О «Входящих» (на примере WhatsApp)

 Публичный пост
5 апреля 2022  1129
Слезы прозрения

Предположу, что не все люди осознают реальный список того, что порождает сущность "Входящие", ограничиваясь лишь соответствующими папками в клиенте электронной почты и программе для управления задачами. Вот еще несколько примеров:

  • все мессенджеры (WhatsApp, Telegram и т.д.);
  • фотографии (Google Photos и т.п.);
  • контакты;
  • sms;
  • файлы на жестком диске компьютера;
  • закладки в браузере;
  • открытые вкладки в браузере.

Список может быть продолжен, но и этого уже достаточно и много.

Снова предположу, что в вышеуказанных хранилищах информации не у всех людей порядок, с течением времени система захламляется сама собой. Задача этой статьи - лишний раз намекнуть, что приёмы из техник самоорганизации можно применить в разных инструментах, а не только в электронной почте. Цели - поддержание системы в порядке, не забывать о делах, не перегружать голову информацией, находиться в спокойном состоянии.

В зависимости от инструмента некоторые шаги могут быть реализованы по разному, но основы подхода везде одинаковые.

Проблема будет рассматриваться на примере WhatsApp. Обычная ситуация:

  • имеем большое количество активных чатов с коллегами, родственниками, друзьями и др.;
  • периодически появляются новые активные чаты;
  • в течение дня в чатах появляются сообщения, которые могут порождать для вас какие-то действия (например, сообщение от второй половины "купи в магазине молоко");
  • впоследствии в этих же чатах появляются новые сообщения, которые могут повлиять на вероятность выполнения ранее порожденного действия и/или порождать для вас новые действия;
  • если вы не из тех людей, кто привык сразу же записывать свои необходимые действия и не обладаете отличной памятью, скорее какие-то действия вы так и не сделаете, т.к. забудете;
  • кроме действий, в чатах появляются и другие объекты - ссылки, фотографии, идеи и многое другое.

Всё, что нужно сделать, чтобы эффективно расправляться с информацией в WhatsApp, это:

  • отмечать в чатах сообщения, которые требуют ваших действий или внимания. Для этого в WhatsApp есть функция переноса сообщения в "Избранное";
  • по факту переноса важных сообщений в "Избранное", архивировать чат. В WhatsApp есть функция архивации чата.
  • создать в своей программе управления задачами периодическую задачу типа "Обработать сообщения в WhatsApp". Или включить такое действия в ежедневный обзор системы. Или выработать привычку обработки сообщений, находящихся в избранном WhatsApp.

Что имеем в итоге:

  • чистый список чатов;
  • сообщения, требующие действий / внимания, гарантировано записаны и обработаны.

Замечания:

  1. Зачем переносить в избранное, если можно сразу записать задачу? В современных реалиях поток информации (особенно в мессенджерах) слишком большой. Отметка важных сообщений и их обработка в спокойном режиме лично мне кажется более эффективным подходом.
  2. Не уверен, что применимо для всех. Точно применимо для тех, у кого мессенджеры это инструменты коммуникации. Видел, как из мессенджера делают таск-менеджер.
  3. Можно обвинить, что не исключена потеря оперативности (ведь мессенджер - это синхронный инструмент коммуникации). Важное вы не забудете, либо оно всплывет у вас в другой форме (например, телефонным звонком).
31 комментарий 👇
Владимир, Корпоративный прокрастинотолог 6 апреля в 12:33

Все круто, единственное замечание :

(ведь мессенджер - это синхронный инструмент коммуникации)

Оно может быть синхронным способом связи, если у вас включены уведомления, но я надеюсь вы живете без них :)
Если оповещений нет - это ассинхронный канал, пусть и чуть более оперативный, чем почта для большинства (хотя тоже вопрос отношения)

  Развернуть 1 комментарий

@nerealvm, безусловно уведомления нужно отключать. Но есть важный момент - в компании может быть такая договоренность, что такой-то мессенджер используется для работы и от всех сотрудников требуется оперативная реакция. Вот это очень грустная история.

