Как не терять документы и быть продуктивным

 Публичный пост
15 августа 2022  58

Введение

Бывало у вас, что нужный документ затерялся среди пачки других?
Или знаком случай, когда бумаги передали коллегам, а сами забыли из них взять информацию?
А может вы напротив — забыли передать документ и из-за этого потом возникли проблемы?

В общем, обычные рабочие моменты и я попробую предложить систему, которая поможет минимизировать описанные выше случаи.

Система трех лоточков

Вам понадобится три лоточка. Можно и больше, либо меньше — в зависимости от вашей рабочей специфики. У меня в офисе именно три лотка.

1. Входящий

Стоит сверху и в него скидываю все записки, документы и пр. Туда же кидают бумагу и мои коллеги.

В заранее запланированные окна дня (в моем случае с 16 до 18) беру из стопки документ и перерабатываю: подписать, занести в прогу, перенести мысли в ежедневник или нашу базу данных и тд. После чего, листик отправляю в три направления: исходящее, архив, мусор. Вообщем, все как в классической GTD.

2. Исходящий

Все что требуется передать коллегам или в другой офис/объект, либо на подпись дальше. Встал из-за компа, набрал пачку и пошёл разносить.

3. Архив

Все что не нужно срочно и можно забыть/убрать, но что при необходимости может потребоваться. В моем случае, это акты инвентаризации, паспорта на инструмент, акты передачи (не бухгалтерские) и тд. Архив разгребаю раз в месяц, перенося пачку бумаг в большую папку (с именем года), что лежит на стеллаже неподалеку. Храню только два последних года — прочее выбрасываю.

Цели, достигаемые это методикой

  1. Сведение ошибок к минимуму. Достигается благодаря свободному столу, и понимаю что и где лежит;
  2. Снижение потребления «мыслетоплива». Достигается за счет системы, в которой не надо постоянно «включать мозг» — пусть голова работает там, где это действительно надо;
  3. Увеличение скорости работы. Достигается тем, что убираются лишние процессы и действия.

Заключение

Эта система не новая, и много где и кем применяется. При этом, подобным образом работают еще не все люди планеты, поэтому множу сущности во благо.

Ссылки:

  1. Рассказываю тоже самое в видео:

  1. Про «мыслетопливо» участники клуба знают, но если что, то вот первая ссылка из Хабры на эту тему: https://habr.com/ru/company/oleg-bunin/blog/348714/
Аватар Александр
Александр @Pravidnik
Инженер по инструментуА-Инж
📍Санкт-Петербург, Россия

Vk.com/babeshko
Youtube.com/channel/PRAvidNIK

Откомментируйте первым 👇

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб