Todo ban или еще один способ организации туду листа

Хочу рассказать про свою систему управления рабочими задачами/проектами/идеями или, проще говоря, про todo list. Использую я для этого сервис KanbanFlow, однако это совсем не канбан в классическом понимании. Но обо всем по порядку.

Контекст

Мой мозг отчаяно нуждается в систематизации. Мне важно записывать и иметь список всех задач в одном месте, иначе я начинаю очень тревожиться, что что-то упускаю и не контролирую. И если мне нужно выбирать между сложной системой и тревогой, то выберу я первое, хотя сложные системы - это, вроде как, не очень. Именно поэтому мне в свое время пришелся по душе подход GTD Дэвида Аллена, а книга его, хоть и очень сложно написана (или переведена), просто супер.

Если у меня нет списка задач на сегодня, то вероятность, что я сделаю что-то ценное очень мала. Без todo листа мне очень сложно фокусироваться и не впадать в бесконечный email срач. При этом я за гибкость, то есть готова в процессе заменить одну задачу на другую, если понимаю, что у меня сейчас нет необходимого ресурса: энергии (чаще) или времени (реже).

Источники и реквесторы

Для начала давайте разберёмся с общей схемой того, как мы получаем конкретный todo list на день. Есть поток входящих, который формирует пул задач. Важно [1]: входящие - это не только папка в почте, это в принципе все айтемы, которые прилетают в вашу сторону; важно [2]: не все входящие - это ваши будущие задачи, что-то является просто справочной информацией, а что-то вообще к вам не относится.
Я разделяю входящие по двум большим критериям: [место] и [реквестор]. От критерия [место] будет зависеть, где эти входящие проверять. Какие у меня есть места: почта (20-50 писем ежедневно +10-30 писем, где я в копии), встречи (онлайн и офлайн), короткие разговоры в опенспейсе с боссом/командой/коллегами, короткие звонки, моя голова, мессенджер.

[Реквестор] - это тот человек, который ставит мне задачу. Реквесторов в моем случае четыре: мой босс, я сама, моя команда, и все остальные. На этом пока остановимся. На вопрос почему вообще мне важно разделять реквесторов? я отвечу в следующем посте, чтобы не перегружать смыслами этот.

Что было и почему это не работало

Пять лет я веду todo лист на работе. Как это выглядело последние три года: я прихожу на работу, открываю почту, быстро просматриваю свежие письма и папку [Actions], куда были отправлены письма из инбокса при его последнем разборе, часто матерюсь, так как что-то где-то опять успело сломаться. Далее смотрю календарь на предмет свободного времени и наличия встреч, к которым мне необходимо подготовиться. После этого я открываю свой блокнот и рукой пишу там список дел на день. В течение дня я возвращаюсь к блокноту и вычеркиваю пункты, если они сделаны. Звучит вроде бы вполне адекватно, так почему же это не работало?

1. Не было общего списка всех задач. Отсюда два следствия: a) тревожность, так как не было понимания, а сколько же всего у меня задач; b) задачи продалбывались, так как спокойно чилили в тех местах, до которых не доходили руки (папка [Actions], память, результаты встреч, записанные на бумажках).
2. Не было картины по проектам, а именно по какому из проектов уже накопилось столько, что хорошо бы фокус направить именно туда.
3. Срочное зачеркнуто Свежее побеждало важное. Когда я начинала свое утро с просмотра почты, то неосознанно мой todo list заполнялся задачами оттуда. Не тем, что два дня назад попросил мой босс, не тем, что я считаю важным сделать сегодня, и не тем, что позволит моей команде приступить к следующему шагу. Когда вы получаете 20-50 писем ежедневно, очень легко провести весь день читая/разбирая/отвечая на них. И не сделать при этом ничего. Сноска: есть люди/профессии/должности, для которых почта - это основной рабочий инструмент. Это не моей кейс.
4. Не было понимания, как давно та или иная задача висит не выполненная. Может ее уже и не надо делать? Может наоборот надо обратить внимание и наконец-то закрыть. Может что-то не так с самой задачей, раз она не делается, и нужно ее либо переформулировать, либо разбить на более простые и понятные шаги?
5. Большое количество неявных и неразобранных инбоксов. Чтобы понять, что я имею в виду давайте вернемся к критерию [место]. Напомню, что в моем случае места, где копятся входящие - это почта, встречи, разговоры в опенспейсе, звонки, моя голова, скайп. И если с почтой все более менее просто - полученное письмо, даже не попав в фокус моего внимания сразу, остается в инбоксе и ждет его очередного разбора. То со скайпом, разговорами и встречами сложнее. Информация, идеи, мысли, следующие действия, вопросы остаются на обрывках листов, в окне скайпа, в блокноте и в голове. И самое не классное тут, что какая-то информация даже будучи записанной в блокнот выглядит там обычным набором слов из которого: а) не ясно, что это входящие, и, что, вообще-то, к этому надо вернуться; b) не ясно обработано это или нет, и если обработано, то где теперь задача (не входящий айтем) хранится.

В конце января я поняла, что совсем потерялась в потоке задач, ничего не успеваю и супер тревожусь по этому поводу. Я начала думать, как построить надежную, удобную и в меру несложную систему для себя.

Чего хотелось

• Все задачи в одном месте. Только в одном, никаких альтернативных источников;
• 3 системы координат на одной плоскости: проекты, реквесторы, время, а именно дата добавления задачи и дедлайн, если необходимо (позже от дедлайна отказалась);
• Возможность вписывать детали внутрь задачи: до ее выполнения или после. До выполнения: чтобы иметь все необходимые референсы. После - чтобы записывать информацию о результатах, таким образом из выполненных задач формируется база справочной информации;
• Todo list на сегодня совмещен с общим списком;
• Сделанные задачи не удаляются, а перемещаются в условный [Done]. В случае необходимости список легко доступен, можно посмотреть детали по каждой задаче, когда она была выполнена, к какому проекту относится.
• В идеале это должен быть один экран монитора без скроллинга и с минимумом дополнительных деталей, занимающих место. Совсем топ - возможность drag and drop. Необходимые функции должны быть доступны бесплатно и через web, так как поставить какое-то дополнительное ПО на рабочий компьютер - практически не выполнимая задача.

У меня ушло около двух полных дней, чтобы найти подходящий интерфейс. Были опробованы: Excel, OneNote, Todoist, TickTick, Notion. В какой-то момент я пришла к мысли, что лучшим способом визуализации списка задач будет канбан. Именно он может дать 3хмерную и более систему координат (за счет добавления информации внутрь карточки). Поиск сузился. Trello не подошел из-за громоздкого интерфейса и невозможности впихнуть на один экран большого количества столбцов (можно, конечно, но будет горизонтальная прокрутка).

Наконец-то я нашла то, что мне нужно - KanbanFlow. Простой, минималистичный, с возможностью разместить на одном экране до 8 столбцов и свернуть/развернуть их по одному клику, с очень классной цветовой идентификацией (цветом маркируется вся карточка) и с хорошим бесплатным функционалом.

Система

Вот так выглядит мой список задач или todo ban. Это не классический канбан и сейчас вы поймете почему. У меня есть 11 столбцов:

• [Projects] (6 столбцов) - тут находятся невыполненные задачи, которые относятся к конкретным проектам;
• [Other] - все остальные задачи, которые не попадают под классификацию проектов;
• [Ideas] - идеи, столбец по умолчанию свернут;

Данные столбцы имеют уникальную цветовую идентификацию. По цвету я сразу вижу к какому проекту задача относится. Также очень хорошо визуализируется в каком из стобцов(=проектов) накопилось большое количество невыполненных задач.

• [Today] - это собственно мой todo list на каждый день;
• [Done] - здесь хранятся все выполненные задачи, столбец по умолчанию свернут;
• [Delegate] - сюда я перетаскиваю карточки с задачами, которые делегировала своей команде. Если задача чилится в этом столбце, значит она еще не выполнена;

Внутри столбца карточки(=задачи) сортированы и сгруппированы по дате добавления: наверху свежие, внизу самые старые. Это позволяет в какой-то момент намерено "спускаться" к давно залежавшимся задачам и либо их приоритизировать, если это важное, либо переформулировать [см. про формулировки ниже], либо вычищать, так как они более не актуальны.

Внутри карточки хранится следующая информация:

• Формулировка задачи как для обезьяны. Я долго пренебрегала этим правилом, недооценивая его действенность. Зря.
• Информация о реквесторе в виде тега. Напомню всего реквесторов у меня 4: [GT] (инициалы моего босса), [myself], [team] и [other]. Добавление реквестора в задачу - это всегда повод задуматься: кому нужен результат, почему я должна эту задачу сделать, как я должна ее приоритизировать, и что будет, если задача останется не выполненной.
• Детали - сюда я вписываю всю необходимую референсную информацию, а также, если задача мелкая и одиночная - результаты ее выполнения. Так как у меня много папок в почте, часто я вписываю сюда короткий адрес фолдера в почте или на сетевом диске - чтобы не вспоминать, где находятся письма или материалы с деталями (eg /Actions)
• Дедлайн. Пользуюсь очень редко, так как дедлайны на какие-либо активности мне удобнее обозначать в календаре в виде события на день.

В Kanbanflow можно еще запускать pomodoro таймер, отслеживать сколько времени вы потратили на выполнение задачи, добавлять подзадачи, других пользователей и комментарии.

Однако сервис - это всего лишь полдела. Каким же образом задачи попадают в общий список, а оттуда в [Today]? Ниже - схематично блок-схема процесса.

Каждый день во второй половине дня я сажусь и разбираю свой инбокс: начинаю с заметок в блокноте, далее идет почта zero inbox. Задачи, которые занимают не более пяти минут [хаха], я стараюсь делать сразу, остальные отправляются в одну из колонок моей доски. После этого я открываю свой календарь на завтра и, в зависимости от количества и качества свободного времени, заполняю колонку [Today].

На следующий день, когда я прихожу на работу, я уже не думаю (и даже стараюсь не смотреть почту) - просто делаю. Кстати, правилом заполнять todo list с вечера я тоже долго и настойчиво пренебрегала. Попробовала от безнадежности и офигела.

Вот в принципе и все... Кажется, что все это долго и сложно, ведь по сути каждый день я трачу от 40 минут до часа, чтобы просто обновить свой список задач и todo list. Для кого-то непозволительная роскошь, для кого-то чистой воды задротство, однако мне зашло:

1. Все задачи в одном месте, при этом четко видно, сколько всего проектов, и какая задача к какому относится. Есть все необходимые мне детали, включая реквестора. Все в одном интерфейсе - не нужно переключаться между окнами и контекстами;

2. Мне удалось сократить количество источников входящих до двух - блокнот и почта. Причем блокнот превратился в супер надежный инструмент - он всегда со мной, его очень удобно использовать в офлайне, и у меня получилось придумать простую систему символов, которая отделяет обработанные айтемы от необработанных;

3. Отсутствие тревожности и ощущение контроля над ситуацией. Почти каждый день;

4. Это система как будто бы соединила вместе все самые классные инструменты, которые до этого я применяла выборочно и по отдельности: zero inbox, GTD, джедайские техники.

Я использую данную систему уже больше полугода и она не дает сбоев (почти не дает - все всегда ломается.. и чинится). Однако она не идеальна и есть нерешенные задачи, к которым у меня пока не удалось найти подход:

• Иногда во время длительных технических дискуссий или размышлений я использую листы А4. Туда попадает в основном справочная информация, но иногда может затесаться и какая-нибудь задача. До разбора таких листов чаще всего руки так и не доходят - из-за этого теряется полезная информация, и иногда продалбываются задачи.
• Так и не смогла эффективно использовать колонку [Delegate]. В какой момент переносить туда карточку? Когда решила делегировать задачу или когда делегировала? В какой момент контролировать? Когда разбираю свой инбокс (а вдруг человека нет рядом) или во время еженедельных встреч (долго ждать)? Для контроля задач команды я использую простую табличку Excel, соответственно необходимости заходить в KanbanFlow на еженедельном митинге нет.
• Задачи с дедлайном приходится дублировать: в календаре в виде события на день и в виде карточки. В этом нет большой проблемы, но как будто бы не оптимально. Устанавливать дедлайн к карточке возможно, но способ визуализации мне не подходит. Да и все, что касается времени хочу держать в одном месте - в календаре.

Вот теперь, вроде, все. Получилось очень много текста. Не думаю, что кому-то придется по душе моя система как есть, но надеюсь, что текст был полезным в плане смыслов и идей. Если у вас есть какой-то фидбек, особенно по нерешенным задачам - напишите, мне будет очень интересно.