Как начать внедрять джедайские техники: пошаговая инструкция

 Публичный пост
14 мая 2022  325

Это памятка, которую я давала в конце лекции про тайм-менеджмент для начинающих. Она лучше заходит с лекцией (лекция подробнее и объясняет больше важных моментов), но в принципе можно и без нее.

Подойдет совсем новичкам или тем, кто снова пытается внедрить джедайские техники в свою жизнь. Тут всё простенько, но иногда не хватает пошаговой инструкции, чтобы начать (или заново выстроить свою систему).

В общем, инджой, если будет полезно вам; пересылайте другим, если думаете, что будет полезно им.

Шаг 1. Выгружаем из мозга всё, что накопилось

  1. Создаем себе место, куда теперь будем записывать всё, что надо сделать, и всё, что вспомнилось в течение дня. Для начала подойдут даже заметки в телефоне.

  2. Разгружаем память спусковыми крючками: читаем все слова по часовой стрелке, на каждом останавливаемся по паре секунд и проверяем, не всплыло ли что-то в памяти, что надо сделать в связи с этим. Если всплыло — записываем. Пока куда угодно, хоть в ту же заметку в телефоне.

  3. Ставим таймер на две минуты, смотрим в одну точку и ни о чем специально не думаем. Если вспомнили что-то, что надо сделать — ставим таймер на паузу, а вспомненное записываем.

Шаг 2. Разбираем то, что записали

  1. Создаем отдельные места, где будем хранить разные сущности: если вы пишете всё в заметки в телефоне, то отдельные заметки. Если ведете таск-трекер, например трелло, то отдельные колонки или папки. Отдельные, но рядом, чтобы иметь возможность видеть всё вместе или хотя бы быстро переключаться между ними.

Заметки/колонки/папки будут такие:

  • задачи,
  • задачи на неделю,
  • задачи на сегодня,
  • сделанные задачи,
  • проекты,
  • привычки и повторяющиеся задачи,
  • идеи,
  • справочная информация,
  • календарь.
  1. Всё, что мы выгрузили из мозга на предыдущем шаге, раскидываем по соответствующим папкам/колонкам:

Все задачи: простые штуки, которые понятно, как делать — ничего дополнительно не нужно думать и выяснять, просто берешь и делаешь. Задача — это ближайшее реальное действие, которое можно сделать с наполовину выключенным мозгом.
Например: найти в контактах телефон стоматолога, позвонить и спросить, когда он может меня принять

Задачи на неделю: сюда из общего списка задач переносим то, что железно надо (или хочется) сделать на этой неделе.

Задачи на сегодня: сюда переносим только те задачи, которые надо сделать сегодня. Совет: не набирайте себе слишком много задач на день, пусть список «на сегодня» будет поменьше — в крайнем случае, доберете себе следующих задач из списка «на неделю».

Сделанные задачи: сюда будем переносить те задачи, которые мы сделали. Они тут будут жить до еженедельного обзора системы. Рекомендую не удалять задачи сразу после того, как сделали их — иногда на них нужно посмотреть еще раз, например чтобы вспомнить, надо ли в связи с ними сделать еще что-то.

Проекты: штуки, про которые еще надо думать, как их делать — скорее всего, там понадобится несколько задач, и не всегда понятно, какие именно и в какой последовательности. Но мы знаем желаемый результат.
Например: написать квартальный отчет, сделать ремонт в комнате

Привычки и повторяющиеся задачи: задачи, которые вы бы хотели делать регулярно. Их имеет смысл записать и держать в отдельном списке (но не надо записывать то, что вы и так уже делаете автоматически, типа чистки зубов). Привычки надо регулярно выносить в «Задачи на сегодня», чтобы не забывать их делать (а лучше найти расширение, которое автоматически будет делать это за вас — например, для Трелло есть расширение Habit Tracker). UPD: в Трелло есть и встроенная способность создавать карточки по расписанию: Автоматизация → Календарь (Scheduled Commands).
Например: заниматься английским 15 минут в день, заказать продукты на неделю

Идеи: всё, что из серии «просто пришло в голову, было бы прикольно, надо бы не забыть, надо бы об этом подумать, может быть в будущем поделаю».
Например: вот бы сделать пет-проект приложение для слабослышащих, было бы здорово поучить китайский язык

Справочная информация: всё, что надо бы сохранить и потом в нужный момент найти. Справочную информацию все хранят и организуют по-своему, в зависимости от того, что именно и как часто может понадобиться. Но можно начать с того, чтобы всё записывать в одном месте, а в нужный момент искать по ключевым словам.
Например: реквизиты банковской карты, список интересных книг

Календарь: мероприятия, у которых есть время + место + участники + повестка. Если у встречи чего-то из этого нет — это повод записать себе задачу «выяснить недостающее». Для таких мероприятий удобнее всего вести, собственно, календарь (встроенный в ваш таск-трекер или отдельный — например, гугл-календарь).
Например: концерт Би-2 26 апреля в 20:00 в Музеоне, поездка на дачу с мамой в эту субботу

По итогу таск-трекер может выглядеть примерно так:

Это Трелло. С правого края — справочная информация, которую я просматриваю во время еженедельного обзора. Задачи движутся справа налево: Проекты → Бэклог → Задачи на сегодня → Сделано
Это Трелло. С правого края — справочная информация, которую я просматриваю во время еженедельного обзора. Задачи движутся справа налево: Проекты → Бэклог → Задачи на сегодня → Сделано

Шаг 3. Делаем так, чтобы таск-трекер работал, был актуальным и мы его не забросили

  1. Ставим себе будильник на вечер на каждый день, чтобы разобрать инбокс (это то, куда мы теперь записываем всё, что приходит в голову — см. шаг 1, пункт 1).

  2. Когда вечером звонит будильник — разбираем инбокс, то есть раскидываем всё накопившееся за день по соответствующим колонкам (см. шаг 2). Особенно внимательно формулируем задачи: это должны быть простые, понятные, реальные ближайшие действия.

  3. Смотрим в список задач, набираем себе на завтра список «Задачи на сегодня». Из списка «Привычки» копируем в список «Задачи на сегодня» то, что хотели бы завтра сделать (если у вас не установлено расширение, которое скопирует эти задачи автоматически).

  4. Когда разобрали инбокс и поняли, что будем делать завтра — сразу проводим ежедневный обзор, то есть отвечаем на вопросы:

  • что сегодня сделано,
  • надо ли в связи с этими задачами сделать что-то еще,
  • что планируется на завтра, и надо ли что-то в связи с этим сделать,
  • есть ли еще что-то, что надо записать? (тут помогает вспомнить сегодняшний день от конца к началу)
  1. Ставим будильник на раз в неделю, например на воскресенье, чтобы провести еженедельный обзор:
  • что сделано на неделе, и надо ли сделать что-то еще в связи с этими задачами,
  • какие задачи надо сделать на будущей неделе,
  • какие мероприятия планируются на неделе, и надо ли что-то в связи с этим делать,
  • какие можно запланировать развлечения, приятные дела, покупки и поездки,
  • какие ближайшие задачи можно отщипнуть от проектов и записать себе в список задач,
  • что накопилось в списке идей, и хотите ли вы чем-то из этого сейчас заняться (например, начать новый проект),
  • есть ли еще что-то, что надо записать (вспоминаем, что было на неделе),
  • все ли из получившегося списка актуально и точно надо сделать (если нет — выкидываем, чтобы не перегружаться ненужными задачами).

После еженедельного обзора можно очистить список «Сделанные задачи», где копились все сделанные на неделе задачи.

  1. Первое время очень рекомендую награждать себя чем-то приятным за то, что вы разобрали инбокс, провели ежедневный или еженедельный обзор. Так ваш мозг запомнит, что разбирать дела и поддерживать систему — это не страшно и приятно.

  2. Если сил мало, и обзор кажется вам слишком сложным — сделайте сколько сможете и наградите себя за это. Лучше делать маленькие полу-обзорчики, чем неделями прокрастинировать большой подробный обзор.

Связанные посты
6 комментариев 👇
Давыдов Алексей, Студент, лаборант в НИЛ при универе 16 мая в 03:42

крутая лекция. Посмотрел с удовольствием :)

Что в дефолтных ДТ, что сейчас возник вопрос, который наконец-то обналичу: список "позже" это размазанные текущие действия?
То есть это список, где обезьяньи задачи, но они не актуальны для этой недели. В то же время, в ДТ есть "инкубатор идей", который, на сколько я понимаю, суть аналог Someday/Maybe

  Развернуть 1 комментарий

@davy1ex, ну да, «Позже» — это задачи, но на потом, на следующую неделю и дальше. Идеи у меня отдельно, потому что это, во-первых, ещё не задачи и даже не проекты, а во-вторых, про них ещё надо подумать, хочу ли их вообще воплощать и если да, то прямо сейчас или попозже.

  Развернуть 1 комментарий
Егор Шимонин, геолог в IT-компании 17 мая в 09:35

Хорошая лекция, спасибо!
Помогло освежить в памяти некоторые моменты.
Интересный алгоритм использования Trello. Никогда в подобном виде его не рассматривал. Особенно непривычно, что проекты списком лежат без подзадач. Возможно прослушал в лекции, справочную информацию тоже в Trello храните?

  Развернуть 1 комментарий

@eshimonin, подзадачи и всякая инфа по проектам есть внутри самих карточек проектов. А справочная инфа да, тоже в Трелло, мне так удобно ей пользоваться во время еженедельного обзора)

  Развернуть 1 комментарий
Александр Скачков, Руководитель финансовой службы 16 мая в 11:37

У меня вопрос по спусковым крючкам, хотя вряд ли он уместен в рамках данного поста.

Я, например, не пользуюсь спусковыми крючками, во-первых, трудоемко, во-вторых, слишком много всего можно выгружать каждый день.

Вместо этого я постарался запланировать периодические действия, чтобы не профукать важные дела в своей жизни (примеры - записаться на плановый техосмотр к стоматологу, купить страховку, продлить банковскую карту).

В целом, по опыту нескольких лет - получается поддерживать жизнь в работоспособном состоянии, эпических фейлов пока не было.

Собственно, вопроса и не получилось. Скорее, это мои сомнения в эффективности спусковых крючков в некоторых случаях :)

  Развернуть 1 комментарий

@skalex, а спусковые крючки, на мой взгляд, вообще одноразовая акция. Это вот когда ты только начинаешь внедрять ДТ и делаешь генеральный разбор бардака. Дальше бывают только разбор инбоксов за день, ежедневные и еженедельные обзоры (собственно, в инструкции так и есть — крючки один раз, а обзоры регулярно). Ну нафиг по крючкам каждый день ходить :))

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб