Зачем я разукрасила свой календарь

Disclamer: Этот пост - полный копипаст с моего канала, там он был с заголовком «Time Color blocking calendar».

С 2015 года я живу в мире, где правит календарь - встречи, ол хендсы, ревью, кикофы, ван ту ваны. Я начинаю свой день в этом приложении [в надежде увидеть как можно больше незаполненных слотов] и заканчиваю, безжалостно атакуя расписание коллег новыми приглашениями. И, как и все, я страдаю от одной проблемы - просираю провожу куча времени на встречах, которые мне не нужны.

Я постоянно экспериментирую со своим календарем, пытаясь совместить роль индивидуального контрибьютора и большой объем кроссфункциональной работы. Ниже - мой последний эксперимент, который длится уже три месяца, и который я пока считаю успешным.

Итак, проблема - слишком много встреч, на которых я присутствую, но активно не участвую.
Решение - разукрасить календарь.

А точнее - принять решение о том, пойду я на встречу, и в какой роли там буду находиться, заранее. Для этого создаем 8 категорий/тегов и каждой назначаем свой цвет:

Meeting Owner [коричнево-золотой, он же какашечный] - я организатор встречи - готовлюсь заранее, убеждаюсь, что ключевые участники точно придут, запасаюсь энергией и модерирую встречу. Стараюсь не проводить больше одной-двух встреч в день, иначе можно отъехать.

Get/add value [синий] - на этом митинге я точно добавлю или получу ценность. Слушаю внимательно, участвую активно. Не работаю и не сижу в телефоне в параллель. Всегда прихожу.

Team Meeting [желтый] - Слушаю, когда надо, в остальное время расслабляюсь или скучаю с чистой совестью. Могу не прийти, но обязательно предупреждаю. Иногда готовлю вопросы/апдейты заранее.

Focus time [зеленый] - Getting Shit Done. Обычно стараюсь делать большие блоки от 3-4 часов. Безжалостно отклоняю [прошу перенести] все встречи, пересекающиеся с этим блоком. Идеально, когда один день в неделю отведен под фокусную работу [и да, это реально].

Learning [бирюзовый] - обучение и тренинги. Слушаю, задаю вопросы, записываю. А и еще с удовольствием отключаюсь от работы.

All Hands + Social Events [фиолетовый или сиреневый??] - очень важные события, поэтому отдельно красиво красим 😎

Not available [серый] - нерабочие промежутки в рабочее время. Сюда же входит обед - я не всегда его отмечаю, но если день планирует быть жарким [6+ встреч], то лучше заранее забить под это дело слот.

Default [зависит от приложения, у меня светло-голубой] - сюда попадают все остальные события, по которым я принципиально не принимаю решения до последнего момента. Эти встречи точно могут пройти без меня, а я точно смогу прожить без них. Но иногда, если у меня есть свободное время и настроение я решаю присоединиться. И даже если в середине станет скучно, и я перестану слушать, то я не буду себя за это пинать, тк заранее определила ценность этого события как низкую.

Почему я считаю эксперимент удачным и продолжаю использовать этот метод:

• стала активнее участвовать [в том числе слушать] во встречах, которые действительно считаю важными. А количество встреч, где я не слушаю, но присутствую, заметно снизилось;

• стало легче балансировать нагрузку в течение недели, особенно там, где я организатор;

• принимать решение о ценности встречи заранее намного проще, чем перед или во время встречи.

Доминика Деграндис в своей книге «Визуализируйте работу» утверждает, что две трети людей воспринимают мир визуально-пространственно, и добавление той или иной визуализации для большинства лишь способствует работе мозга. Не знаю, насколько это правда, но для меня это именно так и работает.

Ну а если вам это не подходит, тогда можно попробовать ходить только на встречи, которые без вас не начнутся.

Inspiration → Maker's Schedule, Manager's Schedule