Введение
Бывало у вас, что нужный документ затерялся среди пачки других?
Или знаком случай, когда бумаги передали коллегам, а сами забыли из них взять информацию?
А может вы напротив — забыли передать документ и из-за этого потом возникли проблемы?
В общем, обычные рабочие моменты и я попробую предложить систему, которая поможет минимизировать описанные выше случаи.
Система трех лоточков
Вам понадобится три лоточка. Можно и больше, либо меньше — в зависимости от вашей рабочей специфики. У меня в офисе именно три лотка.
1. Входящий
Стоит сверху и в него скидываю все записки, документы и пр. Туда же кидают бумагу и мои коллеги.
В заранее запланированные окна дня (в моем случае с 16 до 18) беру из стопки документ и перерабатываю: подписать, занести в прогу, перенести мысли в ежедневник или нашу базу данных и тд. После чего, листик отправляю в три направления: исходящее, архив, мусор. Вообщем, все как в классической GTD.
2. Исходящий
Все что требуется передать коллегам или в другой офис/объект, либо на подпись дальше. Встал из-за компа, набрал пачку и пошёл разносить.
3. Архив
Все что не нужно срочно и можно забыть/убрать, но что при необходимости может потребоваться. В моем случае, это акты инвентаризации, паспорта на инструмент, акты передачи (не бухгалтерские) и тд. Архив разгребаю раз в месяц, перенося пачку бумаг в большую папку (с именем года), что лежит на стеллаже неподалеку. Храню только два последних года — прочее выбрасываю.
Цели, достигаемые это методикой
- Сведение ошибок к минимуму. Достигается благодаря свободному столу, и понимаю что и где лежит;
- Снижение потребления «мыслетоплива». Достигается за счет системы, в которой не надо постоянно «включать мозг» — пусть голова работает там, где это действительно надо;
- Увеличение скорости работы. Достигается тем, что убираются лишние процессы и действия.
Заключение
Эта система не новая, и много где и кем применяется. При этом, подобным образом работают еще не все люди планеты, поэтому множу сущности во благо.
Ссылки:
- Рассказываю тоже самое в видео:
- Про «мыслетопливо» участники клуба знают, но если что, то вот первая ссылка из Хабры на эту тему: https://habr.com/ru/company/oleg-bunin/blog/348714/