Что делать когда календарь съедает список задач???

Главный корень зла везде один (что в перегруженном календаре, что в перегруженном списке задач) - планирование на день заведомо больше, чем нам по силам. В наихудшем варианте - скатиться до только планирования, когда на выполнение запланированного уже нет сил :)

Надо учиться работать меньше! Ибо цена - здоровье!

Т.е. лично я именно с указанного корня зла начал бы, а не с попыток подстроиться (пытаться правильно распределять энергию и время, восполнять ресурсы, находить возможности успевать и т.д.).

Заканчивать встречи раньше или что-то делать прямо на них :-)

У Александра Фридмана, есть процедура — прошивка календаря. Когда туда вносишь сначала завтрак, обед, ужин. Потом встречи и обязательно перерывы (5-10 минут). Вносить все-все встречи, даже личные (можно их скрывать от публичности).
Можно вносить ещё окна хаоса (выделенным временем в календаре, когда вы работаете со входящими запросами. Будь то мелкие задачи или ответы на вопросы. Тоже тема Александра Фридмана).

У меня работают вот такие правила:
Есть выделенный день без встреч.
1:1 делаю по 20-40 минут — огрызки времени использую на короткие задачи или на просто выдохнуть. Уменьшаю частоту встреч на раз 1,5-2 недели. Если что-то срочное я могус человеком отдельно встретиться по проекту (или асинхронно в чате).
Если много встреч обязательно выделяю время на обед.
Как вариант ещё можно делегировать собеседования своему преемнику и/или сильному лиду, развивать институт найма внутри команды.

я сделал так:
на время с 00-00 до 08-00

ставлю задачи которые обязательно должен выполнить сегодня без привязки ко времени

с 08-00 до 20-00

1. задачи жестко привязанные ко времени
2. задачи время которых я примерно знаю когда буду делать

с 20-00 до 24-00
задачи которые хотелось бы сегодня выполнить

таким образом с 8 до 20 я вижу все свои обязательные задачи

в свободное время я могу брать задачи из времени с 0 до 8 и если осталось время задачи с 20 до 24

В таком контексте особо не выживешь.

Если есть возможность "проредить" свой календарь от жестких (привязанных ко времени) встреч, то это нужно сделать. А полученные окна использовать для решения гибких задач.

Если нет такой возможности и каждый день предполагает подряд идущие встречи (собеседования, 1:1, созвоны и проч), то возможно стоит порефлексировать на тему делегирования или отказа от части задач.

Может часть встреч можно делегировать или пропустить. Или часть гибких задач пропустить или делегировать на кого-нибудь. Или регулярки сделать чуть реже - не раз в неделю, а раз в три. Что и на сколько изменится?

Тут в комментах уже упомянули, что корень зла в том, что задач на день больше, чем их можно выполнить. Если возникла идея такого поста, то наверно описанная ситуация происходит не первый раз. И если кажется, что объем задач норм, то скорее всего это не так. (тут мое субъективное мнение, конечно же :))

Возможно стоит снизить планку по задачам. Либо снизить эмоциональную планку по реакции на их невыполнение.

Я сам был в похожей ситуации. Хитрых и легальных маневров не нашел. В итоге заплатил здоровьем. Больше так не хочу.

Часто нам кажется, что мы делаем недостаточно задач, забивая все доступное время. Иногда нужно остановиться, выдохнуть и сказать: "Три задачи из десяти. Кто молодец? Я молодец!".

Очевидный, но столь же малополезный совет - уменьшить количество своей работы. По себе знаю, что она не уменьшается.
Мой календарь выглядит похожим образом.
Но все же:

• я забил себе ежедневный "обед" с 12 до 13 - это мне гарантирует, что хотя бы в этот час у меня окно останется
• сделал ежедневный тим-митинг с 10 до 11, но не так, что весь тим каждый день приходит на час, а что у всех это час заблокирован, и я могу любую тему назначить на любой день и позвать тех кто мне нужен. Таким образом уменьшилось количество еженедельных созвонов
• многие не очень жадные до мыслетоплива вещи я действительно делаю во время митингов, в которых я не ведущий
• в какой-то момент психанул, проанализировал календарь и отказался от ряда митингов куда я приглашен.

Соболезную товарищу по несчастью.