«Отложить задачи», чтобы «сделать задачи» (часть системы: МНОГО задач без лишних усилий)

 Публичный пост
9 декабря 2022  3374
Дай обниму ОГОНЬ!

Для меня незыблемы принципы листа с задачками:

  1. Все задачки вносятся в список немедленно;
  2. Единый список задач (по всем бизнесам, личное/рабочее/саморазвитие...);
  3. Дату задачи, если это не задачка-развитие проставляю сразу, (не пользуюсь коробочками "сегодня", "на неделе", "позже") т.к.:
  • задач много - не возможно их окинуть взглядом за 15 минут, для ежедневного выбора "на сегодня";
  • есть задачи "по сроку" (получить/подать, позвонить, подписать, пнуть...) именно в этот день, и это НЕ встречи).
  1. Если планируется что-то обсудить (для встречи, которая записана в календаре) создаю задачу на тот день например: "обсудить с врачом:...".

Задач много не из-за декомпозирования "в пыль", а потому, что:

  • семья большая,
  • бизнесов несколько и разноплановых,
  • работаю и как спец (не только владею),
  • разноплановый персонал (няня/проектировщик/директор),

соответственно:

  1. задач много и для "сделать" и для "поручить"
  2. пользуясь делегированием - количество задач (точек внимания) не снижается, просто глагол из "сделать" трансформируется в "проверить". (Ну и по пути появляются "пнуть", "уточнить куда занесло", "узнать срок" :) )

На выходе имею в некоторые дни много задач:
В хороший день:

В день оперативки:

После выпадения из рабочего графика (в случае болезни, стресса, активной работы, иных помех):

Скорее всего у вас меньше задач., но предположу, что часто задач "на сегодня" у нас больше, чем мы можем или планируем сделать

Обезьянке не страшно это видеть потому, что мое обязательство по отношению к задачам выглядит: "потрогать мозгом", а не "сделать".

Даже появился некий кураж: ни у кого нет столько, а я-то какова... (впрочем, я это сейчас активно давлю, хочу не превышать 50 дел). Этого можно добиться путем повышения уровня управленческого персонала и введения алгоритмов.

Вернусь к большому количеству дел: "Зачем?" мне столько?

  • чтобы не пропустить те, которые по сроку;
  • чтобы окинуть взглядом дела "этого дня недели" (оперативка, семейный, личный...)
  • ...

самое главное зачем нужно увидеть все возможности на сегодняшний день: выбрать путь (дела) этого дня.

Это как набирать из бусин ожерелье: сначала высыпаешь что есть, потом отсекаешь совсем не подходящее и в процессе на столе остаются несколько лишних бусин.

Я приняла тот факт, что НЕ могу заранее знать условия дня (нить ожерелья) и, соответственно, планировать: что буду делать в тот день.
Каждый день к задачкам мне раздают:

  • погоду,
  • состояние здоровья мое/детей/сотрудников,
  • разный уровень мыслетоплива/эмоционального состояния (часто после продуктивного дня я не могу работать - последствия выгорания),
  • уже запланированные встречи,
  • наступление (или нет) определенных событий (геодезисты не сдали отчет, регистрация не прошла),
  • форс-мажор.

Раньше я оставляла важные мне эмоционально бусины в списке даже зная, что на них ни времени, ни сил, ни настроения - не будет. (это надо бы сделать, давно себе или дорогим людям обещала, но дело не делаеТСЯ)
Попробовала без сожалений эти бусины всё же убрать из раздачи "сегодня" - удивительный эффект.

Отложила из списка задач на сегодня те, которые точно не сделаю, а мне за это будто бы добавили мыслетоплива + снизился расход на фокусирование.

На этой неделе откладывая задачи я снизила количество недоделанных на конец дня задач.

Сейчас понимаю, что эффект был предсказуем.
Систему выбора направления для дел "сегодня" я сравниваю с движением на лодке.
У меня не так много топлива, чтобы сместить весь груз на моторе, но если поймать ветер!
В такой парадигме эффективность энергии будет выше, но и введение "побочных" ветру целей эффективность снижает.

Подвал

  1. Дайте обратку - не душно ли получилось?
  2. Поделилась инсайтом, это не абсолют! Люблю пробовать разные подходы (повышается возможности найти решение к "нерешаемым задачкам", а они - моя страсть).
  3. Окинуть взглядом все задачи мне помогает "Утреннее планирование" с @Gvineras13, огромная благодарность за эту возможность.

P.S. Пользуюсь ДжТехниками с июля 2019г очень плотно, пробую разные идеи и варианты. Прошла разные свои состояния: выгорание/наличие сил, поток срочных дел/спокойные периоды.

Связанные посты
30 комментариев 👇
Илья Выганов, Руководитель разработки 9 декабря 2022

Дайте обратку - не душно ли получилось?

Нет:) Читалось быстро и легко, чувствуется что автор человек-мотор:)

Идея про "потрогать мозгом" хороша, бывало такое но не мог сформулировать:)

"Удаление того, что точно не сделаю" - поддерживаю, практикую:) избавление от гирь высвобождает дополнительную энергию, классный трюк

Но статья порождает вопросы, в том числе и как выше уже писал Александр

А куда вы убираете бусины из раздачи "сегодня"?

Так и другие:

  1. А точно ли в такой куче задач на день не происходит расфокуса и не продалбываются некоторые задачи?
  2. Сколько задач в день в среднем/минимально/максимально удавалось закрывать?
  3. Задачи в список добавляются после предварительной обработки на "задачность" или же этот список является в том числе инбоксом?
  4. Зачем для встречи создавать отдельную задачу что-то уточнить, когда можно прямо в событие самой встречи это написать?
  Развернуть 1 комментарий

@fanmakaron,

"Удаление того, что точно не сделаю" - поддерживаю, практикую:) избавление от гирь высвобождает дополнительную энергию, классный трюк

Я убираю из сегодня (а не удаляю), редко когда мне можно удалить задачу... Но отложить до того дня, когда ее выполнение будет легче - часто можно.
За некоторыми из моих бизнесов стоит уголовная ответственность. Ничего незаконного, но если не удержать строителей (чужих), то они норовят экскаватором "пощупать" хорошо, если водопровод, но ведь там же и 10кВт и газ под давлением...
У меня баек море (не от девичей жизни) про то как газ пытались врезать в напорную канализацию, а другие обиделись, что не дала подключить воду... из колодца КК (канализация) ни из левого ни из правого...

А точно ли в такой куче задач на день не происходит расфокуса и не продалбываются некоторые задачи?

Вернемся к утверждению про "потрогать мозгом" - потрогала = не продолбана. НЕ сделана, но не продолбана. Тут важны нюансы.

Сделаю второй пост про "откуда появляются, как записываются задачки, когда делаются"...

Сколько задач в день в среднем/минимально/максимально удавалось закрывать?

Полагаю этот вопрос не имеет смысла. Точнее, он имеет смысл для каждого отдельного человека. Вы знаете свой состав задач: в среднем на 100 задач: ... - на 20 минут, ... на 5 минут, ... на 40 минут.
Тогда ответ: сколько задач в день вы смогли закрыть - это ответ.
Но Мои задачи для вас терра инкогнита, насколько они легкие? Сколько к ним подготовка занимает?
Тем более я часто не закрываю задачу, а переформулирую ее ... ответ в следующей серии :) Это надо систему описать.

Задачи в список добавляются после предварительной обработки на "задачность" или же этот список является в том числе инбоксом?

А "список задач" от "инбокса" как отличается? Я стараюсь формулировать задачу сразу с глагола, как только стала понятна необходимость что-то сделать.

Зачем для встречи создавать отдельную задачу что-то уточнить, когда можно прямо в событие самой встречи это написать?

Обсудить вопрос с врачом это... как ни странно именно задача, которая решается ПОСРЕДСТВОМ встречи, но иногда электронно. Тем более часто там несколько вопросом, которые со временем имеют тенденцию трансформироваться.
Например: Обсудить анализы, в боку колет, планы по операции, спросить вести ли ребенка? и напомнить про допуск на прививку" (реальная задача)

После встречи с врачом эта задача трансформируется в дальнейшие действия, но костяк : анализы, операция, бок, прививка... будут еще в этом фокусе внимания до тех пор пока не разрешатся.

Я СРАЗУ пишу в задачу точки внимания потому, что у меня НЕТ возможности собирать старые анамнезы - вся информация по этому вопросу (кратко) в формулировке задачи.

ИНАЧЕ - я читая список задач буду понимать, что он НЕ полный

  • задачка: посетить врача (обезьянка помнит: что-то мне надо было у него спросить, но надо искать...) + забуду половину, а врач это минимум 3 часа времени (!)
  • задачка "обсудить с врачом.... + напомнить .... " - потрогал мозгом - она готова к выполнению, только нарядиться и в машину сесть по время.
  Развернуть 1 комментарий
Александр Скачков, Руководитель финансовой службы 9 декабря 2022

А куда вы убираете бусины из раздачи "сегодня"?

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, придется написать второй пост "Когда делать задачки", у меня недельная система... постараюсь не тянуть с ответом

  Развернуть 1 комментарий

часто задач "на сегодня" у нас больше, чем мы можем или планируем сделать

Вот да, согласен. Бывает, что почти не сделал ничего из задач, которые взял на сегодня, но завершенных больше, так как записал те что прилетели и я тут же сделал их, или постфактум (когда пытаюсь разобраться - чем был занят, что за день такой).

Хорошая метафора: нить ожерелья - путь дня, бусины - задачи.

А вообще, показалось, что вы нашли для себя способ работать с большим количеством дедлайнов (из-за большого количества направлений, дел, ответственности).
Способ побороть неопределённость дедлайнов. Когда он вроде бы есть, но его жёсткость (насколько всё сгорит) будет понятна только ближе к его наступлению. Жёсткие придётся сделать (либо выбрать те, что для вас важнее). А другие можно и перенести. Они ещё не сгорят до такой-то даты.

  Развернуть 1 комментарий

@cowabunga, рыбак рыбака видит из далека... Вы меня понимаете.

Правда, вы не оправдали пословицу: "Два юриста - три мнения" ;)

  Развернуть 1 комментарий

@MargaritaZok, одна из мыслей об этой пословице - у каждого второго юриста есть раздвоение личности :)

  Развернуть 1 комментарий

Окинуть взглядом все задачи мне помогает "Утреннее планирование" с @Gvineras13, огромная благодарность за эту возможность.

Если кто-то хочет присоединиться к этому процессу, то смотрите Google-календарь клуба

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, ссылка битая? или только у меня?

  Развернуть 1 комментарий

Обезьянке не страшно это видеть потому, что мое обязательство по отношению к задачам выглядит: "потрогать мозгом", а не "сделать".

Вот это прям важная мысль. Можно ее в тексте выделить. Например, написав перед ней ">"

  Развернуть 1 комментарий

Отложила из списка задач на сегодня те, которые точно не сделаю, а мне за это будто бы добавили мыслетоплива + снизился расход на фокусирование.

И вот это я бы выделил! Прям важно мне кажется

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, выделение в тексте сделала, собственно, из-за этой мысли про отложение и пришлось весть пост написать... мысль была так легка и свежа, что прямо рвалась из меня в наружу :)
Выделение очень хорошо выглядит. Спасибо за подсказку

  Развернуть 1 комментарий
Mikhail Salamatov, Прокрастинатолог 9 декабря 2022

Плюсанул.

На самом деле, у меня самого несколько раз так оказывалось (это я про количество задач). И использовал в целом очень похожий подход.

Мне помогает сортировка «зелёное»-«не зеленое». И делать как можно больше зеленых. В остальном - очень похоже.

  Развернуть 1 комментарий

Логику разделяю. У меня похожая схема. Большой список задач на сегодня сделан для того чтобы СОЗНАТЕЛЬНО отказаться от части, а не просто продолбать сделать. Про бусины: мне ближе аналогия с меню в ресторане.
Пара наболевших вопросов:

  1. Много ли
    ?
  2. Не тяжело ли идут еженедельные обзоры из-за объема?
  3. Ну и чисто для интереса: сколько папок-проектов используете?

З.Ы. Пришло в голову, что реальный вопрос планирования дня, когда все входящие разобрал/раскидал: "Так-с, что я СЕГОДНЯ ТОЧНО ДЕЛАТЬ НЕ БУДУ?"

  Развернуть 1 комментарий

@Egik,

Не тяжело ли идут еженедельные обзоры из-за объема?

Нормально:

  1. Снизила требования к обзору + сделала чек-лист
  2. Беру взаймы чужое мыслетопливо (хожу на обзоры с клубом) иногда трижды: с "совами", с 12-недельным годом и во всеми в понедельник ;))

На самом деле, просто у меня поток дел сильно снизился, я несколько лет последовательно снижала нагрузку и наконец закончила сложный этап, сейчас с каждым днем все легче.

Ну и чисто для интереса: сколько папок-проектов используете?

12 блоков, всего папок 33.
Но скоро будет очередное перетряхивание.
Во-первых, меняется жизнь. Во- вторых, я пробую заводить новые папки и смотрю становится ли лучше от этого?
В зависимостиот объема задач и активности проекта могут папки множиться или объединяться

Пост дополню... точнее напишу следующий

  Развернуть 1 комментарий

@Egik, Собственно из-за того, что я оставляла в своем списке 3 задачи (комплекс про авторские права) уже с июля... каждый день... я поняла, что надо их убирать и ... написала этот пост.

Это задачи-эмоционально заряженные больше, чем необходимостью их сделать (я не замечаю денег от авторских прав на счету, но оскорбление мне нанесли...)

Есть принцип мироздания, который я не могла понять, когда была всего лишь правообладателем: Автор (даже юрист) не может защищать свои права...
Когда я стала соавтором - прочувствовала эту физическую невозможность защищать свои тексты... точнее я могу выбрать защитить текст или себя... как ребенка - защищаешь текст, а твои права автора - страдают.

А защитника я пока не нашла, хотя... хорошая идея натравить на них Адвокотёнка (приобретение года) ;)

Спасибо за вопрос

  Развернуть 1 комментарий

@MargaritaZok, расскажите пожалуйста про Адвокотёнка. Очень интригующее название :)

  • это новый вид юридического сервиса?
  • хороший юрист (адвокат), который берёт маленькие простые дела, но ведёт их очень качественно?
  • искусственный интеллект в виде робота-кота? (почему бы и нет)
  Развернуть 1 комментарий

Большое спасибо за пост! Я годами думал что это я какой-то не такой джедай, а оказывается - я не одинок)

Частенько мой список "Сегодня" это в терминах ДТ список "На неделе". Мне понравилось как вы описали что заранее сложно предсказать какой будет день и я в нём. Иногда сложно предсказать даже в течении дня. Ничего не предвещающий телефонный звонок с утра может обернуться таким эмоциональным всплеском что на половину запланированного на день уже не хватит энергии. И наоборот, бывают дни когда рутина подождёт, а вот ты, Зелёная, которая уже месяц тут, вот тобой то мы и займемся сегодня))

Главное - чтобы система работала (дела делались) ну и конечно - счастье! Если такой супер-гибкий подход удовлетворяет обоим критериям - всё супер!

Единственный но существенный минус который я пока не понял как преодолеть - постоянное ощущение что "задач ещё очень много, а я нифига не сделал (или сделал очень мало)". Разумом то понимаю что не давал ни себе ни кому-то ещё обещаний сделать всё из этого списка, но всё равно сложно остановится в определенный момент и сказать себе - на сегодня всё. Мне кажется, те у кого на день запланировано реальное количество задач, т.е. те, кто периодически завершают день сделав ВСЕ задачи в Сегодня (кстати, интересно какой реальный % таких среди всех джедаев) - испытывают это сладкое чувство "сделал дело - гуляй смело". А у нас в этот момент ещё вагон того что мы за сегодня отложили и будем делать весь ближайший месяц...

  Развернуть 1 комментарий

@redlion, Единственный но существенный минус который я пока не понял как преодолеть - постоянное ощущение что "задач ещё очень много, а я нифига не сделал (или сделал очень мало)"
Заглядывать в "выполненно"

  Развернуть 1 комментарий

@Egik, Согласен, но очень часто вместо "Завершить" и "Создать новую" я просто переименовываю старую задачу (дописываю в начало новое ToDo) и переношу её на новую дату. Например если была задача позвонить кому-то, то явно по результату звонка надо будет сделать что-то следующее. Просто так меньше кликов, задача уже в нужном списке (проекте), уже присвоен тег (if any), плюс видна вся предыстория задачи.

Получается в списке выполнено остается в основном мелкая рутина, а более значимые "проекты" мигрируют, трансформируясь, изо дня в день.

Думаю я просто не умею работать с мини-пооектами внутри больших Проектов. Т.е. мне лень создавать отдельный список на каждое составное действие. Список у меня на большие дела, допустим "Отпуск 2023". И внутри может быть задача такого типа (хронологически читается с конца):

"Запланировать в календарь съездить сделать фото на загран - Записаться на подачу документов - Заполнить онлайн анкету - Сделать загран"

  Развернуть 1 комментарий

@redlion, мне ваша проблема знакома, я подтверждаю результат другим способом: например на ежедневных созвонах или на еженедельном планировании... (тоже перефразирую начало задачи)

  Развернуть 1 комментарий

@redlion, а можно в вашем инструменте ведения задач Дублировать задачу? Тогда у нее должны остаться нужные вам поля, оригинальную задачу можно завершить, а в дубле изменить название

  Развернуть 1 комментарий
Артём Коломыцев, инженер-программист (веб-приложения) 11 декабря 2022

Увлекательно пишете!

Для себя, независимо от того, соглашаться ли с подходом в целом (дата-ориентированным), вынес следующие мысли (спасибо Максу за подсветку 2 из них):

  • стараться сразу формулировать максимально приземленнную задачу (да, это классика ДТ, но тут хороший пример как человек таким образом, боже упаси, даже обходится без инбокса =] )

  • начинать работу с отбрасывания сегодняшних задач, которые я явно не сделаю, ради буста мыслетлплива (не раз так делал, но не задумывался, что это важно)

  • прощупанное = не продолбанное (чует мой панический монстр, что это потенциально опасный подход, но попробовать стоит)

  Развернуть 1 комментарий
Elena, Java-разработчик-аналитик 9 декабря 2022

Спасибо за пост, очень откликается! У меня система аналогичная, принципы листа с задачками точно такие же. Но я "страдала" от того, что у меня всегда 25-30 задач (кроме рабочих), из них 5-10 всегда переношу на другие дни. Мне кажется, что у всех у кого работа + дети + хобби будет огромный объем задач, и правда, что делегирование не убирает задачу, а просто ее трансформирует, хотя по времени это обычно выгодно.
А как вы отдыхаете? Бывают ли дни без задач? У меня проблема с балансом дела-отдых, когда такая куча дел (а у вас в 2-3 раза больше!)

  Развернуть 1 комментарий

@rooibos_girl, напишу пост про как у меня задачки по неделе распределены... (так их делать легче - мне).

Дней без задач не бывает - у меня все задачи в Сингуларити, и про детей и про нянь и про себя/мужа + в выходные никто не трогает по работе - иногда хочется подумать про бизнес-процессы или приходится готовить документы.
Или я надеюсь, что будет вдохновение на задачку - ветер я "нюхаю" каждый день.

Я театры в календарь ставлю - вот и отдых :)

Если я не буду отдыхать - я не смогу работать, просто не встану с дивана.
Я такая умная не от головы, а просто если себя не "очарую" - ничего не сделаю.

  • могу сознание потерять, чаще знаю за минуту, но однажды прямо на ходу... мозг сказал, что НЕ надо его переутомлять.

Поэтому: 1 день "работа" - 1 день "не работа".
После неработы - у меня кураж работать.
Перед оперативкой рабочие только полдня.

Поэтому мне так важно понимать "что в красной зоне сегодня". Поэтому я так люблю ДжТехники, что я в любой момент - раз и ... отдыхаю.

  Развернуть 1 комментарий
Георгий Сухарев, Исполнительный директор, постановщик ТЗ, тестировщик 11 декабря 2022

Маргарита, хочу сказать спасибо за хорошую статью.
Она стала для меня "тем самым знаком" продолжить итеративно улучшать мою "систему дел" - попробовать перейти на singularity для хранения задач и сопутствующей "непосредственной организационной" инфы и архива сделанного.

Ранее всё это вёл в notion, сейчас хочу там оставить справочную инфу по проектам + "организационные моменты медленного действия" - идеи, цели, МБКН и пр.

Если не секрет - есть ли у вас одно более-менее "общее" хранилище для разнообразной инфы (т.е. не узкоспециализированное под отдельный проект или направление, а [почти всё] вперемешку?

P.S. Осознаю момент с "в какой программе надо вести дела, чтобы они делаЛИСЬ?"))

  Развернуть 1 комментарий

@gosha, На счет хранилища общей инфы вставлю пять копеек.

На мой взгляд в современном мире гугла стоит ставить очень жесткое сито на то что действительно нужно хранить.

Больше нужно смотреть в сторону, а как быстро, эффективно, точно я смогу найти информацию в интернете. Этот навык больше тренировать. А сохранять только самое самое, рабочие материалы специфические и часто используемые. Личную информацию. Что-то такое. И на самом деле ее может оказаться не так уж и много и поэтому вопрос ее организации может в принципе отпасть.

Идея минимализма тут очень подойдет.

Пробовал систему цетелькастен (может не правильно написал), пффф
такое чувство было, что я делаю новый интернет. И поэтому я отступил

  Развернуть 1 комментарий

@anton23pochta, есть шанс, что как-то неправильно пробовали. Цеттель же нужно строить именно на своих соображениях. То есть не свой интернет делать, а скорее свою карту интернета. С понятными себе обозначениями и указателями. То есть правильный Цеттель, кажется, может именно помогать в том числе вот этому:

Больше нужно смотреть в сторону, а как быстро, эффективно, точно я смогу найти информацию в интернете

  Развернуть 1 комментарий

@anton23pochta, Про разумность в сохранении инфы знаю и применяю. Но инфы всё равно много, одни только мед. доки мои и 3 детей кучу заметок занимают.
Ну и работа - свой бизнес тоже много инфы генерит
И это я про "справочную" инфу, а есть ещё "организационная".
У автора поста, судя по всему, "своей инфы" тоже д.б. выше крыши, поэтому и интересно.

  Развернуть 1 комментарий
Антон, Начальник сектора 12 декабря 2022

уау!

я могу сказать, что вот пример, на мой взгляд, работающей системы конкретного человека.

Но это лишь конечный результат, что именно под капотом и как к этому пришел один конкретный человек это и есть самое сложное.

на мой взгляд есть некий сумбур, НО при таких сферах деятельности разнонаправленных "победить" его, наверное, невозможно в принципе. Проще принять и контролировать процесс и сильно не переживать когда задач становится и 150-200.

ну и до такого нужно дорасти, система вполне очень рабочая, судя по описанию.

Прочитал один раз, много информации, буду перечитывать, какие-то моменты применять к себе, позже там фидбэк и может быть советы)) а вдруг? советы от любого могут быть ценными.

НУ и могу вас поздравить с тем, что у вас получилось выстроить именно свою систему.

Например, свою я даже и описать не совсем до конца могу, хотя это полезное упражнение нужно каждому проделать. А как работает моя система?

Чувствуется что система гибкая и она реагирует на состояние человека в тот или иной момент. Поздравляю!

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб