Как начать внедрять джедайские техники: пошаговая инструкция

Это памятка, которую я давала в конце лекции про тайм-менеджмент для начинающих. Она лучше заходит с лекцией (лекция подробнее и объясняет больше важных моментов), но в принципе можно и без нее.

Подойдет совсем новичкам или тем, кто снова пытается внедрить джедайские техники в свою жизнь. Тут всё простенько, но иногда не хватает пошаговой инструкции, чтобы начать (или заново выстроить свою систему).

В общем, инджой, если будет полезно вам; пересылайте другим, если думаете, что будет полезно им.

Шаг 1. Выгружаем из мозга всё, что накопилось

1. Создаем себе место, куда теперь будем записывать всё, что надо сделать, и всё, что вспомнилось в течение дня. Для начала подойдут даже заметки в телефоне.

2. Разгружаем память спусковыми крючками: читаем все слова по часовой стрелке, на каждом останавливаемся по паре секунд и проверяем, не всплыло ли что-то в памяти, что надо сделать в связи с этим. Если всплыло — записываем. Пока куда угодно, хоть в ту же заметку в телефоне.

3. Ставим таймер на две минуты, смотрим в одну точку и ни о чем специально не думаем. Если вспомнили что-то, что надо сделать — ставим таймер на паузу, а вспомненное записываем.

Шаг 2. Разбираем то, что записали

1. Создаем отдельные места, где будем хранить разные сущности: если вы пишете всё в заметки в телефоне, то отдельные заметки. Если ведете таск-трекер, например трелло, то отдельные колонки или папки. Отдельные, но рядом, чтобы иметь возможность видеть всё вместе или хотя бы быстро переключаться между ними.

Заметки/колонки/папки будут такие:

• задачи,
• задачи на неделю,
• задачи на сегодня,
• сделанные задачи,
• проекты,
• привычки и повторяющиеся задачи,
• идеи,
• справочная информация,
• календарь.

2. Всё, что мы выгрузили из мозга на предыдущем шаге, раскидываем по соответствующим папкам/колонкам:

Все задачи: простые штуки, которые понятно, как делать — ничего дополнительно не нужно думать и выяснять, просто берешь и делаешь. Задача — это ближайшее реальное действие, которое можно сделать с наполовину выключенным мозгом.
Например: найти в контактах телефон стоматолога, позвонить и спросить, когда он может меня принять

Задачи на неделю: сюда из общего списка задач переносим то, что железно надо (или хочется) сделать на этой неделе.

Задачи на сегодня: сюда переносим только те задачи, которые надо сделать сегодня. Совет: не набирайте себе слишком много задач на день, пусть список «на сегодня» будет поменьше — в крайнем случае, доберете себе следующих задач из списка «на неделю».

Сделанные задачи: сюда будем переносить те задачи, которые мы сделали. Они тут будут жить до еженедельного обзора системы. Рекомендую не удалять задачи сразу после того, как сделали их — иногда на них нужно посмотреть еще раз, например чтобы вспомнить, надо ли в связи с ними сделать еще что-то.

Проекты: штуки, про которые еще надо думать, как их делать — скорее всего, там понадобится несколько задач, и не всегда понятно, какие именно и в какой последовательности. Но мы знаем желаемый результат.
Например: написать квартальный отчет, сделать ремонт в комнате

Привычки и повторяющиеся задачи: задачи, которые вы бы хотели делать регулярно. Их имеет смысл записать и держать в отдельном списке (но не надо записывать то, что вы и так уже делаете автоматически, типа чистки зубов). Привычки надо регулярно выносить в «Задачи на сегодня», чтобы не забывать их делать (а лучше найти расширение, которое автоматически будет делать это за вас — например, для Трелло есть расширение Habit Tracker). UPD: в Трелло есть и встроенная способность создавать карточки по расписанию: Автоматизация → Календарь (Scheduled Commands).
Например: заниматься английским 15 минут в день, заказать продукты на неделю

Идеи: всё, что из серии «просто пришло в голову, было бы прикольно, надо бы не забыть, надо бы об этом подумать, может быть в будущем поделаю».
Например: вот бы сделать пет-проект приложение для слабослышащих, было бы здорово поучить китайский язык

Справочная информация: всё, что надо бы сохранить и потом в нужный момент найти. Справочную информацию все хранят и организуют по-своему, в зависимости от того, что именно и как часто может понадобиться. Но можно начать с того, чтобы всё записывать в одном месте, а в нужный момент искать по ключевым словам.
Например: реквизиты банковской карты, список интересных книг

Календарь: мероприятия, у которых есть время + место + участники + повестка. Если у встречи чего-то из этого нет — это повод записать себе задачу «выяснить недостающее». Для таких мероприятий удобнее всего вести, собственно, календарь (встроенный в ваш таск-трекер или отдельный — например, гугл-календарь).
Например: концерт Би-2 26 апреля в 20:00 в Музеоне, поездка на дачу с мамой в эту субботу

По итогу таск-трекер может выглядеть примерно так:

Шаг 3. Делаем так, чтобы таск-трекер работал, был актуальным и мы его не забросили

1. Ставим себе будильник на вечер на каждый день, чтобы разобрать инбокс (это то, куда мы теперь записываем всё, что приходит в голову — см. шаг 1, пункт 1).

2. Когда вечером звонит будильник — разбираем инбокс, то есть раскидываем всё накопившееся за день по соответствующим колонкам (см. шаг 2). Особенно внимательно формулируем задачи: это должны быть простые, понятные, реальные ближайшие действия.

3. Смотрим в список задач, набираем себе на завтра список «Задачи на сегодня». Из списка «Привычки» копируем в список «Задачи на сегодня» то, что хотели бы завтра сделать (если у вас не установлено расширение, которое скопирует эти задачи автоматически).

4. Когда разобрали инбокс и поняли, что будем делать завтра — сразу проводим ежедневный обзор, то есть отвечаем на вопросы:

• что сегодня сделано,
• надо ли в связи с этими задачами сделать что-то еще,
• что планируется на завтра, и надо ли что-то в связи с этим сделать,
• есть ли еще что-то, что надо записать? (тут помогает вспомнить сегодняшний день от конца к началу)

5. Ставим будильник на раз в неделю, например на воскресенье, чтобы провести еженедельный обзор:

• что сделано на неделе, и надо ли сделать что-то еще в связи с этими задачами,
• какие задачи надо сделать на будущей неделе,
• какие мероприятия планируются на неделе, и надо ли что-то в связи с этим делать,
• какие можно запланировать развлечения, приятные дела, покупки и поездки,
• какие ближайшие задачи можно отщипнуть от проектов и записать себе в список задач,
• что накопилось в списке идей, и хотите ли вы чем-то из этого сейчас заняться (например, начать новый проект),
• есть ли еще что-то, что надо записать (вспоминаем, что было на неделе),
• все ли из получившегося списка актуально и точно надо сделать (если нет — выкидываем, чтобы не перегружаться ненужными задачами).

После еженедельного обзора можно очистить список «Сделанные задачи», где копились все сделанные на неделе задачи.

6. Первое время очень рекомендую награждать себя чем-то приятным за то, что вы разобрали инбокс, провели ежедневный или еженедельный обзор. Так ваш мозг запомнит, что разбирать дела и поддерживать систему — это не страшно и приятно.

7. Если сил мало, и обзор кажется вам слишком сложным — сделайте сколько сможете и наградите себя за это. Лучше делать маленькие полу-обзорчики, чем неделями прокрастинировать большой подробный обзор.