— Давай, рассказывай в чём у тебя проблема.
— У меня еженедельный обзор занимает много времени и от этого прокрастинируется.
Видите пассивную форму глагола? Абстрактного глагола. Не я прокрастинирю, а это она сам… того… А ещё еженедельный обзор обрел субъектность и каким-то образом занимает много времени. Плюс наречие «много» без уточнения много – это сколько, и почему столько – это много? В общем, много с чего можно было бы начать.
— А много – это сколько?
— Часа два точно.
В принципе, здесь можно было бы задать вопрос: «А почему два часа для обзора – это много (а пять часов экранного времени в смартфоне – это, типа, нормально)?», но, с другой стороны, мы пока не понимаем уровень достоверности и точность указанной цифры:
— А сколько раз ты уже тратил на еженедельный обзор по два часа? И когда такое было последний раз?
— Вот в прошлый понедельник.
— Можешь чуть подробнее описать, как это выглядело? С максимальными подробностями. В какое время ты начал этим заниматься?
— Прямо с утра, часов десять.
— И до двенадцати сидел и занимался еженедельным обзором? Правильно?
— Не совсем. Если честно, я просто увидел свой огромный список задач… Потом глаз зацепился за какую-то срочную задачу, и я пошел ее делать.
— И потом вернулся к еженедельному обзору и вообще закончил не к двенадцати, а к часу дня, так?
— Нет. Я потом вообще не возвращался к обзору. Просто, я как подумаю, что там куча задач у меня, так прям не хочется этим обзором заниматься.
Ох, как часто такое бывает, что мы говорим о чем-то, как о существующем в реальности, когда оно всего лишь существует в наших предположениях.
— Так, дай уточню. Я правильно понял, что ты не тратишь по два часа на еженедельный обзор? Ты его вообще не проводишь, потому что думаешь, что на него надо будет потратить минимум два часа времени. Правильно?
— Если честно, то да.
— Хорошо. Это просто будет другая причинно-следственная структура? Одно дело – это когда мы исследуем причины фактов, а другое – когда исследуем умозаключение. Ведь в нашем «обзор занимает два часа времени» – это умозаключение, а не факт.
В этом месте можно было бы поговорить про обоснование связи: почему, если даже обзор в реальности (а не только в твоих мыслях занимает 2 часа времени, то его можно не проводить? Но я решил двинуться ниже:
— Кстати, почему ты думаешь, тебе нужно будет столько времени?
— У меня задач очень много. Я открываю свой список и вижу, что он уходит на несколько экранов вниз.
А вот здесь давайте уточним обоснования связи:
— Ну и ладно. Содержит список задач список из нескольких экранов, почему из-за этого ты думаешь (акцент на этом слове), что обзор будет занимать два часа?
— Слушай, ну мне же надо с каждой из этих задач разобраться, а это не быстро. Тем более параллельно прилетают новые задачи и многие из них срочные, а при этом …
— Не торопись! Сейчас уже их сказанной тобой фразы мы можем извлечь массу полезного, что даст нам идеи для решений. Во-первых, ты говоришь, что надо разобраться со всеми, так?
— Конечно. В этом же смысл еженедельного обзора.
— Да. Смысл в этом. Но когда из-за такого смысла я перестаю его проводить вообще, то это повод задуматься о пересмотре смысла. А что если, разбираться – и мы ещё чуть позже вернемся и к этому слову – нужно не со всеми задачами, а только с теми, с которыми можно разобраться за небольшое, приемлемое время?
— А так можно?
— А почему нет? Если у тебя очень много задач, и раз в неделю ты не готов разбираться со всеми, давай введем еще один уровень. Например, месячного или квартального обзора, на котором ты будешь выбирать подмножество задач, с которыми уже было бы комфортно иметь дело на еженедельной основе.
— Интересная идея…
— Давай ее зафиксируем. Она тоже рискованная, потому что мы не избавляемся от корневой проблемы сложности «разбираться со всеми задачами», мы просто делаем это реже. Такой подход может спрятать настоящую проблему. Чаще более конструктивным является обратный подход – то, что причиняет боль делать чаще.
— Звучит как форма мазохизма…
— Не скажи. Это ещё большой вопрос, что будет проще: делать что-то раз в месяц по два часа или еженедельно по 30 минут?
— Или ежедневно по пять?
— Даже ежедневно по 10 минут может оказаться проще, легче и эффективнее, чем раз в месяц по 2 часа. Но давай пойдем дальше искать подсказки в твоих словах.
— А что я еще такого сказал, где могут быть подсказки?
— Ты говоришь, что с задачами надо «разбираться». Что это значит? Как выглядит этот процесс «разборок с задачами»?
— Ну это… Я там разбираюсь… Думаю, анализирую, приоритеты расставляю…
— Чувствуешь? Вместо одного абстрактного глагола «разобраться» у нас теперь три абстрактных глагола. Очень может быть, что ты думаешь, что обзор займет много времени, потому что не понимаешь, а что конкретно надо сделать. На уровне четких и конкретных действий, как это происходит? Можешь мне пошагово описать что значит «разобраться с задачей» на каком-то конкретном примере?
— Ну там с каждой задачей надо как-то по-особому… Там от контекста зависит многое…
— А что, если в рамках обзора мы будем выполнять только понятные и стандартные процедуры над каждой задачей? То есть, мы снизим воспринимаемую сложность за счет того, что сделаем все действия понятными и предсказуемыми.
— Например, как?
— Давай скажем следующее: в рамках еженедельного обзора мне нужно по каждой задаче ответить на три конкретных вопроса: буду ли я делать эту задачу в принципе? Буду ли я делать эту задачу в той формулировке, как она записана? Надо ли мне смотреть на эту задачу ежедневно или можно к ней вернуться на следующем обзоре? И всё. Разобраться с задачей – это ответить на эти три вопроса и точка. Или через каждый из этих вопросов прогнать все задачи.
— Или? А это не одно и то же?
— Тут смотри, как тебе удобнее. Можно, скажем, взять первый вопрос. И дальше ты открываешь список задач и действуешь двумя пальцами – один палец на кнопке «стрелка вниз», другой на кнопке «удалить» и ты проходишь по всем задачам и удаляешь заведомо ненужное. Потом берешь второй вопрос и, двигаясь по списку сверху вниз смотришь, что надо переформулировать, а потом третий вопрос, и смотришь, что оставить в коробочке «Позже», что в коробочке «На этой неделе».
— Ага, либо брать задачу и отвечать на три вопроса и потом брать следующую и опять отвечать на три вопросы. Понятно, но мне кажется, что первый способ, как ты его описал, он проще.
— Прекрасно. Теперь тебе по-прежнему кажется, что обзор займет два часа?
— Сложно сказать, воспринимается процесс явно проще. Но, ведь, реально задач в списке у меня очень много и этот список только растет.
— Ага! Ещё подсказка!
— Да что опять я не так сказал?
— Всё так, всё так. И как раз благодаря анализу твоих высказываний и получается увидеть идеи решений. Видишь, мы уже две идеи нашли в ситуации, которая тебе изначально казалась очень сложной. Сейчас еще найдем какое-то количество идей и станет еще чуточку проще.
— Ну ладно. То есть, я не дурак?
— Вообще не дурак. Но давай сейчас подумаем о том, как список задач может расти. Он же сам не может этого делать, да?
— Только я сказал, что я не дурак, а тут ты намекаешь, что я сам в этом виноват?...
— Почему сразу виноват? Кто действует и создает причины? А дальше, считая, что этот кто-то не дурак, будем анализировать мотивы этих действий.
— Ладно, утешил. Понятно, что сам список задач расти не может, это я много туда задач записываю.
— Много по сравнению с чем?
— С чем?.. По сравнению с тем, что я успеваю выполнить.
— Хорошо. Давай сейчас зафиксируем причину: «Я вычеркиваю из списка задач меньше записей, чем добавляю туда» и подумаем над тем, почему такое происходит?
— Но тут как бы очевидно – я просто медленно выполняю задачи.
На этом моменте можно было бы начать прояснять понятие «медленно», но интереснее оказалось посмотреть на обоснование:
— А почему если ты медленно выполняешь задачи, то и мало их вычеркиваешь? Неужели нельзя удалить задачу из списка, но не выполнить её?
Было видно, что собеседник в первую секунду не распознал вопрос как серьезный и думал, что я утрирую, а потом задумался:
— Теоретически – можно. Может быть, даже с некоторыми задачами так и было бы правильно поступить, но я так редко делаю, потому что мне жалко те задачи, которые я записал.
— Зафиксирую это обоснование: «Мне жалко вычеркивать запись из списка, если я по ней еще ничего не сделал». А почему так? Почему тебе жалко вычеркнуть задачу, если ты по ней ничего не сделал?
— Сложный вопрос… Наверное, я думаю, что если вычеркну её из списка, то больше никогда к ней не вернусь, а так остаются ещё хоть какие-то призрачные шансы…
— Призрачные шансы на что? Что ты вернешься к задаче, которая записана в то место, куда ты боишься заглядывать?
Собеседник хихикнул и задумался. Секунд десять по его лицу была заметна интенсивная мыслительная работа. Наконец он сказал:
— Слушай, ну тут парадокс какой-то… Если я буду выкидывать такие задачи, то я не перестану прокрастинировать еженедельный обзор и тогда я буду возвращаться ко всем задачам, что записал в свой список. А раз так, то я снова начну записывать туда всё, к чему когда-либо хотел бы вернуться и так пока список задач не станет огромным, и я опять не начну прокрастинировать еженедельный обзор и запись туда всего подряд не утратит смысл… Бред какой-то да?..
— Почему бред? Всё разумно. Я добавлю еще одну причину: «Я записываю в список задач всё, что не хочу забыть». И из этой причины возникает вопрос: а является ли задачами всё то, что ты сейчас записываешь в список задач? По замыслу «Джедайских техник», задача – это то, что я твердо решил сделать, принял решение, как это сделать и сформулировал ближайший обезьянопонятный шаг для своей внутренней обезьянки. Это приказ для неё. Четкий, конкретный и атомарный. А «всё, к чему я бы хотел вернуться» звучит как идея или вообще элемент «входящих», по которому я не принял никакого решения. Оставляй такие вещи в инбоксе или храни их в списке идей и работай с ними по соответствующим алгоритмам.
— Об этом в «Джедайских техниках написано»?
— И в «Пути джедая» тоже. Понятно, что там тоже могут возникнуть аналогичные сложности, но если они возникнут, то с ними будем работать отдельно и примерно в таком же формате. Давай сейчас посмотрим, какие ещё есть причины у того, что ты медленно выполняешь задачи? Есть ли там ещё чем поживиться в плане мудрости?
— Ну здесь может быть прям огромное развесистое дерево из причин. Мы будем переписывать весь «Путь джедая»?
— Не сейчас. Давай пока подумаем над какой-нибудь одной причиной того, что снижает твою скорость работы. Что первое приходит на ум, когда ты задумываешься над тем, что тебе мешает?
— О! Первое, что мешает – это обилие срочных задач, которые прилетают…
— Так, стоп.
— Да-да, понял. Задачи сами прилетать не могут. Ко мне прибегают коллеги и просят срочно что-то сделать. Или я сам вспоминаю, что надо было что-то сделать ещё вчера, и сейчас этого от меня ждут.
— Интересно, интересно. А как много коллег прибегают к тебе с просьбой сделать срочно то, о чем они просили еще немного заранее… Когда это не было срочным?...
— Если честно, бывает такое. Немного, но бывает.
— Так, то есть, давай зафиксируем одну из причин: «Я переключаюсь на срочные задачи». И да, ты замечал за собой, что выполнять одну и ту же задачу в плановом неспешном режиме проще, чем делать её же, когда она уже стала срочной?
— Да, есть такое. Вообще не люблю опаздывать и нагонять.
— Хорошо, зафиксирую это в обосновании. Но и это ещё не всё ты же говорил, о том, что о некоторых задачах ты забываешь…
— Ты хочешь сказать…
— Дааааа…
— То есть, я могу забывать о каких-то задачах, потому что не провожу еженедельный обзор?.. Упускаю возможность сделать эти задачи в спокойном режиме… И в спешке делаю, когда ко мне прибегают обеспокоенные коллеги?...
— Звучит правдоподобно.
— Ох, тыж. В таком разрезе я про еженедельный обзор не думал. По-моему, я теперь понимаю что делать, спасибо большое!
— Рад помочь!