  Развернуть 1 комментарий

@nerealvm, Володя, даже если оповещения включены это не делает мессенджер синхронным способом связи :) либо я не понимаю значение слова синхронный. С моей точки зрения синхронные способы связи (кроме личного общения) - это телефон или видеосвязь, все остальное асинхронное.

  Развернуть 1 комментарий

@Ingwarr, ок) квазисинхронным)

  Развернуть 1 комментарий
mclotos, Мастер по рефакторингу чужого говнокода 6 апреля в 12:19

У меня по всем мессенджерам есть фиксированное время - например с часу до двух, пока я на обеде, я читаю мессенджеры. А если задача реально срочная, то мне позвонят.

  Развернуть 1 комментарий

@mclotos, это корпоративный мессенджер? а то странно что читаете только во время обеда :)

  Развернуть 1 комментарий

@Kverde, да, это Slack, туда сыпется много всего - уведомления из jira, bitbucket, ообщения с серверов и т.д.. В общем начиная от запросов на ревью и заканчивая событиями из календаря или уведомления об ошибках в новом коммите. Все эти штуки сыпятся в Slack, в разные каналы. Какие-то каналы у меня включены в беззвучный режим, на каких-то каналах я получаю уведомления только если меня позвали и т.д. Я долго и упорно убеждал всех перейти из скайпа, ватсапа, телеграма, почты на Slack и теперь я счастлив =)

  Развернуть 1 комментарий

@mclotos, я в последнее время действую так - до обеда у меня отключены все мессенджеры, т.е. пол-дня я стараюсь концентрированно поработать (именно, стараюсь, т.к. все равно найдутся отвлечения). В мини-перерывах заглядываю на телефоне (в основном ради сообщений от родственников). А после обеда включаю, это уже менее продуктивное время дня.

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, да, если совсем отключиться от мессенджеров, то возле кабинета собирается небольшой митинг =)

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, опять же странно, в мини перерывах, когда надо как раз дать упор на восстановление сил, мы растрачиваем их на "быстренько посмотреть"... противоречиво экономии мыслетоплива, нет?

  Развернуть 1 комментарий

@mclotos, по этой проблеме тоже есть решение (ориентированное на руководителей). Вспомните как работают с посетителями врачи - у них есть строго отведенный приемный час, а вне этого часа они спасают жизни людей. Что было бы, если бы во время спасения жизней их дергали посетители? ;)

  Развернуть 1 комментарий

@TruePi4, это меньшее зло, чем заглядывать туда в процессе работы. Не вижу проблемы заглянуть в телефон, когда зашел размяться в корпоративный спортзал, например. Самое главное тут - не залипнуть в телефоне!

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, в спортзал или столовую вообще телефон стараюсь не брать, если нет роли 'пожарного', когда просто необходимо быть на связи all day long...

Всё же мне кажется, что зло - оно всегда зло и бороться с ним нужно в специальное время в специальном обмундировании ;)

А переключаясь на чашечку кофе или на пару подходов, как говаривал и писал в своих статьях один прокрастинатолог: 'никакого фейсбука, новостей и так далее...' ну или вот это: 'мозг эффективно работает только над одной задачей'.

А вы его искусственно нагружаете, выходит? во время когда он должен отдохнуть?

Это всего лишь предположение о заблуждении, утверждать не могу =(

  Развернуть 1 комментарий

@TruePi4, если формально - да, искусственно нагружаю. Но я не просто так упомянул родственников - в основном только этой группе контактов уделяю долю внимания в перерыве. Вы же вряд ли будете игнорировать родителей, например?

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, Родители и семья, как раз та категория людей, в моём случае, которые меня почти не тревожат, а по супер важным поводам - звонят. Так уж мы договорились.
Но Вы правы, я предполагал чтение в мини-перерывах именно рабочих чатов, а не семейных, хотя строго говоря, отдыхать от контента нужно от любого и риск подсесть на переписку с родственником, вместо тренажёра, возрастает в случае просмотра чата с родственником перед тем как крутить педали.

  Развернуть 1 комментарий

@TruePi4, то, что вы написали про семью - это уже про создание договоренностей и привитие окружению правильных подходов. Это не менее важно, чем самоорганизация.

  Развернуть 1 комментарий

@mclotos, склоняюсь к этому, но пока не могу организовать. По сути, если глубоко задуматься, то нужно во всех жизненных сферах, процессах найти баланс получения, осмысления и использования. Но как же это легко на словах. Вот в данный момент задаюсь вопросом, а прочтение данного поста, прочтение комментариев и ответ - это что к чему относится, скорее всего к осмыслению все-таки.

по факту нам нужно поработать и с источниками входящих, настроить фильтры на них, а действительно нам нужен этот конкретный чат, а этот? а эта подписка? а та? вот еще где большая проблема. А может наоборот оставить все как есть и по мере возможности разбирать входящие без мысли, что пока все не разберу, дальше ничего делать не буду, и в связи с этим концепция пустого инбокса может и несколько устарела в свете этого дикого информационного развития.

Или стоит вводить систему просмотра тех или иных входящих с определенной частотой.

а то по факту получается сплошная проверка входящих + дофоминовая петля, ведь по сути люди в тиктоке и инстаграмме постоянно проверяют входящие, но их бесконечно))

для начала нужно это осознать

  Развернуть 1 комментарий

@anton23pochta, по всяким подпискам и каналам в телеграме у меня даже есть специальный день. Каждый месяц первого числа я открываю почту и телеграм, смотрю где сколько непрочитанных (сообщений в тг или писем в папке). Если больше какого-то адекватного количества - отписываюсь нах. Это я взял из старой методики по управлению свободным местом на жестком диске - создаете папку, кидаете в неё всё что потенциально вам не нужно, ставите дату на папке. Если с этой даты прошёл месяц и вы туда ни разу не заглянули, значит rm -rf лучшее что можно сделать с этой папкой

  Развернуть 1 комментарий
Константин, Руководитель отдела 6 апреля в 05:59

То же самое удобно и в Telegram, отправлять сообщения в Saved messages, периодически их разбирать и превращать в задачи.

  Развернуть 1 комментарий

@Kverde, конечно, поэтому я и написал, что это применимо к любым мессенджерам :)

  Развернуть 1 комментарий

@Kverde, в Telegram вообще всё удобнее организовывать, чем в WatsApp. Можно отправить сообщение в Singularity Bot и он автоматом создаст новую задачу во Входящих Singularity App. Очень удобно. Скорее всего, у других приложений тоже есть аналогичные боты.

  Развернуть 1 комментарий

Ниже опишу свои сомнения применимости и полезности в ключе обработки групповых чатов, в которых так же может быть информация в инбокс.

Если переносить в Избранное каждое сообщение, которое должно быть превращено в задачу, не понятно, как перестать отслеживать эти многочисленные группы, в которых, как минимум в 10, может прилететь задача для тебя.

Если предположить, что во время разбора и осознания инбокса, ты начинаешь смотреть на сообщения. Максимум что можно сделать, аналогично email, отсеять по заголовку чата: "тут точно для меня ничего важного не будет". А вот в 10-ке важных придётся прочитать историю из >200 сообщений, чтобы понять, есть там то, что требует пересылки в инбокс или нет? Или уже решили не делать в горячем споре? Или не для тебе теперь этим заниматься... В этом случае экономии как-будто не выходит совсем...

Способ рабочий, но есть баги =( Как обойти пока не придумал...
В итоге сам сталкиваюсь с тем что начинаю с отслеживания 10-ки важных, а потом, что не удивительно, начинаю читать всякие новостные подписки и выходит как постоянное листание ленты с котиками...

P.S. С другой стороны, на всё это есть один вполне точный ответ. если кому-то, что-то от тебя действительно нужно, он тебя найдёт и достанет. Позвонит, придёт лично и т.п.

  Развернуть 1 комментарий

@TruePi4, если вас беспокоят ваши многочисленные группы и возникающие в них задачи для вас - с этим нужно разбираться :) Кто для вас создал такую среду обитания, насколько это удобно всем и т.д.

Меня беспокоила простыня чатов в моем WhatsApp и т.д. - я нашел для себя решение и поделился им. Если список чатов пуст, значит все обработано (записано). Как показала практика - это просто эффективнее.

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, решение Ваше отличное. И всё верно Вы говорите, оно не работает для меня лично и это моя проблема.

Мне хотелось не как-то принизить Ваш способ, а привести пример, когда Ваш подход обработки 'Входящих' - не срабатывает.

Для себя я решил проблему схожим образом, но не совсем. (у меня telegram)

  1. Обязательно выключены все уведомления, кроме, возможно 1-2, жизненно необходимых. (у меня это жена и шеф, они не пишут мне просто так) + кружопели выключил максимально, как можно в TG
  2. Все 'бесполезные', развлекательные чаты ушли в архив, для их чтения, есть отдельное время.
  3. Остальные чаты периодически (примерно раз в 1-2 часа), просматриваются, сначала только личные сообщения (их обычно не много), потом сообщения в групповых чатах. Важное перемещается в 'Избранное', для работы с которым, есть так же отдельное время.
  4. На самом деле, групповые чаты, тоже разделены на группы (возможно это только фишка Telegram) и просматриваю я только те, где могут быть целевые сообщения.

Беда приходит тогда, когда в групповых, происходит обсуждение и спор по поводу того важного из которого Вам предстоит что-то сделать. И теряется то, что надо положить в избранное и потом обдумать =(

  Развернуть 1 комментарий

@TruePi4, тут немного могли бы помочь треды, по крайней мере они помогли бы сгруппировать дискуссии по проблемам, их было бы проще читать и обрабатывать. Но тредов нет в стандартных мессенджерах, только в Slack и ему подобных.

  Развернуть 1 комментарий

@TruePi4, а как вы работаете с "Непрочитанным"?

Оно же содержит все чаты без разбора.

Или не пользуетесь им?

  Развернуть 1 комментарий

@noospheratu, Вот Вы сказали, я увидел, что есть такое, в рекомендованных папках, но у меня не создана такая. Выходит не работаю и кажется, что это хорошо.

  Развернуть 1 комментарий
Ксения Носкова, Руководитель проектов в IT, Битриксоид 6 апреля в 15:49

Это отличная мысль, спасибо большое. Как-то не думала про то, что можно добавлять в избранное. То, что это огромный инбокс - это я знала. Я каждый день думаю "вот сяду и час уделю на разбор входящих", даже чек-лист есть (кстати, папка "Загрузки" на компе - это тоже очень большой бокс хлама, который нужно держать в чистоте). Но, как вы понимаете, до разбора этих хламовников я не добираюсь.

Еще проблема, что не смотря на Б24 основная переписка всей компании у нас в ватсапе (тихо ненавижу). И туда скидывают документы, фотки и пр. И если я не сохранила их куда-нибудь, то при очистке памяти телефона они, естессно, пропадают.

Т.е. моя проблема как раз в том, что я не могу провести ежедневный обзор за 20 минут. Если заглядывать в каждую папку и в каждую дыру, где скапливается информация, то на это уйдет больше 20 и даже 40 минут. А вечером сил не остается даже на обычный (( Проблему знаю. Решение знаю. Но знать - не равно делать ((

  Развернуть 1 комментарий

@kseniaproject, я для себя решил разбирать весь этот хлам - файлы, фотографии в телефоне, sms-ки и т.д. Фактически, это ежедневная рутина. Конечно, получается не на 100%, потому что кол-во хлама всегда больше кол-ва времени, которое я могу тратить на работу с ним. Но лучше обрабатывать один файл в день, чем совсем не обрабатывать. Более-менее порядок.

Ежедневный обзор - это отдельная история. Провести его от А до Я за небольшое кол-во времени непросто. Поэтому у себя я его пока разбил на мелкие действия, которые выполняются в разное время с разной периодичностью. Зачистка хламоприемников это как раз часть ежедневного обзора :)

  Развернуть 1 комментарий

Хороший материал! Спасибо 🤝

Я тоже использую "Избранное" для хранения входящих. Потом каждый день выполняю задачу "📥 Обработать входящие". Это помогает мне поддерживать этот чат с 1-2 сообщениями.

  Развернуть 1 комментарий

@laskevych, получается "буферный инбокс", куда мы переносим лишь то, что действительно требует внимания и обработки. Уже в спокойной обстановке, а не в хаосе входящих сообщений в простыне чатов.

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб