив так какое-то время я обнаружил, что "четвёрки" я практически никогда не делал. Даже не смотря на то, что некоторые из них были обезъянопонятны, т.е. работы на 20 минут, но я их не брал в план или прокрастинировал, потому что видел "4" в названии, а значит "тут работы больше часа на какой-то проект".

Зато со временем появились задачи с обозначением "0", которые можно сделать за пару минут. Вот они прижились и их я не боялся взять на день практически в любом количестве.

А "4" решил переименовать в "1*", которые я могу делать 20 минут, а могу и дольше, если в контексте захочу делать проект дальше или заниматься той деятельностью, которую обозначил в задаче. Стало полегче.

Это я всё к чему?

К обезъянопонятности.

Понимание важности этого будто углубляется с каждым разом как я пытаюсь осмыслить свою систему самоорганизации. Очень часто смена формулировки приводила к тому, что я наконец-то начинал задачу делать. Вроде бы основа джедайских техник, но раньше пренебрегал этим. Хотя как только задача начинала стопориться, мне помогала запись в блокноте возможных шагов по её выполнению.

Если ты понимаешь конкретный шаг по выполнению задачи, с которого ты начнёшь не задумываясь её делать, то ты сможешь записать обезъянопонятную формулировку. Если пренебречь этим пониманием на этапе записи задачи, то есть риск, что задачу ты отложишь, потому что когда будешь её читать, ты будешь уже в другом контексте, который отличается от контекста, в котором ты её записывал (ты лучше понимал, что сделать, но не отразил это в названии). Помогает переспрашивать себя "а я точно с этого начну?". И попробуйте произвести вслух, тоже бывает интересный эффект.

От точной оценки времени на задачу отказался (надеюсь.. хотя кто его знает какие убеждения появятся у меня потом). Нынешнее деление задач на "0", "1" и "1*" позволяет мне повысить шансы взять впихуемое количество задач на день. Запись же цифры именно в названии позволяет:

• сразу понять, что задача на 2 минуты или подольше
• быстрее записывать (чем куда-то ещё кликать)
• не пользоваться хештегами (они у меня не взлетели)

Тут сразу напишу, что планирование временными блоками не отрицаю, но у меня не получилось. Мне кажется там суть в том, что ты планируешь деятельность, у которой весьма однотипная формулировка. Либо это что-то вроде парково-хозяйственного дня времени, задачи к которому отдельно лежат и это не страшно для твоих проектов.

И согласен с тем, что оценивать проекты по времени можно.

А что думаете вы?