Todo ban или еще один способ организации туду листа

 Публичный пост
17 марта 2023  1961

Хочу рассказать про свою систему управления рабочими задачами/проектами/идеями или, проще говоря, про todo list. Использую я для этого сервис KanbanFlow, однако это совсем не канбан в классическом понимании. Но обо всем по порядку.

Контекст

Мой мозг отчаяно нуждается в систематизации. Мне важно записывать и иметь список всех задач в одном месте, иначе я начинаю очень тревожиться, что что-то упускаю и не контролирую. И если мне нужно выбирать между сложной системой и тревогой, то выберу я первое, хотя сложные системы - это, вроде как, не очень. Именно поэтому мне в свое время пришелся по душе подход GTD Дэвида Аллена, а книга его, хоть и очень сложно написана (или переведена), просто супер.

Если у меня нет списка задач на сегодня, то вероятность, что я сделаю что-то ценное очень мала. Без todo листа мне очень сложно фокусироваться и не впадать в бесконечный email срач. При этом я за гибкость, то есть готова в процессе заменить одну задачу на другую, если понимаю, что у меня сейчас нет необходимого ресурса: энергии (чаще) или времени (реже).

Источники и реквесторы

Для начала давайте разберёмся с общей схемой того, как мы получаем конкретный todo list на день. Есть поток входящих, который формирует пул задач. Важно [1]: входящие - это не только папка в почте, это в принципе все айтемы, которые прилетают в вашу сторону; важно [2]: не все входящие - это ваши будущие задачи, что-то является просто справочной информацией, а что-то вообще к вам не относится.
Я разделяю входящие по двум большим критериям: [место] и [реквестор]. От критерия [место] будет зависеть, где эти входящие проверять. Какие у меня есть места: почта (20-50 писем ежедневно +10-30 писем, где я в копии), встречи (онлайн и офлайн), короткие разговоры в опенспейсе с боссом/командой/коллегами, короткие звонки, моя голова, мессенджер.

[Реквестор] - это тот человек, который ставит мне задачу. Реквесторов в моем случае четыре: мой босс, я сама, моя команда, и все остальные. На этом пока остановимся. На вопрос почему вообще мне важно разделять реквесторов? я отвечу в следующем посте, чтобы не перегружать смыслами этот.

Что было и почему это не работало

Пять лет я веду todo лист на работе. Как это выглядело последние три года: я прихожу на работу, открываю почту, быстро просматриваю свежие письма и папку [Actions], куда были отправлены письма из инбокса при его последнем разборе, часто матерюсь, так как что-то где-то опять успело сломаться. Далее смотрю календарь на предмет свободного времени и наличия встреч, к которым мне необходимо подготовиться. После этого я открываю свой блокнот и рукой пишу там список дел на день. В течение дня я возвращаюсь к блокноту и вычеркиваю пункты, если они сделаны. Звучит вроде бы вполне адекватно, так почему же это не работало?

  1. Не было общего списка всех задач. Отсюда два следствия: a) тревожность, так как не было понимания, а сколько же всего у меня задач; b) задачи продалбывались, так как спокойно чилили в тех местах, до которых не доходили руки (папка [Actions], память, результаты встреч, записанные на бумажках).
  2. Не было картины по проектам, а именно по какому из проектов уже накопилось столько, что хорошо бы фокус направить именно туда.
  3. Срочное зачеркнуто Свежее побеждало важное. Когда я начинала свое утро с просмотра почты, то неосознанно мой todo list заполнялся задачами оттуда. Не тем, что два дня назад попросил мой босс, не тем, что я считаю важным сделать сегодня, и не тем, что позволит моей команде приступить к следующему шагу. Когда вы получаете 20-50 писем ежедневно, очень легко провести весь день читая/разбирая/отвечая на них. И не сделать при этом ничего. Сноска: есть люди/профессии/должности, для которых почта - это основной рабочий инструмент. Это не моей кейс.
  4. Не было понимания, как давно та или иная задача висит не выполненная. Может ее уже и не надо делать? Может наоборот надо обратить внимание и наконец-то закрыть. Может что-то не так с самой задачей, раз она не делается, и нужно ее либо переформулировать, либо разбить на более простые и понятные шаги?
  5. Большое количество неявных и неразобранных инбоксов. Чтобы понять, что я имею в виду давайте вернемся к критерию [место]. Напомню, что в моем случае места, где копятся входящие - это почта, встречи, разговоры в опенспейсе, звонки, моя голова, скайп. И если с почтой все более менее просто - полученное письмо, даже не попав в фокус моего внимания сразу, остается в инбоксе и ждет его очередного разбора. То со скайпом, разговорами и встречами сложнее. Информация, идеи, мысли, следующие действия, вопросы остаются на обрывках листов, в окне скайпа, в блокноте и в голове. И самое не классное тут, что какая-то информация даже будучи записанной в блокнот выглядит там обычным набором слов из которого: а) не ясно, что это входящие, и, что, вообще-то, к этому надо вернуться; b) не ясно обработано это или нет, и если обработано, то где теперь задача (не входящий айтем) хранится.

В конце января я поняла, что совсем потерялась в потоке задач, ничего не успеваю и супер тревожусь по этому поводу. Я начала думать, как построить надежную, удобную и в меру несложную систему для себя.

Чего хотелось

  • Все задачи в одном месте. Только в одном, никаких альтернативных источников;
  • 3 системы координат на одной плоскости: проекты, реквесторы, время, а именно дата добавления задачи и дедлайн, если необходимо (позже от дедлайна отказалась);
  • Возможность вписывать детали внутрь задачи: до ее выполнения или после. До выполнения: чтобы иметь все необходимые референсы. После - чтобы записывать информацию о результатах, таким образом из выполненных задач формируется база справочной информации;
  • Todo list на сегодня совмещен с общим списком;
  • Сделанные задачи не удаляются, а перемещаются в условный [Done]. В случае необходимости список легко доступен, можно посмотреть детали по каждой задаче, когда она была выполнена, к какому проекту относится.
  • В идеале это должен быть один экран монитора без скроллинга и с минимумом дополнительных деталей, занимающих место. Совсем топ - возможность drag and drop. Необходимые функции должны быть доступны бесплатно и через web, так как поставить какое-то дополнительное ПО на рабочий компьютер - практически не выполнимая задача.

У меня ушло около двух полных дней, чтобы найти подходящий интерфейс. Были опробованы: Excel, OneNote, Todoist, TickTick, Notion. В какой-то момент я пришла к мысли, что лучшим способом визуализации списка задач будет канбан. Именно он может дать 3хмерную и более систему координат (за счет добавления информации внутрь карточки). Поиск сузился. Trello не подошел из-за громоздкого интерфейса и невозможности впихнуть на один экран большого количества столбцов (можно, конечно, но будет горизонтальная прокрутка).

Наконец-то я нашла то, что мне нужно - KanbanFlow. Простой, минималистичный, с возможностью разместить на одном экране до 8 столбцов и свернуть/развернуть их по одному клику, с очень классной цветовой идентификацией (цветом маркируется вся карточка) и с хорошим бесплатным функционалом.

Система

Странные пробелы между словами - это замазанные названия машин
Странные пробелы между словами - это замазанные названия машин

Вот так выглядит мой список задач или todo ban. Это не классический канбан и сейчас вы поймете почему. У меня есть 11 столбцов:

• [Projects] (6 столбцов) - тут находятся невыполненные задачи, которые относятся к конкретным проектам;
• [Other] - все остальные задачи, которые не попадают под классификацию проектов;
• [Ideas] - идеи, столбец по умолчанию свернут;

Данные столбцы имеют уникальную цветовую идентификацию. По цвету я сразу вижу к какому проекту задача относится. Также очень хорошо визуализируется в каком из стобцов(=проектов) накопилось большое количество невыполненных задач.

• [Today] - это собственно мой todo list на каждый день;
• [Done] - здесь хранятся все выполненные задачи, столбец по умолчанию свернут;
• [Delegate] - сюда я перетаскиваю карточки с задачами, которые делегировала своей команде. Если задача чилится в этом столбце, значит она еще не выполнена;

Внутри столбца карточки(=задачи) сортированы и сгруппированы по дате добавления: наверху свежие, внизу самые старые. Это позволяет в какой-то момент намерено "спускаться" к давно залежавшимся задачам и либо их приоритизировать, если это важное, либо переформулировать [см. про формулировки ниже], либо вычищать, так как они более не актуальны.

Внутри карточки хранится следующая информация:

  • Формулировка задачи как для обезьяны. Я долго пренебрегала этим правилом, недооценивая его действенность. Зря.
  • Информация о реквесторе в виде тега. Напомню всего реквесторов у меня 4: [GT] (инициалы моего босса), [myself], [team] и [other]. Добавление реквестора в задачу - это всегда повод задуматься: кому нужен результат, почему я должна эту задачу сделать, как я должна ее приоритизировать, и что будет, если задача останется не выполненной.
  • Детали - сюда я вписываю всю необходимую референсную информацию, а также, если задача мелкая и одиночная - результаты ее выполнения. Так как у меня много папок в почте, часто я вписываю сюда короткий адрес фолдера в почте или на сетевом диске - чтобы не вспоминать, где находятся письма или материалы с деталями (eg /Actions)
  • Дедлайн. Пользуюсь очень редко, так как дедлайны на какие-либо активности мне удобнее обозначать в календаре в виде события на день.

В Kanbanflow можно еще запускать pomodoro таймер, отслеживать сколько времени вы потратили на выполнение задачи, добавлять подзадачи, других пользователей и комментарии.

Однако сервис - это всего лишь полдела. Каким же образом задачи попадают в общий список, а оттуда в [Today]? Ниже - схематично блок-схема процесса.

Каждый день во второй половине дня я сажусь и разбираю свой инбокс: начинаю с заметок в блокноте, далее идет почта zero inbox. Задачи, которые занимают не более пяти минут [хаха], я стараюсь делать сразу, остальные отправляются в одну из колонок моей доски. После этого я открываю свой календарь на завтра и, в зависимости от количества и качества свободного времени, заполняю колонку [Today].

На следующий день, когда я прихожу на работу, я уже не думаю (и даже стараюсь не смотреть почту) - просто делаю. Кстати, правилом заполнять todo list с вечера я тоже долго и настойчиво пренебрегала. Попробовала от безнадежности и офигела.

Вот в принципе и все... Кажется, что все это долго и сложно, ведь по сути каждый день я трачу от 40 минут до часа, чтобы просто обновить свой список задач и todo list. Для кого-то непозволительная роскошь, для кого-то чистой воды задротство, однако мне зашло:

  1. Все задачи в одном месте, при этом четко видно, сколько всего проектов, и какая задача к какому относится. Есть все необходимые мне детали, включая реквестора. Все в одном интерфейсе - не нужно переключаться между окнами и контекстами;

  2. Мне удалось сократить количество источников входящих до двух - блокнот и почта. Причем блокнот превратился в супер надежный инструмент - он всегда со мной, его очень удобно использовать в офлайне, и у меня получилось придумать простую систему символов, которая отделяет обработанные айтемы от необработанных;

  3. Отсутствие тревожности и ощущение контроля над ситуацией. Почти каждый день;

  4. Это система как будто бы соединила вместе все самые классные инструменты, которые до этого я применяла выборочно и по отдельности: zero inbox, GTD, джедайские техники.

Я использую данную систему уже больше полугода и она не дает сбоев (почти не дает - все всегда ломается.. и чинится). Однако она не идеальна и есть нерешенные задачи, к которым у меня пока не удалось найти подход:

  • Иногда во время длительных технических дискуссий или размышлений я использую листы А4. Туда попадает в основном справочная информация, но иногда может затесаться и какая-нибудь задача. До разбора таких листов чаще всего руки так и не доходят - из-за этого теряется полезная информация, и иногда продалбываются задачи.
  • Так и не смогла эффективно использовать колонку [Delegate]. В какой момент переносить туда карточку? Когда решила делегировать задачу или когда делегировала? В какой момент контролировать? Когда разбираю свой инбокс (а вдруг человека нет рядом) или во время еженедельных встреч (долго ждать)? Для контроля задач команды я использую простую табличку Excel, соответственно необходимости заходить в KanbanFlow на еженедельном митинге нет.
  • Задачи с дедлайном приходится дублировать: в календаре в виде события на день и в виде карточки. В этом нет большой проблемы, но как будто бы не оптимально. Устанавливать дедлайн к карточке возможно, но способ визуализации мне не подходит. Да и все, что касается времени хочу держать в одном месте - в календаре.

После всего этого текста чувствую себя Джаредом из Silicon Valley
После всего этого текста чувствую себя Джаредом из Silicon Valley

Вот теперь, вроде, все. Получилось очень много текста. Не думаю, что кому-то придется по душе моя система как есть, но надеюсь, что текст был полезным в плане смыслов и идей. Если у вас есть какой-то фидбек, особенно по нерешенным задачам - напишите, мне будет очень интересно.

Аватар Катя Живутская
Катя Живутская @kodacaster
Jack of all tradesArrival
📍Leamington, Великобритания

Проектирую автомобили, развиваю хайкинг в России, думаю как инженер здесь → t.me/zhivutskaya

4 комментария 👇
Max Krou Technical Product Manager 18 марта 2023

Пост прямо в самое сердце, сам нахожусь в ситуации когда осознал, что все эти годовые цели, списки и туду листы для меня не работают и нужно что-то менять. Решил попробовать канбан, благо что в работе его несколько лет использую и все нравится.

Отдельное спасибо за kanbanflow, неделю уже перебираю разные инструменты для канбана, но все как сговорились напихать как можно больше свистоперделорк для совместной работы, вместо таких базовых вещей как свимлейны, например. А kanbanflow просто идеальный метч с тем что я искал.

Моя текущая доска состоит из колонок:

  • Options - все что я могу сделать (но не факт что буду). Подчерпнул это из курса Personal Kanban Джима Бенсона. И вроде бы мелочь, но мозг действительно цепляется за термины и отношение к ToDo и Options совершенно разное.
  • Doing - то что сейчас в работе
  • Blocked - то что я не могу сейчас сделать в силу каких-то причин или то что я делегировал
  • Done - выполненные задачи
  • Achieved - особо ценные выполненные задачи для мотивации

Чем отличается мой подход:

  • Колонок для разных проектов у меня нет, вместо этого есть два свимлейна: работа и жизнь. Стараюсь в день уделять им одинаково времени. Думаю еще добавить свимлейн здоровье, потому что обычно эти задачи всегда идут последними.
  • Разные проекты представляют из себя такую же карточку, как задачи, но с кучей тудушек внутри. Стараюсь декомпозировать все проекты на минимально ценные user stories, как это принято в разработке софта. Пример: я хочу поехать в Японию в отпуск. Для поездки мне нужна виза, билеты и бустер вакцины. Сама по себе виза в японию или билеты мне ничего не дадут, так что они идут чекпоинтами в одну карточку. А вот бустер вакцины мне и без поездки в японию нужен, потому переношу это в отдельную задачу. Еще плюс в том чтобы проекты добавлять в виде жирных задач в том, что их можно приоритезировать между собой и другими задачами.
  • Задачи на день планирую в календаре. Беру все что есть в Doing и добавляю на сегодняшний день. Если остается время и силы беру еще пару задач из Options. Теперь с kanbanflow хочу через API автоматизировать добавление задач в календарь, чтобы не руками дублировать.

По посту не понял несколько моментов:

  • Как приоритезировать задачи из проектов? Вряд ли они все равной степени важности. Как понять что сегодня лучше поработать над проектом A, а не над проектом B? Все сделать все равно невозможно.
  • Доска судя по всему только для работы, а как личные задачи управляются? по такой же схеме или нет?
  Развернуть 1 комментарий

(Всегда неловко себя чувствую, когда такое вижу, но успокаиваю себя тем, что это не я распиздяй, а это другие люди пытаются тащить на себе больше, чем это возможно)

Я дошёл до похожей системы, но:
0. Созвоноы, совещания, презентации и подобное, имеющее жёсткий дедлайн - для этого есть календарь. Именно он говорит мне когда я должен подключиться к собранию в тимз/зум/прийти_в_переговорку и всё такое... Для всего конструктивного и полезногого:

  1. У меня Obsidian.
  2. Моя канбан-доска состоит из: столбцов с "организациями"/проектами_не_связанными_с_местом_работы, "InProgress" и "Done".
  3. В "Done" попадает всё, что можно перенести из "InProgress".
  4. У каждой задачи есть тэг и он обычно не одноуровневый (первый уровень - "организация", для которой я это делаю, второй - "проект", в рамках которого эта задача возникла (глубже уже в зависимости от...)
  5. В "InProgress" попадают ВСЕ задачи, которые я начал делать, но не закончил (контроль делегированных и мониторинг эскалированных - именно тут).
  6. В "InProgress" - строго одна "активная" (кроме контроля и мониторинга) задача от "организации".
  7. После переноса задачи в Done - ритуал "ревью доски", когда я смотрю не задачи "организации" (надо ли кого-то пнуть) и "бэклог" (задачи той "организации" и "проекта", задача которой ушла в Done)
  8. (Общедисциплинарное) Если кого-то что-то не устраивает во мне и том, как я работаю - они могут найти другого исполнителя.

В итоге я имею:

  1. Единый фронт работ по всем "организациям" и "проектам" (InProgress)
  2. Одна "активная" задача на одну "организацию" (я не многозадачный, если не нравится см. п. 8 из списка выше)
  3. Возникающие проблемы сигнализируют мне о том, что: либо что-то надо делегировать (мне с подчинёнными повезло - либо они выполняют, что им делегировано, либо своевременно оповещают о провале), либо что что-то надо эскалировать (обсуждать начальство я не считаю ни правомерным, ни конструктивным).

На данный момент:

  1. По работе всё разгребают либо мои подчинённые, либо у меня есть письма, что проблема эскалирована выше и решение застряло где-то там
  2. У меня ОДИН календарь (что буду делать, а на что забью - решаю я в зависимости от важности)
  3. У меня для каждой "организации" строго один бэклог, из которого лично я выполняю строго одну "задачу"

PS: я не оверселлю своё "время" и "ресурсы", ибо понимаю, что больше, чем я могу сделать - я точно не сделаю.

  Развернуть 1 комментарий

Примерно так вылядит многоуровневый тэг (название "организации" и "проекта" я замазал, но их разделяет прямой слэш)
(

)

  Развернуть 1 комментарий
Denis "Don't release" manager 24 марта 2023

Спасибо, прочитал и прикрутил https://github.com/mgmeyers/obsidian-kanban, ты же его используешь?

Сделел доску на все задачи, соблюл принцип "один инбокс", но так как теперь окошки узкие, писать туда много буллетов неудобно, вертикальный скролл тоже некруто. Можно содзавать отдельные документы с линками из карточек-проектов.

Вопрос: работая с таким сетапом, как соблюдать принципы "писать максимально понятные задачи для обезьяны" и "брать из проекта только следующий шаг в todo-list"? А именно, я ищу следующее: сама карточка проекта может лежать в например Backlog, а я хочу следующий шаг проекта иметь в например In Progress.

И ещё: как быть с повторяющимися задачами в канбане? Вечно хранить в Todo? Пока я их храню как чеклист в calendar -> day template

UPD: покопался, узнал о существовании Page Preview (core plugin). Поснимал в нём галочки, требующие зажатого Ctrl, стало получше. Но наверное хочется подкарточек в каком-то виде.

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб