Для меня незыблемы принципы листа с задачками:
- Все задачки вносятся в список немедленно;
- Единый список задач (по всем бизнесам, личное/рабочее/саморазвитие...);
- Дату задачи, если это не задачка-развитие проставляю сразу, (не пользуюсь коробочками "сегодня", "на неделе", "позже") т.к.:
- задач много - не возможно их окинуть взглядом за 15 минут, для ежедневного выбора "на сегодня";
- есть задачи "по сроку" (получить/подать, позвонить, подписать, пнуть...) именно в этот день, и это НЕ встречи).
- Если планируется что-то обсудить (для встречи, которая записана в календаре) создаю задачу на тот день например: "обсудить с врачом:...".
Задач много не из-за декомпозирования "в пыль", а потому, что:
- семья большая,
- бизнесов несколько и разноплановых,
- работаю и как спец (не только владею),
- разноплановый персонал (няня/проектировщик/директор),
соответственно:
- задач много и для "сделать" и для "поручить"
- пользуясь делегированием - количество задач (точек внимания) не снижается, просто глагол из "сделать" трансформируется в "проверить". (Ну и по пути появляются "пнуть", "уточнить куда занесло", "узнать срок" :) )
На выходе имею в некоторые дни много задач:
В хороший день:
В день оперативки:
После выпадения из рабочего графика (в случае болезни, стресса, активной работы, иных помех):
Скорее всего у вас меньше задач., но предположу, что часто задач "на сегодня" у нас больше, чем мы можем или планируем сделать
Обезьянке не страшно это видеть потому, что мое обязательство по отношению к задачам выглядит: "потрогать мозгом", а не "сделать".
Даже появился некий кураж: ни у кого нет столько, а я-то какова... (впрочем, я это сейчас активно давлю, хочу не превышать 50 дел). Этого можно добиться путем повышения уровня управленческого персонала и введения алгоритмов.
Вернусь к большому количеству дел: "Зачем?" мне столько?
- чтобы не пропустить те, которые по сроку;
- чтобы окинуть взглядом дела "этого дня недели" (оперативка, семейный, личный...)
- ...
самое главное зачем нужно увидеть все возможности на сегодняшний день: выбрать путь (дела) этого дня.
Это как набирать из бусин ожерелье: сначала высыпаешь что есть, потом отсекаешь совсем не подходящее и в процессе на столе остаются несколько лишних бусин.
Я приняла тот факт, что НЕ могу заранее знать условия дня (нить ожерелья) и, соответственно, планировать: что буду делать в тот день.
Каждый день к задачкам мне раздают:
- погоду,
- состояние здоровья мое/детей/сотрудников,
- разный уровень мыслетоплива/эмоционального состояния (часто после продуктивного дня я не могу работать - последствия выгорания),
- уже запланированные встречи,
- наступление (или нет) определенных событий (геодезисты не сдали отчет, регистрация не прошла),
- форс-мажор.
Раньше я оставляла важные мне эмоционально бусины в списке даже зная, что на них ни времени, ни сил, ни настроения - не будет. (это надо бы сделать, давно себе или дорогим людям обещала, но дело не делаеТСЯ)
Попробовала без сожалений эти бусины всё же убрать из раздачи "сегодня" - удивительный эффект.
Отложила из списка задач на сегодня те, которые точно не сделаю, а мне за это будто бы добавили мыслетоплива + снизился расход на фокусирование.
На этой неделе откладывая задачи я снизила количество недоделанных на конец дня задач.
Сейчас понимаю, что эффект был предсказуем.
Систему выбора направления для дел "сегодня" я сравниваю с движением на лодке.
У меня не так много топлива, чтобы сместить весь груз на моторе, но если поймать ветер!
В такой парадигме эффективность энергии будет выше, но и введение "побочных" ветру целей эффективность снижает.
Подвал
- Дайте обратку - не душно ли получилось?
- Поделилась инсайтом, это не абсолют! Люблю пробовать разные подходы (повышается возможности найти решение к "нерешаемым задачкам", а они - моя страсть).
- Окинуть взглядом все задачи мне помогает "Утреннее планирование" с @Gvineras13, огромная благодарность за эту возможность.
P.S. Пользуюсь ДжТехниками с июля 2019г очень плотно, пробую разные идеи и варианты. Прошла разные свои состояния: выгорание/наличие сил, поток срочных дел/спокойные периоды.
Нет:) Читалось быстро и легко, чувствуется что автор человек-мотор:)
Идея про "потрогать мозгом" хороша, бывало такое но не мог сформулировать:)
"Удаление того, что точно не сделаю" - поддерживаю, практикую:) избавление от гирь высвобождает дополнительную энергию, классный трюк
Но статья порождает вопросы, в том числе и как выше уже писал Александр
Так и другие:
А куда вы убираете бусины из раздачи "сегодня"?
Вот да, согласен. Бывает, что почти не сделал ничего из задач, которые взял на сегодня, но завершенных больше, так как записал те что прилетели и я тут же сделал их, или постфактум (когда пытаюсь разобраться - чем был занят, что за день такой).
Хорошая метафора: нить ожерелья - путь дня, бусины - задачи.
А вообще, показалось, что вы нашли для себя способ работать с большим количеством дедлайнов (из-за большого количества направлений, дел, ответственности).
Способ побороть неопределённость дедлайнов. Когда он вроде бы есть, но его жёсткость (насколько всё сгорит) будет понятна только ближе к его наступлению. Жёсткие придётся сделать (либо выбрать те, что для вас важнее). А другие можно и перенести. Они ещё не сгорят до такой-то даты.
Если кто-то хочет присоединиться к этому процессу, то смотрите Google-календарь клуба
Вот это прям важная мысль. Можно ее в тексте выделить. Например, написав перед ней ">"
И вот это я бы выделил! Прям важно мне кажется
Плюсанул.
На самом деле, у меня самого несколько раз так оказывалось (это я про количество задач). И использовал в целом очень похожий подход.
Мне помогает сортировка «зелёное»-«не зеленое». И делать как можно больше зеленых. В остальном - очень похоже.
Логику разделяю. У меня похожая схема. Большой список задач на сегодня сделан для того чтобы СОЗНАТЕЛЬНО отказаться от части, а не просто продолбать сделать. Про бусины: мне ближе аналогия с меню в ресторане.
Пара наболевших вопросов:
З.Ы. Пришло в голову, что реальный вопрос планирования дня, когда все входящие разобрал/раскидал: "Так-с, что я СЕГОДНЯ ТОЧНО ДЕЛАТЬ НЕ БУДУ?"
Большое спасибо за пост! Я годами думал что это я какой-то не такой джедай, а оказывается - я не одинок)
Частенько мой список "Сегодня" это в терминах ДТ список "На неделе". Мне понравилось как вы описали что заранее сложно предсказать какой будет день и я в нём. Иногда сложно предсказать даже в течении дня. Ничего не предвещающий телефонный звонок с утра может обернуться таким эмоциональным всплеском что на половину запланированного на день уже не хватит энергии. И наоборот, бывают дни когда рутина подождёт, а вот ты, Зелёная, которая уже месяц тут, вот тобой то мы и займемся сегодня))
Главное - чтобы система работала (дела делались) ну и конечно - счастье! Если такой супер-гибкий подход удовлетворяет обоим критериям - всё супер!
Единственный но существенный минус который я пока не понял как преодолеть - постоянное ощущение что "задач ещё очень много, а я нифига не сделал (или сделал очень мало)". Разумом то понимаю что не давал ни себе ни кому-то ещё обещаний сделать всё из этого списка, но всё равно сложно остановится в определенный момент и сказать себе - на сегодня всё. Мне кажется, те у кого на день запланировано реальное количество задач, т.е. те, кто периодически завершают день сделав ВСЕ задачи в Сегодня (кстати, интересно какой реальный % таких среди всех джедаев) - испытывают это сладкое чувство "сделал дело - гуляй смело". А у нас в этот момент ещё вагон того что мы за сегодня отложили и будем делать весь ближайший месяц...
Увлекательно пишете!
Для себя, независимо от того, соглашаться ли с подходом в целом (дата-ориентированным), вынес следующие мысли (спасибо Максу за подсветку 2 из них):
стараться сразу формулировать максимально приземленнную задачу (да, это классика ДТ, но тут хороший пример как человек таким образом, боже упаси, даже обходится без инбокса =] )
начинать работу с отбрасывания сегодняшних задач, которые я явно не сделаю, ради буста мыслетлплива (не раз так делал, но не задумывался, что это важно)
прощупанное = не продолбанное (чует мой панический монстр, что это потенциально опасный подход, но попробовать стоит)
Спасибо за пост, очень откликается! У меня система аналогичная, принципы листа с задачками точно такие же. Но я "страдала" от того, что у меня всегда 25-30 задач (кроме рабочих), из них 5-10 всегда переношу на другие дни. Мне кажется, что у всех у кого работа + дети + хобби будет огромный объем задач, и правда, что делегирование не убирает задачу, а просто ее трансформирует, хотя по времени это обычно выгодно.
А как вы отдыхаете? Бывают ли дни без задач? У меня проблема с балансом дела-отдых, когда такая куча дел (а у вас в 2-3 раза больше!)
Маргарита, хочу сказать спасибо за хорошую статью.
Она стала для меня "тем самым знаком" продолжить итеративно улучшать мою "систему дел" - попробовать перейти на singularity для хранения задач и сопутствующей "непосредственной организационной" инфы и архива сделанного.
Ранее всё это вёл в notion, сейчас хочу там оставить справочную инфу по проектам + "организационные моменты медленного действия" - идеи, цели, МБКН и пр.
Если не секрет - есть ли у вас одно более-менее "общее" хранилище для разнообразной инфы (т.е. не узкоспециализированное под отдельный проект или направление, а [почти всё] вперемешку?
P.S. Осознаю момент с "в какой программе надо вести дела, чтобы они делаЛИСЬ?"))
уау!
я могу сказать, что вот пример, на мой взгляд, работающей системы конкретного человека.
Но это лишь конечный результат, что именно под капотом и как к этому пришел один конкретный человек это и есть самое сложное.
на мой взгляд есть некий сумбур, НО при таких сферах деятельности разнонаправленных "победить" его, наверное, невозможно в принципе. Проще принять и контролировать процесс и сильно не переживать когда задач становится и 150-200.
ну и до такого нужно дорасти, система вполне очень рабочая, судя по описанию.
Прочитал один раз, много информации, буду перечитывать, какие-то моменты применять к себе, позже там фидбэк и может быть советы)) а вдруг? советы от любого могут быть ценными.
НУ и могу вас поздравить с тем, что у вас получилось выстроить именно свою систему.
Например, свою я даже и описать не совсем до конца могу, хотя это полезное упражнение нужно каждому проделать. А как работает моя система?
Чувствуется что система гибкая и она реагирует на состояние человека в тот или иной момент. Поздравляю!