Регулярные задачи

 Публичный пост
16 сентября 2022  150

Как вы работаете с регулярными задачами, формированием привычек?

Я добавляю себе в систему учета задач множество регулярных задач, которые приходят в голову. Примерно на 50% это бытовые и рабочие регулярные вопросы, а на 50% различные развивающие практики. Какие-то сам придумываю, но большинство черпаю из курсов и книг. Их получается очень много, поэтому я часть задач, на которых хочу сконцентрироваться, ставлю в высокий приоритет, а остальные в низкий. Те, которые в высоком приоритете, реально делаю регулярно. А низкий - как получится, иногда по много месяцев не делаю. Также регулярно делаю обзор, что-то из высокого приоритета опускаю в низкий. Что-то удаляю вообще. Что-то новое добавляю. Иногда что-то из низкого приоритета поднимаю до высокого.

Сейчас у меня в высоком приоритете:

  1. Записывать каждый день три события за день, которым хочу порадоваться.
  2. Писать посты в разные места чтобы вдохновлять себя.
  3. Мозговой штурм про новые направления бизнеса и изменения в текущей бизнес модели.
  4. Некоторые привычки из обучения про денежное мышление, которое сейчас прохожу (иногда делать расход повышенного уровня, фиксировать денежные успехи, планировать и фиксировать новый опыт, привычка "видеть больше").
  5. Обзор своих задач.
  6. Планирование когда и к кому сходить в гости или позвать к себе.
  7. План развития по каждому сотруднику.
  8. Обучение сына денежному планированию.
  9. Заниматься визуализацией позитивного будущего.
  10. Финансовый анализ семейный и бизнес - отслеживание бюджета и ключевых финансовых показателей.

А в меньшем приоритете несколько десятков пунктов (88 если быть точным). Там примерно половина несрочные бытовые вопросы, а остальное - разные рекомендации из обучения и книг.

15 комментариев 👇
Маргарита Тюхтяева, Персонаж книги/ автор/ строитель 17 сентября в 19:31

Лонгрид, длинный вход, но это про повторяющиеся задачи.

У меня впечатление, что вы под «приоритетом» понимаете коробочки Дорофеева «сегодня/на неделе/позже».

Я практически не пользуюсь НИ коробочками НИ приоритетом и есть тому два основания:

  1. У меня очень много задач, даже если я их не декомпозирую, а пишу через слеш следующие шаги, то коробочка «на неделе» включает в себя больше 200 задач, что невозможно прочесть в рамках обзора еженедельного.
  2. Учитывая в среднем от 40 до 80 задач ежедневно важными помечаю задачи в крайних случаях: чтобы не просрать сделку/суд, под влиянием новой *опы в повестке дня.

В любом состоянии (в полной невменяемости от усталости, болезни, стресса) я могу проверить, что нет дел архиважных или увидеть такие дела (приоритет) и предпринять усилия по нивелированию моего отсутствия при их решении.

Мой предел впихуемости для комфортного дня раньше был 15-20, сейчас 20- 35 задач. (Устанавливается наблюдением :) у меня даже задачка есть «ц.1м подумать о впихуемости! Можно ли ограничить количество задач? - где дыра? - пики?».

Когда жизнь постоянно подкидывать стала задач настолько больше «предела впихуемости» я изменила количество повторяющихся задач.
А чтобы отсечь «лишнее» пришлось ввести классификацию.

Повторяющиеся задачи конечно относятся к тем или иным проектам («дети», «я+муж, здоровье…», «доход»…), при этом задачи по планированию (еженедельное планирование, квартальный осмотр приоритетов и прочие пилюли из Джедайских техник) и задачи про архивирование и про жизнь (не входящие ни в какой проект) - относятся к Проекту «образ жизни» - он полностью состоит из повторяющихся задач. Таким образом, при снижении нагрузки я просто вхожу туда и могу добавить практик.

Второй момент: срок повторения задачи. период зависит от того с чем соотносится возможность исполнить задачу (три варианта):

  1. завязано на мое состояние (поддерживает меня или снижает мой стресс)
  2. соотносится с процессом рабочим/семейным
  3. Соотносится с процессом редким часто периодичность месяц/квартал/год.

Рассмотрю как работаю и что туда попадает (в обратном порядке):
3. Соотносится с процессом редким периодичность месяц/квартал/год.
Это продление страховки, подача декларации, оплата налогов, проверка долгов по клиентам - настраиваю с лагом примерно неделю-две (чтобы если у меня аврал/болезнь/суд я не пропустила начало процесса). Также сюда попадают «продать машину, участок» если они зависят от даты владения.

  • такие задачи нет смысла помечать приоритетом или убирать из цикла.

2. соотносится с процессом рабочим/семейным.
Путём проб и ошибок выяснилось, что работу и строителей надо пинать во вторник и четверг, среда «выходной в офисе» и прочие волны рабочего и семейного процесса согласно недели.

  • соответственно: в среду и субботу у меня напоминания про «привести себя в порядок», в понедельник - проверить мою готовность к оперативке и обозначить дополнительные вопросы подчиненным; планирование недели на пятницу (если что - уползёт на субботу-понедельник).

И последняя категория:
1. завязано на мое состояние - это и практики, которые меня двигают вперёд и те, что требуют моей энергии.

Пометка - у меня четко видно все повторяющиеся задачи, потому как они имеют метку цикла
«Ц.1 м /1 н/ 5д» (1 месяц/ 1 неделя/ 5 дней)

Если я НЕ делаю цикличную задачу более 3 раз, то делаю одно из трёх:

  • меняю формулировку (например: вместо «ходить в театр 1рмесяц/ подумать хочу ли в театр…. Если не хочу, то просто подумала и дело уже сделано.)
  • меняю период (добавляю дней или меняю день недели);
  • отменяю задачу или переформулирую ее так: подумать хочу ли делать *** практику.

Иногда именно эти моменты, что практика выскакивать стала раз в 5 дней, а не раз в два - уже освобождают мозг.

П.с. Я пользуюсь SingularityApp и обязательно ставлю галочку «повторять только после завершения».

  Развернуть 1 комментарий

@MargaritaZok, интересный подход! я вот тоже начал использовать SingularityApp, пока вникаю

  Развернуть 1 комментарий

@MargaritaZok, спасибо за подробный комментарий, очень интересно! Да, у меня это похоже на коробочки. Но не день / неделя / позже, а скорее: критично в ближайшее время, возможно в ближайшее время, может быть/ когда-нибудь. При необходимости я проставляю срок, но стараюсь так делать как можно реже. У меня тоже часто более 200 задач в первых двух списках. Поэтому я при обзоре перемещаю часть из первого во второй, а из второго в третий.

40-80 приоритетных ежедневно - это для меня слишком много, я ориентируюсь на 10-15 максимум, а лучше до 5. Есть ещё встречи, внеплановые задачи и менее приоритетными тоже нужно заниматься. Поэтому если вижу, что больше 5 критичных на день, то думаю, как снижать нагрузку. В основном через делегирование: передаю сотрудникам, жене, нанимаю ещё персонал, ищу сервисы, которые могут помочь (различный аутсорс, клининг, удалённый секретариат и т.д.). Делегирование - это очень важный элемент системы, до того как стал активно им пользоваться, гораздо чаще чувствовал переизбыток задач.

Про проверку архиважных задач в состоянии усталости - у меня аналогично, это важный элемент системы.

Повторение задач я привязываю только к периодичности, но не к состоянию или рабочим / семейным вопросам. Если я не в состоянии что-то сделать и оно не архиважное - сделаю на следующий день. Если понимаю, что и на следующий день не буду в состоянии, то выбираю дату, на которую перенести. Но это уже исключительная ситуация при особой перезагрузке, такого у меня давно не было, в этом году точно не было.

От разделения задач на рабочие и семейные я избавлялся в течение нескольких лет и сейчас уже совсем его не чувствую. Мне так жить гораздо комфортнее. Сложность этого для меня была в основном психологическая. Мысли из области "что обо мне подумают". Помогало менять мышление в сторону того, что я не зависим от мыслей окружающих обо мне

Один из ключевых элементов моей текущей системы - не слишком большое количество задач, отсутствие ощущения высокой загруженности, отсутствие желания сделать как можно больше задач на единицу времени. Раньше у меня все это было и я придумывал более сложные механизмы учёта. Когда от этого избавился (а это у меня было в основном в области психологии и мышления), то и система упростилась, и чувствовать стал себя лучше, и денег стал больше зарабатывать.

  Развернуть 1 комментарий

10 + 88 ?! А такой распухший список вас точно не демотивирует? Может убрать из списка хотя бы 88 низкоприоритетных - зачем они там, если они все равно не делаются... А высокоприоритетные они вот прям каждый день?
Я тоже ввожу привычки через регулярные повторяющиеся задачи, но так, чтобы больше 2х таких в день не висело, иначе обезьяна может приуныть. Подходящее мне количество нашел опытным путем.

  Развернуть 1 комментарий

@vladsmelyanets, нет, не демотивирует. У Макса где-то была идея, что можно задачи разделить на три группы: важно сейчас, возможно сейчас, и когда-то в будущем. У меня так и есть. Смотрю в основном на список "важно сейчас". А "возможно сейчас" могу и не смотреть много дней и не чувствовать переживаний по этому поводу. Именно в нем эти 88 пунктов. А в "важно сейчас" стараюсь чтобы было мало пунктов. Если становится много, то часть убираю в более низкий приоритет. Если же про высокоприоритетные, то это не все каждый день. Там регулярность 1 день, 1 неделя или 1 месяц по разным пунктам.

  Развернуть 1 комментарий

@protasovms, ок, так уже понятнее. А сколько задач обычно бывает в списке "сегодня" и сколько из них вот таких вот повторяющихся "задач-привычек"?

  Развернуть 1 комментарий

@vladsmelyanets, обычно от 5 до 20, среди них большинство именно такие. Но если понимаю, что часть не сделаю сегодня, то переношу на другой день и не переживаю. Например, сейчас у меня 5 штук таких, и вряд ли их все сделаю сегодня, максимум одну думаю.

  Развернуть 1 комментарий

@protasovms, раньше делал так же. И так же переносил. Потом стал вводить привычки спокойнее - не больше 2 за раз. Когда привычка закрепляется, убираю соответствующую повторяющуюся задачу насовсем и решаю к чему буду привыкать дальше.

  Развернуть 1 комментарий

@vladsmelyanets, при этом закрепленная привычка работает без сбоев? у меня похоже бывает, но со временем внедренная привычка перестает работать...как побороть эту историю пока не понимаю...

  Развернуть 1 комментарий

@lpvaler, бывает так что сбивается. Но в этот момент начинает работать следующий механизм: если эта привычка действительно полезная, если действительно улучшает что-нибудь, то при прерывании незамедлительно это чувствуешь. Ну например если продолбал пару утренних воркаутов (которые уже привычка), то негативный момент чувствуешь незамедлительно - по общему самочувствию, по ухудшению качества жизни. И к этому моменту жить по старому уже точно не готов. И это уже заставляет вернуться к привычному образу жизни.

  Развернуть 1 комментарий

@vladsmelyanets, круто! спасибо за фидбэк.

  Развернуть 1 комментарий

@lpvaler, такое бывает. Во-первых, я тогда размышляю, так уж ли она мне нужна. Может ее как-то иначе переформулировать и заниматься чем-то другим. Если ценна, то опять добавляю в приоритетные задачи и начинаю формировать повторно.

  Развернуть 1 комментарий

5 правил создания привычек (по мотивам «Атомных привычек» от James Clear)

  Развернуть 1 комментарий
Александр Скачков, Руководитель финансовой службы 21 сентября в 13:40

У меня много регулярных задач. Правда я использую термин "периодические" (ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ..., ежегодные).

Мой индикатор "много" - когда список задач на "сегодня" не умещается на экране монитора. Идеальное целевое состояние - как можно меньше задач на день.

Конкретно у меня именно регулярные задачи формируют основную часть задач, поэтому я постоянно оптимизирую систему. Пожалуй, самый работающий трюк - это превращение ежедневной задачи в менее периодическую (делать не каждый день, а например, по вторникам и четвергам).

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, мне такой подход тоже очень нравится. Тогда организм успевает «соскучиться» по задаче

Я их ещё цикличные называю :)

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб