Как ограничить количество проектов в работе?

 Публичный пост

Вот я выписала все свои хотелки, прогнала их через чтобычтотор, половина отсеялась, потом я подумала, а как еще, и в итоге у меня есть 12 проектов, все важные и нужные, и во всех можно (и хочется) делать что-то прямо сейчас. И получается, что при наличии времени и энергии я ношусь как электровеник и реализовываю все эти проекты, дела не заканчиваются, никогда не возникает ощущение, что я сделала достаточно или продвинулась достаточно далеко. Каждый ежеденедельный обзор показывает, что можно сделать еще кучу всего, и так до бесконечности.

Нейроинтеграция жестко ограничивает количество нового 15% от времени бодствования (максимум один проект за спринт, балансируя это отдыхом). Что на этот счет думают джедаи? Есть ли какие-то индикаторы, которые вам помогают понять, что уже хватит? Как вы проводите обзор результатов своих проектов?

14 комментариев 👇

Первое что пришло в голову:

  1. Хорошо бы понять что у вас за "проекты". Это дела, состоящие из более одного действия (например, "отремонтировать балкон"), или что-то уровня образа жизни (например, "улучшить уровень англ. языка").
  2. Необходимо трезво оценивать свои возможности. Если понаблюдать за собой какое-то время, то можно прийти к выводу сколько проектов вы объективно можете реализовывать одновременно и/или сколько задач в день можете выполнять.
  3. Вспомните поговорку "за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь". Примерно так и тут - будете рассредоточивать свои ресурсы между 12 проектами, везде будете продвигаться, но очень медленно, будете только изматывать себя. Попробуйте начать с концентрации над одним проектом, а остальные отложите на потом. Если очень грубо, лучше за год последовательно реализовать все проекты, чем одновременно ползти по 12 проектам.
  4. Попробуйте еще раз отфильтровать оставшиеся проекты. Задавайте себе вопросы более низкого уровня (например, "этот проект действительно важен?"). Пропустите через упражнение "5 зачем?". Обсудите важность проектов с партнером. Попробуйте описать необходимость проекта со стороны третьего лица.
  5. Если у вас есть руководитель, который заинтересован в реализации проектов, согласуйте с ним план реализации.
  Развернуть 1 комментарий

@skalex, большое спасибо за советы! Пара ответов - может быть, у Вас будут на них свои комментарии.

  1. В основном уровня образа жизни, есть пара проектов типа "более 1 действия", но там скорее "100500 действий". У Вас есть какие-то советы или индикаторы на этот счет?
  2. Проблема с концентрацией над одним проектов чаще всего в том, что есть неизбежные паузы между задачами по проекту. Английским непродуктивно заниматься весь день каждый день, между тренировками надо восстанавливаться и т.п. Вот и получается, что в работе сразу несколько проектов. Кстати, возможно тут еще есть фактор усталости от переключений.

А есть какие-то данные или личные наблюдения, которые подтверждают, что эффективнее реализовывать проекты последовательно?
4. Каков результат этого? Сократить количество проектов? Приоритизировать?

  Развернуть 1 комментарий

@flythreebucksfly, я считаю, что деятельности уровня образа жизни не место в задачниках. Если не усложнять свою жизнь, то будет достаточно двух инструментов - календаря и ежедневного чек-листа. Вы упомянули занятия иностранным языком и тренировки. Найдите в своем режиме дня время для этих занятий, забронируйте время в календаре и именно в это время занимайтесь. У каждого немало действий уровня привычек. Например - утренняя зарядка. Их удобнее заносить в чеклист. По факту привития привычки, удалять привитое из чеклиста, потому что это уже закрепилось в вашем образе жизни. Простой индикатор, который тут можно использовать - кол-во времени на занятие. Пихать 5-минутные занятия в календарь избыточно, а в чеклист приемлемо.

Как минимум, есть личный опыт :) Знаю что такое пытаться делать одновременно 12 проектов - по факту это стояние на месте, бесконечное манипулирование задачами и прокрастинация, потому что не можешь даже решить а что сейчас делать-то (это надо, вот это тоже надо, и еще вот это, и все сразу). Но это история именно про Проекты (состоящие из более 1 действия), а не про образ жизни. Но стоит упорядочить проекты, как они "волшебным" образом быстренько делаются.

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, "забронируйте время в календаре и именно в это время занимайтесь " Мне вот такое совсем не заходит. И чеклисты тоже. А вот как раз повторяющиеся задачки в тудуисте очень даже помогают не продалбывать.

  Развернуть 1 комментарий

@Hedin, человек просил советов, я накидал варианты + ваш = можно пробовать и выбирать под себя :)

Что касается повторяющихся задач именно в таск-менеджере - лично для меня это БОЛЬ. Поэтому по умолчанию не стал советовать.

  Развернуть 1 комментарий

@Hedin, но я хочу заметить, что концепция "режим дня" мне очень близка. Все-таки, как ни крути, а в сутках ограниченное кол-во времени и можно распланировать свой день так, чтобы успевать делать все то, что нужно делать. Если конечно именно делать, а не только планировать :)

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, "можно пробовать и выбирать под себя"
Все так :-)
"можно распланировать свой день"
Ни один план не выдерживает столкновения с реальностью, дальше вопрос насколько. Я понимаю, что мой полетит сразу и совсем. Многое конечно планируется в календаре, но многое остается в режиме "когда найдется минутка".
И когда она находится, открыт список задач увидел сделал.

Продалбываю я вещи оттуда часто, но это уже болеть перестало :-)

  Развернуть 1 комментарий

@Hedin, у меня еще такая мысль промелькнула, что вот мы тут все такие продвинутые и организованные, советы даем, а у самих-то насколько все успешно работает?.. :) Такое же можно сказать и про консультантов, которые за деньги тренинги проводят, книги пишут. Теория всем понятна, а на практике да, реальность все расставляет по-своему.

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, у меня список проектов сейчас почти не работает.
Есть один большой проект который я знаю без списка, и он закончится/переростет/породит в другой в среду. Те реально проект.
Что то что хотелось но не хватает на это сил ставлю на паузу.
Рабочее время организовано календарем а не проектами.

Вроде у меня с ними некоторый устраивающий меня вариант нормы.

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, по поводу последовательной реализации проектов приведу мысль из "Краш курса по затаскиванию проектов в срок" Наташи Бабаевой.

Представьте, что у вас 4 проекта. Каждый из проектов можно завершить за неделю.
По завершении проект начинает приносить 20 единиц ценности в неделю.

Если проекты делать параллельно, то первые единицы ценности будут получены через 4 недели. 80 единиц.
Если проекты делать последовательно, то первые 20 единиц ценности будут получены уже в конце первой недели.
Еще 40 единиц - в конце второй. 60 - в конце третьей. И 80 - в конце 4.

При параллельном выполнении через 4 недели 80 единиц.
При последовательном через 4 недели 20+40+60+80 = 200 единиц ценности.


  1. На вашем месте для начала понял бы, где проекты, а где процессы.

Посколько от проектов избавиться можно, а к процессам только адаптироваться.

Как понять, где проект?
У проекта есть завершение. Задать себе простой вопрос: когда могу считать проект завершенным?
Например, для проекта "Подготовить презентацию" и процесса "Позаниматься английским" ответы будут разными.

  1. Выбрал бы важные проекты, которые нужно завершить в первую очередь.

  2. Понял бы, сколько проектов могу делать одновременно. Тут нет какой-то определенной цифры, нужно смотреть на собственные ощущения. Если тяжело вести 5 проектов одновременно, то сокращать до 4. Если 4 тяжело - до 3 и т.д. пока не нащупаете нужное количество, с которым комфортно.

  3. Распланировал полностью проект со всеми сроками. Назначил еженедельные фокусы. Разбил недельные фокусы на ежедневные задания.

Для процессов рекомендую выделять на них определенное время. Например, сегодня в течение 25 минут занимаюсь английским. Чтобы проще было концентрироваться, рекомендую технику помидора.

  Развернуть 1 комментарий

@Topilka, по поводу проектов и ценности. Вы же понимаете, что нельзя действовать предельно формально (как Наташа Бабаева завещала или еще кто-то). Проекты, жизнь - это очень индивидуально. Поэтому и решения должны быть индивидуальные, адаптированные по конкретного человека. А то можно подвести и такие итоги: +200 единиц ценности в результате выполнения проектов получено (для кого?). А если человек их реализовывал во вред своему здоровью? Минус сколько от психологического состояния?

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, согласен с вашей мыслью об индивидуальности. Я не настаиваю на тактике последовательного выполнения во всех жизненных и рабочих проектах. Я лишь делюсь точкой зрения в ответ на вопрос автора выше:

А есть какие-то данные или личные наблюдения, которые подтверждают, что эффективнее реализовывать проекты последовательно?

Я не знаю детали ситуации автора. Поэтому пишу то, что может подойти, на мой взгляд. Если автор понимает, что данная стратегия навредит его здоровью - вероятно, он ее использовать не будет. Тут уже автор сам решит.

  Развернуть 1 комментарий
Антон Жулитов Разработка ПО, руководитель. 6 сентября 2023

Тут слово проект очень путает. Все так привыкли к проектному управлению что называют проектами все подряд.
Для меня главный критерий проекта у него есть начало и окончанеи.
Отдельно существуют темы, например спорт. Я не собираюсь в обозримом будущем заканчивать спорт.

Кроме работы я могу тащить 1 важный и серьезный проект. На больше мозга не хватает. Бывает и один норовит забрать больше мозга и времени чем есть. Соответсвенно если их на горизонте 12 я задам себе вопрос "какой 1 из них для меня сейчас действительно важен".

По темам же я делаю повторяющиеся задачки ("съесть витамины") и цели в недельном планировании ("Выбраться побегать 3 раза в неделю"). Если цель тотально продолбана, на след неделе по этой теме выберу цель скромнее. В пределе заброшу тему.

Список проектов и их обзор у меня сейчас скорее не работает.
В рабочем контексте тоже есть темы и проекты но там они больше подчинены календарю и рабочему трекеру задач.

  Развернуть 1 комментарий
Денис Белоцерковский Руководитель разработки 13 сентября 2023

Давайте будем честными. Одно временно можно выполнять только один проект. Поэтому либо постоянно перескакивать с проекта на проект, либо сосредоточится на чем-то одном и в потоке довершить до конца. А иначе тратится и мысле топлево и нервы и время.
Самое классное это визуализировать все что надо сделать, так как часто много скрытой работы и понять важность и срочность. И еще ввести WIP (work in progres). Как это не страно, но если не хвататься за все подряд а делать не более 3-5 проектов, то работа спорится быстрее.

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб