Предположу, что не все люди осознают реальный список того, что порождает сущность "Входящие", ограничиваясь лишь соответствующими папками в клиенте электронной почты и программе для управления задачами. Вот еще несколько примеров:
- все мессенджеры (WhatsApp, Telegram и т.д.);
- фотографии (Google Photos и т.п.);
- контакты;
- sms;
- файлы на жестком диске компьютера;
- закладки в браузере;
- открытые вкладки в браузере.
Список может быть продолжен, но и этого уже достаточно и много.
Снова предположу, что в вышеуказанных хранилищах информации не у всех людей порядок, с течением времени система захламляется сама собой. Задача этой статьи - лишний раз намекнуть, что приёмы из техник самоорганизации можно применить в разных инструментах, а не только в электронной почте. Цели - поддержание системы в порядке, не забывать о делах, не перегружать голову информацией, находиться в спокойном состоянии.
В зависимости от инструмента некоторые шаги могут быть реализованы по разному, но основы подхода везде одинаковые.
Проблема будет рассматриваться на примере WhatsApp. Обычная ситуация:
- имеем большое количество активных чатов с коллегами, родственниками, друзьями и др.;
- периодически появляются новые активные чаты;
- в течение дня в чатах появляются сообщения, которые могут порождать для вас какие-то действия (например, сообщение от второй половины "купи в магазине молоко");
- впоследствии в этих же чатах появляются новые сообщения, которые могут повлиять на вероятность выполнения ранее порожденного действия и/или порождать для вас новые действия;
- если вы не из тех людей, кто привык сразу же записывать свои необходимые действия и не обладаете отличной памятью, скорее какие-то действия вы так и не сделаете, т.к. забудете;
- кроме действий, в чатах появляются и другие объекты - ссылки, фотографии, идеи и многое другое.
Всё, что нужно сделать, чтобы эффективно расправляться с информацией в WhatsApp, это:
- отмечать в чатах сообщения, которые требуют ваших действий или внимания. Для этого в WhatsApp есть функция переноса сообщения в "Избранное";
- по факту переноса важных сообщений в "Избранное", архивировать чат. В WhatsApp есть функция архивации чата.
- создать в своей программе управления задачами периодическую задачу типа "Обработать сообщения в WhatsApp". Или включить такое действия в ежедневный обзор системы. Или выработать привычку обработки сообщений, находящихся в избранном WhatsApp.
Что имеем в итоге:
- чистый список чатов;
- сообщения, требующие действий / внимания, гарантировано записаны и обработаны.
Замечания:
- Зачем переносить в избранное, если можно сразу записать задачу? В современных реалиях поток информации (особенно в мессенджерах) слишком большой. Отметка важных сообщений и их обработка в спокойном режиме лично мне кажется более эффективным подходом.
- Не уверен, что применимо для всех. Точно применимо для тех, у кого мессенджеры это инструменты коммуникации. Видел, как из мессенджера делают таск-менеджер.
- Можно обвинить, что не исключена потеря оперативности (ведь мессенджер - это синхронный инструмент коммуникации). Важное вы не забудете, либо оно всплывет у вас в другой форме (например, телефонным звонком).
Все круто, единственное замечание :
Оно может быть синхронным способом связи, если у вас включены уведомления, но я надеюсь вы живете без них :)
Если оповещений нет - это ассинхронный канал, пусть и чуть более оперативный, чем почта для большинства (хотя тоже вопрос отношения)
У меня по всем мессенджерам есть фиксированное время - например с часу до двух, пока я на обеде, я читаю мессенджеры. А если задача реально срочная, то мне позвонят.
То же самое удобно и в Telegram, отправлять сообщения в Saved messages, периодически их разбирать и превращать в задачи.
Ниже опишу свои сомнения применимости и полезности в ключе обработки групповых чатов, в которых так же может быть информация в инбокс.
Если переносить в Избранное каждое сообщение, которое должно быть превращено в задачу, не понятно, как перестать отслеживать эти многочисленные группы, в которых, как минимум в 10, может прилететь задача для тебя.
Если предположить, что во время разбора и осознания инбокса, ты начинаешь смотреть на сообщения. Максимум что можно сделать, аналогично email, отсеять по заголовку чата: "тут точно для меня ничего важного не будет". А вот в 10-ке важных придётся прочитать историю из >200 сообщений, чтобы понять, есть там то, что требует пересылки в инбокс или нет? Или уже решили не делать в горячем споре? Или не для тебе теперь этим заниматься... В этом случае экономии как-будто не выходит совсем...
Способ рабочий, но есть баги =( Как обойти пока не придумал...
В итоге сам сталкиваюсь с тем что начинаю с отслеживания 10-ки важных, а потом, что не удивительно, начинаю читать всякие новостные подписки и выходит как постоянное листание ленты с котиками...
P.S. С другой стороны, на всё это есть один вполне точный ответ. если кому-то, что-то от тебя действительно нужно, он тебя найдёт и достанет. Позвонит, придёт лично и т.п.
Это отличная мысль, спасибо большое. Как-то не думала про то, что можно добавлять в избранное. То, что это огромный инбокс - это я знала. Я каждый день думаю "вот сяду и час уделю на разбор входящих", даже чек-лист есть (кстати, папка "Загрузки" на компе - это тоже очень большой бокс хлама, который нужно держать в чистоте). Но, как вы понимаете, до разбора этих хламовников я не добираюсь.
Еще проблема, что не смотря на Б24 основная переписка всей компании у нас в ватсапе (тихо ненавижу). И туда скидывают документы, фотки и пр. И если я не сохранила их куда-нибудь, то при очистке памяти телефона они, естессно, пропадают.
Т.е. моя проблема как раз в том, что я не могу провести ежедневный обзор за 20 минут. Если заглядывать в каждую папку и в каждую дыру, где скапливается информация, то на это уйдет больше 20 и даже 40 минут. А вечером сил не остается даже на обычный (( Проблему знаю. Решение знаю. Но знать - не равно делать ((
Хороший материал! Спасибо 🤝
Я тоже использую "Избранное" для хранения входящих. Потом каждый день выполняю задачу "📥 Обработать входящие". Это помогает мне поддерживать этот чат с 1-2 сообщениями.