Как эффективно управлять большим объемом электронной почты и оптимизировать систему сортировки?

Я могу рассказать, как управлял своими задачами, работая в крупной полугосударственной корпорации. Пару лет назад я написал заметку, которую всё никак не могу обновить — не было на то необходимости: https://rustam-aka-rust.github.io/rustnotes/Notes/Фреймворк-управления-делами-и-проектами.

В ней нет точного описания того, как я работал с письмами, но на ваш вопрос попробую описать свой подход, хотя всех деталей сейчас не упомню — было давно, уже более семи лет не работаю в корпоративном сегменте.

Для начала немного вводных:

— Крупная государственная компания, занимающаяся добычей природных ресурсов из недр земли и успешно экспортирующая их по всему миру, несмотря на все санкции.

— Я управлял розничным блоком — самым крупным, с большим количеством звеньев, от логистики и найма до сбыта и хранения.

— Ежегодные реконструкции и запуски, в подчинении — несколько тысяч человек.

— Ни дня без проблем: взрывы, возгорания, грабежи, смешения, судебные иски, скандалы, увольнения, хищения, недостачи — и всё это в ежедневном режиме.

— В день приходило от 400 до 600 писем, из них только с АЗС — 200+. Ежедневные отчёты — это ещё 20 писем, финмониторинги — 20-40, анализы цен и прочая "мелочь".

— В этом "зоопарке" часто приходили письма, которые были важны, и они регулярно "продалбывались". За это меня нещадно "вылюбливали", пока не случался очередной мега-факап.

Пока я был молод, до 28-30 лет, то, что меня раз в месяц "любили" за продолбанное, меня особо не парило. Но потом это стало доставать — не потому, что вдруг проснулось чувство ответственности, а потому, что на каждый такой "акт любви" мне приходилось писать служебную записку, проводить расследование, отписываться самому себе. В общем, вся эта "блевотная" корпоративная и государственная бюрократия. С ростом должности я заметил, что это отвлекает меня от выполнения действительно важных задач, и решил что-то с этим сделать.

Решение оказалось простым, но всё ещё рискованным, потому что шанс что-то упустить никуда не делся, хоть и стал значительно ниже.

Первое, что я сделал — составил список лиц, чьи письма никак нельзя было пропускать, даже если они были адресованы не мне, а я просто стоял в копии. Список оказался не таким уж и большим: президент компании, коммерческий директор, пара замов пониже, мои функциональный и линейный руководители. Последних двоих я включил из уважения и потому, что мы друг друга прикрывали, а не потому, что боялся быть ими отчитанным.

Слава Богу, эти люди не так часто писали письма, где я хоть как-то был задействован.

Вторым этапом я настроил фильтр: если я стоял в письме в копии, то письмо автоматически падало в папку "для информации", и я его никогда не читал — только если мне не звонили и не просили это сделать голосом.

Далее, все письма, которые направлялись мне от смежных отделов, сваливались в папку "когда-нибудь, если будет время". Кто-то скажет, что это хамство, ведь если пишут, значит, хотят услышать моё мнение или решить со мной какой-то вопрос. На это я отвечу: хорошо, но если я не знаю, как это поможет мне лучше выполнять мою работу, значит, оно помешает мне её выполнять. Поэтому, если написали, а я не ответил, и если действительно что-то нужно, они сами придут и скажут это голосом. Если при этом будут мямлить, то будут посланы великим русским языком к моему заму или начальнику того участка, в отношении которого ко мне обратились. У меня была целая команда грозных специалистов, которые гвозди на завтрак переваривали.

Четвёртая группа писем, которую я всегда читал, — это письма от людей, от которых зависело, как я выполняю свою работу. Как правило, они сидели рядом со мной в опенспейсе, за исключением начальников участков, которые всегда находились "на земле". Вот их письма, сообщения и всё остальное я читал без задержек. Почему? Потому что, если эти ребятки мне писали, значит, что-то случилось, и им действительно нужна моя помощь. Обычно я общался с каждым из них голосом каждую неделю, пока стоял в пробках по дороге в офис или домой. А раз в неделю мы все встречались в офисе, чтобы "нарезать" план на неделю и пощекотать друг другу нервы. Потому что, как бы я их ни ценил, ни любил и ни уважал, они всё равно иногда факапились, а когда их 12 человек + бекофис — факапы становились обыденным делом.

То есть я создал пул людей, от которых зависело качество выполняемой мной работы, и настроил фильтры, чтобы всегда их слышать и слушать, а всё остальное нещадно "вырезал". В итоге, из 400-600 ежедневных писем я читал максимум 20-40, и делал это три раза в день: утром, когда приходил, в обед и вечером перед уходом. Всё остальное время я занимался решением вопросов, которые помогали выполнять работу "на земле" эффективнее.

Да, помимо скромного пула из 25 человек, было достаточно много общения со смежными отделами и переписки, в которых я участвовал, но я её настраивал так, что контакт был в основном с руководителями верхнего уровня. Перед тем как что-то написать, я всегда мог позвонить и обрисовать проблему.

Обычно все подобные контакты были запланированными и не носили стихийный характер, хотя форс-мажоры случались, и тогда я звонил, бегал и договаривался. Личный контакт, как 7 лет назад, так и сегодня, значительно более ценен, особенно когда высокие риски. А если я начинал бегать, это значило, что стоимость проблемы крайне высокая.

Надеюсь чем-то смог быть полезным.

В итоге в моем Inbox постоянно скапливается около 1500 писем, и я физически не успеваю их обработать.

А как быстро появляется столько писем? Это задень? о_О