Чем больше я изучаю вопросы организации рабочего (и не только) времени, тем больше сталкиваюсь с внутренним противоречием: чтобы экономить мыслетопливо и не расходовать его на всякую ерунду, нужно научиться нормально планировать свой день, а на это расходуется много мыслетоплива.
Естественным для техногика решением была бы автоматизация этой утомительной процедуры. Однако, изучение существующих инструментов не дало значимых результатов: подавляющее большинство сервисов и утилит управления задачами ориентированы именно на списки дел и живут в парадигме "проектов". Я пробовал множество разных сервисов, и все они прекрасно решают задачу ведения списков задач, но совершенно не решают проблему организации времени. Ведь есть ещё различные встречи, созвоны, напоминания и даже рабочие чаты! По отдельности каждое из этих направлений закрывается специализированными сервисами (календарь, уведомления, чаты и почта), но в итоге формировать единую картину рабочего дня требуется у себя в голове, постоянно сверяясь с кучей различных источников.
И вот мы приходим к проблеме, вынесенной в заголовок: для снижения требований к самодисциплине логично использовать какие-то инструменты автоматизации, но сложность их использования полностью нивелирует получаемую выгоду.
Например, сейчас моим главным рабочим инструментом в контексте организации времени является календарь. В рабочем календаре записаны все рабочие встречи, в личном календаре занесены какие-то личные дела, в семейном – семейные (общий с супругой, чтобы можно было планировать совместные активности). Но за бортом остаются задачи, которые нельзя занести в календарь:
- мелкие дела по дому, которые хорошо бы сделать, но я про них постоянно забываю;
- личные проекты, которые постоянно держатся в голове, но из-за их комплексности не могут делаться в небольшие кванты свободного времени (на самом деле могут, если нормально это запланировать);
- даже рабочие задачи, которые не привязаны ко времени, но выполнения которых от меня кто-то ждёт.
В календарь это всё внести можно, но это очень неудобно. Тут на помощь могут прийти списки задач, например, Todoist или Singularity, но они оторваны от календаря, и нужно либо дублировать в них календарные задачи, чтобы всё было в одном месте, либо смириться с существованием двух параллельных систем. Я несколько раз пытался и пробовал оба варианта, но каждый раз бросал – не хватает дисциплины поддерживать это всё в актуальном состоянии.
А ведь ещё есть заметки – тут тоже целый отдельный мир, который тесно связан с организацией времени, но для этой связи нет готовых решений...
Однако, проведённый среди знакомых небольшой опрос показал довольно интересные результаты: в том или ином виде проблема инструментов действительно существует у многих, но практически никто не придаёт ей особого значения. Да, какие-то задачи валятся и теряются, какие-то сроки срываются, а какие-то обязательства не выполняются как раз из-за слабой организации, но практически никого из опрошенных это совершенно не парит. Более того, необходимость держать всё в голове или постоянно переключаться между различными системами (включая липкие листочки и бумажные ежедневники) для многих респондентов не является большой проблемой.
Собственно, хочется прояснить для себя этот момент: я что-то упускаю в навыках самоорганизации, и на самом деле всё гораздо проще и никакие инструменты особо-то и не нужны, или же действительно потребности современного делового мира начали опережать возможности имеющихся инструментов и с этим нужно что-то решать? А может быть я вообще упустил из виду готовое решение своих проблем?
В сингулярке есть интеграция с гугл календарем.
Вещь не самая нужная, но есть
По моему опыту, самая частая причина кроется в убеждении, что надо "экономить время".
Остановиться, подумать, соотнести календарь (кстати, обязательно единый) с списком задач, привести все это к актуальному виду... Часто вызывает сопротивление из-за того, что "на это наадо тратить время, а тратить время не на работу - не эффективно". Примерно такие убеждения.
У меня тоже есть рабочий, личный и семейный календари. В рабочий прилетают встречи, на которые я согласилась, и их я дублирую в момент согласия в личный календарь (чтобы я могла распланировать, когда в зависимости от встреч пойти обедать, или что пересекается и т.д.)
В идеале каждый день утром при планировании дня я смотрю на личный календарь, окончательно выбираю, на какие мероприятия сегодня я пойду, и их заношу себе в список задач в Тудуисте в виде "Встреча такая-то 13:00 в течение 30 мин". В тот же список задач на сегодня вставлены какие-то личные мелкие дела, кусочки движения по проектам и т.д. При планировании распределяю примерно, что хочу успеть сделать до обеда (он тоже есть в списке как "встреча" для разграничения дня), а где между встречами что можно поделать.
Таким образом у меня есть "единая картина рабочего дня", как раз ради неё у меня дублируются встречи в список задач, обезьянке достаточно смотреть только на него
Но у меня специфика работы, что пока встреч меньше, чем остальных дел
Вот будет единая база, в которой есть все, и каждый знает про расписание каждого, будете тогда вспоминать теплые ламповые времена, где главная проблема была копипаста с одного места в другое :о)
Не так уж и тесно, если разобраться...
Какая там связь?
Ага. "Джедайские техники" читали?...
Все реально проще.
При готовке обеда кастрюли, ложки, продукты и моющее находятся "в разных источниках". Так же как и свёрла с саморезами при изготовлении мебели. И никого особо это не наколяет. А вот с планированием времени бурчат часто даже те кто справляется хорошо.
Рискну предположить, осноаываясь на своём опыте. Вот сидит подчинённый. А над ним в иерархии 4 отдела. И каждый планирует свой календарь на этого сотрудника. При этом использует для этого по пол дня времени. Уже 2 в одном за ту же цену. А человеку для функианирования ещё и свои задачи выполнять надо. Как минимум не заточить сверло, а просмотреть список задач и синхронизировать его как-то в разных приложениях. А если полотно на пиле заменить? Итого 2+1 по цене одного! Халява! Только в продаже время подчинённого, а не количество выдаваемой им продукции.
Единый список задач хорош в том случае, если ты эти задачи сам туда вносишь. А у жены на тебя другой каллендарь. У врача или тренера свой.
Не тот инструмент, не тот. Вот хочу я записаться на стижку, а мне говорят, что только в четверг с утра или через месяц. Вот говорит бригадир мне копать яму, а я ему про четверг скажу... так он даже не уволит - лопатой по спине отмотивирует и всё.
Старался как можно проще. Надеюсь мои доводы обсудят и станет ещё понятьней.
Хммм так и не понял в чем проблема.
Для активностей привязанных ко времени - календарь.
Для остального список задач и по надобности всякие инструменты управления проектами, продуктами и подобное.
Много что отозвалось в сообщении автора.
Так же как он, я часто впадаю в состояние «хочу систему, которая в одном окне и все и сразу собирает, актуализирует и позволяет мне эффективно решать вопросы»
Так как я разработчик, я периодически садился за написания своего «идеального» инструмента .
Не буду расписывать все попытки, но в итоге, на поверхность всплывал один и тот же вывод «зачем я это делаю? Чтобы приложив усилия 1 раз в день/неделю/месяц (подставь свой интервал) , а потом все работалобы как по маслу, с минимумом моих усилий»
В реальности, эффективность моих действий зависила от такого количества микрофакторов, что мне приходилось переосмыслять приоритет задач минимум раз в день.
В итоге, я понял, что мне хватает и простых заметок «план на год», «план на квартал», «план на месяц», «план на неделю», «план на день» и календарь для дел с датами.
Оказалось, что просмотреть запланированные задачи на неделю и скорректировать план на текущий день, эффективнее, чем любой алгоритм планирования, который я использовал или придумывал до этого. А главное, когда-то запланированная задача снова обретает краски и её хочется сделать, так как именно сегодня я понял зачем мне она и поставил её в план.