У меня список задач на сегодня с избытком
или
У меня список задач на сегодня с недостачей
 Публичный пост    15 апреля 2022  199

Внимание всем вопрос трене на Как правильно?, а Как у меня сейчас?

Формируя план на день мы не можем стабильно и четко планировать ровно столько, сколько мы можем выполнить. Поэтому тут есть две взаимоисключающие стратегии:

  • Планировать с избытком. Заведомо больше, чем я смогу сделать. То есть, большую часть дней в моем списке задач на сегодня остается какое-то количество невыполненных задач
  • Планировать с недостачей. Например, намечая совсем небольшое количество задач на сегодня, но при их выполнении мы опять идем в общий пул задач и опять берем себе на сегодня небольшое количество задач.

А какой стратегии придерживаетесь вы? И почему вы придерживаетесь именно этой стратегии?

Не исключаю, что эта тема может стать одной из тех, где "как нам кажется правильно" может радикально отличаться от того, "как мы поступаем".

4 аргумента и 3 плюсика
за «У меня список задач на сегодня с избытком»
5 аргументов и 9 плюсиков
за «У меня список задач на сегодня с недостачей»
за «У меня список задач на сегодня с недостачей»
Обезьянка не пугается, рациональный не ноет
Аватар Ника Денисова Ника Денисова

В моем списке — пара «зелёных» задач и несколько красных. То, что двигает меня вперёд, радует и мотивирует, плюс то, что сегодня надо сделать железно.

Всякие nice-to-have висят в списке на неделю и вежливо ждут своей очереди. Если у меня после зелёных и красных задач осталась capacity (и я проверила, что это реально остались силы работать, а не я пытаюсь «наградить себя работой за работу»), то могу взять что-то следующее и в приятном темпе делать.

А если в списке на сегодня дофига вещей, то пугается обезьянка («я в жизни это не успею, гори оно, где мой ютуб с котиками») и переживает рациональный («плохо планирую, а отдыхать когда»). В целом это похоже на эффект следователей, описанный в ДТ: если у каждого следователя в работе только три дела одновременно, они продвигаются быстрее, чем когда сразу десять.

Класс! По идее я думал что ровно так оно и должно быть, но у меня появились сомнения, что многие люди могут этому следовать на практике.

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, я к этому пришла не сразу — через перфекционизм, попытку запихнуть в себя сразу всё и приоритизацию работы выше, чем самой себя)

Но выяснилось, что это не работает. А работает быть внимательным и нежным к самому себе)

  Развернуть 1 комментарий
за «У меня список задач на сегодня с недостачей»
Потому что прилетит еще задача!алярм!🚩
Аватар Юля Лавлинская Юля Лавлинская

Я всегда планирую с окном для новых задач, потому что почти всегда прилетает от коллег задачи, которые надо выполнить сегодня.
Если насыпать с избытком, то тогда в конце дня посмотришь на половину выполненного списка и как-то грустно, что вроде как планировал ого-го, а сделал только го. Ну или перерабатывать с грустью, потому что в голове уже столько запланировал и не получишь морального удовлетворения, если всего не сделаешь.

Если задач не прилетело, а свои все уже выполнены, то возвращаюсь к большому списку задач и тяну оттуда.

за «У меня список задач на сегодня с избытком»
С супер-избытком, потому что продолжаю впихивать.
Аватар Max Balaban Max Balaban

Не так давно начал оценивать каждую задачку в условных единицах (помодорах). Считаю с утра сколько задач назначил, и вечером смотрю итог. Получается, что на день в среднем назначаю задач на 20 помодоро, а выполняю — на 10-12. Самый максимум, который был — это 16 выполненных помодоро, но это скорее исключение, обычно не делаю и это.
Из этих задач прямо горящих обычно нет, или 1-2 штуки — но почти все начинают потихоньку подгорать, поэтому и хочу их сделать сегодня.

Моя цель — назначать столько задач, сколько реально сделаю, или меньше. Потому что я так смогу лучше и реалистичнее планировать свой день.

Возможная причина — хочу сделать за сегодня сделать норму за 2, а то и 3 дня. Задачи, как я вижу, действительно важные и нужные. Просто я как-то случайно организовал себе завал, и вот разгребаю. Хочется разгребать быстрее.

Из того, что уже сделал:
Уже давно перестал сильно париться из-за невыполненных задач, всё воспринимаю как тренировку.
Стал намного лучше чистить список на сегодня, убирать мусор нещадно (пока откладывать, до полного удаления ещё не всегда дохожу).

Что планирую сделать:
Назначать меньше задач — до предела впихуемости, а лучше ещё меньше, чтобы был запас.
Повысить протока хотя бы до 15 помодоро в день, чтобы выполнять больше задач и быстрее двигаться к своим целям.
Не организовывать себе такие завалы — превентивно работать над этим.

Назначать меньше задач — до предела впихуемости, а лучше ещё меньше, чтобы был запас.

Судя по всему, сейчас у тебя есть хорошо поставленный процесс измерения. Правильно? Ну откуда взялось среднее значение 10-12 помидоров. А почему сейчас тогда не получается назначать задач до предела впихуемости? Наверняка внутри этому мешают какие-то мысли... Какие?

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, Да, процесс измерения отладил не так давно, сейчас делаю на автомате. Когда назначаю или меняю задачу в Сингулярити пишу, например, так: "Скомпиль и отправь клиенту новую версию | 1", что для меня значит что задача займет 1 помодоро. Может быть 0.5 помодоро, или, например, два. Больше двух задачи не назначаю, за очень редкими исключениями.

После выполнения, если срок оказался неверным, записываю реальный итог и, по желанию, причину неверной оценки: "Скомпиль и отправь клиенту новую версию | 1 : 3 — потому что не учёл время на исправление ошибок при компиляции". Вечером при обзоре для меня с первого взгляда понятно, что я ожидал что задача займет 1 помодоро, а заняла реально 3, и вот причина.

Для меня эта практика очень важна, потому что это цикл обратной связи, который теперь работает практически без затрат мыслетоплива. Я и раньше постоянно ошибался в оценке сроков задач, но у меня не было системы, чтобы это отслеживать и корректировать. Теперь есть)

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, Мысли, наверное, часто распространённые, и не очень адекватные:

  1. "Нуу, вчера я сделал только половину от запланированного, но сегодня-то я более эффективный и бодрый, если постараюсь то смогу сделать и на 18 помодоро! У меня же это как-то почти получилось... три недели назад...".
  2. Либо "блин, это такие важные задачи, прямо капец. Я не могу их отложить. Конечно, я могу их сделать и завтра, никто не умрет — но намного лучше будет сделать сегодня. Так что сегодня надо постараться и сделать как можно больше, чтобы потом было легче".
  Развернуть 1 комментарий

@Balabanovskii, прикольно. Если вести все в ексельке, то можно смотреть тренды и оценить вариабельность процесса :)

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, блин, а ведь это идея! попрбую записывать итог по дню в Эксель (щас пишу в дневнике самонаблюдения тип планировал 20 сделал 10). спасибо!

  Развернуть 1 комментарий

@Balabanovskii, всегда пожалуйста :)
А если это будет гуглодок, тогда и мы все сможем посмотреть.... :) Может, картинки/графики какие построить

  Развернуть 1 комментарий

@Balabanovskii, огонь коммент!
А помидор у вас какого размера? 20-25-45 минут? 18*45 не влезает в день вроде…

После выполнения, если срок оказался неверным, записываю реальный итог и, по желанию, причину неверной оценки.

Идея - суперская, попробую тоже так. Мне планирование некоторых типов задач тяжко даётся из-за того, что «письмо издателю» на полстраницы занимает мозга от получаса до двух.

А каждый постик в ФБ - 2 часа как с куста :(

Соответственно организм боится к этим задачам приступать.

  Развернуть 1 комментарий

@MargaritaZok, У меня помидор сейчас 20 минут. Эксперементирую — был 30 минут, потом долгое время 25, щас пробую 20.

  Развернуть 1 комментарий

@MargaritaZok, По поводу больших задач — да, согласен, у меня тоже есть классическое избегание таких здоровых кусков работы =) Наверное, у многих такое есть, если не у большинства, поэтому, собственно, Максим Дорофеев хорошо проработал этот вопрос в своих книгах))

Можно попробовать от большой задачи "написать пост в Фейсбук" откусывать первый кусочек и записывать его как задачу. Я не знаю, какой у вас типичный процесс написания постов, но, наверное, вы сможете подумать и выделить одно реальное небольшое действие, которое выполняете первым.

Например, при написании поста в блог я бы записал задачу "накидать мысли по теме Х в Ноушен 20 мин", потом "составить структуру текста", "дополнить текст и проверить фактуру", "отредактировать и опубликовать".

Таким образом, каждая большая задача превращается в несколько маленьких, и они все выполняются легче. Из плюсов — можно их делать не за один раз, и при написании текста как раз бывает полезно дать ему "отстояться". Ну и ещё бонус в том, что вам не нужен сразу же целый отрезок времени на 2 часа, можно подходить несколько раз по 20-40 минут.

В зависимости от вашего подхода к работе, можно записывать или все 2-3-4 задачи сразу (декомпозировать полностью), или писать самую первую задачу, а следующую — после выполнения. Или же писать большую задачу, а перед ней первое действие: "(набросать список вопросов, что надо узнать) написать письмо издателю".

  Развернуть 1 комментарий
за «У меня список задач на сегодня с недостачей»
Потому, что я себя берегу)
Аватар Настя Унрау Настя Унрау

Помимо ежедневных рутинных задачек стараюсь выполнять 1-2 зелёные или те, на которые требуется много мыслетоплива. А те что не срочные или "Выполнить на неделе" распределяю в начале недели равномерненько тонким слоем)

А те что не срочные или "Выполнить на неделе" распределяю в начале недели равномерненько тонким слоем)

А где ты их распределяешь? Что за тудушник у тебя?

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, В календарной сетке Notion )

  Развернуть 1 комментарий

@Gvineras13, давай скриншот :)

  Развернуть 1 комментарий
за «У меня список задач на сегодня с недостачей»
На самом деле с избытком.
Аватар Олег Легостаев Олег Легостаев

Потому что работа у меня связана непосредственно с общением с людьми и проведением переговоров.
Вводных столько, что результат заранее просчитать невозможно.
Где-то можно провести 10 мин, а где-то, если пошел контакт- зависнуть и на 1 ч, а то и 2. В некоторых случаях... побольше...
Как планирую. Есть план минимум ТТ (торговых точек, организаций, оптовых компаний), есть план максимум ТТ.
Помимо контактов - есть еще текущие задачи. Письма требующие ответа, запросы, запланированные ком предложения, описания продукции, технические запросы - что валится во входящие с непредсказуемой периодичностью и срочностью!
Есть еще важные звонки, которые нужно совершить параллельно со всем предыдущим "безобразием".
Есть входящие звонки, особенно от руководства, которое может между делом и непонятно почему присесть на ухо часа на 1,5...
И вы меня спрашиваете про критерии? Как и что я планирую?
Да я живу как осетр то против течение, то по течению... Не знаю!

Разумно. Когда много неопределенности, то нам нужно много резерва.

Кстати, а я правильно понимаю, что осетр живет против течения во время нереста?... Или это лосось?... :)

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, Максим, согласен, лосось точнее! ))) Но мне осетр больше нравится! )

  Развернуть 1 комментарий

@cartmendum, Максим, если серьезно, то просто нужно планировать, а потом анализировать что получилось. У тебя эта идея в книге(ах) отражена четко. Эксперимент. Ставишь цель, пробуешь, смотришь результат. Делаешь выводы. И тут уж зависит от того - делаешь ты эти шаги или нет.

  Развернуть 1 комментарий
за «У меня список задач на сегодня с недостачей»
Оставляю место для задач-нежданчиков
Аватар 💀 Юзер Удалился 💀 Юзер Удалился

Рефлексируя на примере сегодняшнего дня. Я планировал его с «запасом» так как всегда прилетают дополнительные задачи, которые надо сделать «чем раньше, тем лучше». Начинил с «зелёных», далее брался за оставшиеся и делал их исходя из желания и внутреннего понимания, что актуально сейчас. Затем прилетели нежданные задачи, сделал из. В режиме я не расстроился, когда пару задач перенёс на следующую неделю, в основном потому что главное сделано и «срочное важное» сделано.

за «У меня список задач на сегодня с избытком»
Есть много задач на контроль и все из них нереально сделать
Аватар Евгений Евгений

Я отвечаю за команду и за проекты.
Есть задачи вида проверить переписку (в почте, чатиках, багтрекере) по проекту. Если ответ есть, то взять что-то в работу. Если ответа нет, но забить и напомнить о проекте (пропинать) такого-то числа.
Вот эти проверялки до какого-то дня не приоритетные и если они остаются в конце дня, то я могу их смело перебросить на следующий день.
Если есть свободное время, то занимаюсь профилактическим пропиныванием пока еще не горит.
Пробовал закидывать такие задачи в список на неделю, но они почему-то там лежат до дедлайна и не пропинываются.

Если убрать задачи пропинывалки из списка на сегодня, то список задач по сути становится с недостачей. Бывает, что я беру что-то из "на неделе" вместо того, чтобы пропинывать, когда хочется что-то интересное взять (какой-то внутренний ресурс восстановить).

за «У меня список задач на сегодня с избытком»
Работы много.
Аватар Александр Скачков Александр Скачков

Текущий сценарий работы очень простой. Все действия записаны и запрограммированы в таск-менеджере. Все действия, которые не сделались сегодня, тупо переносятся на завтра. Конечно бывают и другие манипуляции (удаление действия, перенос на другую дату, перенос в "позже" или в "когда-нибудь"), но чаще всего именно на завтра. Это всё и портит. Не считая того, что работы много :)

за «У меня список задач на сегодня с избытком»
Я «гоню стадо» из слонов, кенгуру и мух
Аватар Маргарита Тюхтяева Маргарита Тюхтяева

Список задач - то чему сегодня надо давать или нет ход, в зависимости от факторов таких как:

  • это нарушает безопасность?
  • погода (не позволяет сажать или крыть крышу);
  • наличие персонала (юрист/соавтор приходят периодически) или кто-то уволился/занят на другом проекте;
  • моё состояние: лежу без сил/прёт творческая задача;
  • задача не компануется с другими.

Соответственно утром я «трогаю задачку мозгом» и понимаю, что оставляю в списке. Откладываю остальные на потом с учётом ощущения, когда следующий раз «потрогать».

Влияют на такой пухлый список:

  • жизненные обстоятельства и принципы, соответственно мне проще распределять задачки по дням недели в соответствии с примерной специализацией этих дней: на земле, документарный, я-дом-семья;
  • правило «запиши всё» - любая мысль записывается в список сразу (я делаю «созерцание точки» раз в месяц и то вылавливаю личные ощущения только) - некоторые проколы могут грозить уголовкой (сети в собственности), другие принести существенную экономию или траты;
  • желание быть достойной своих великих родителей и мужа;
  • постоянное изменение законов - приходится перепроверять множество факторов постоянно;
  • трое детей и желание быть любимой женой :)

В итоге получается, что поток входящих шире, чем возможности человека по их решению.
Представьте себе помещение, в которое запускают по 10 человек, а «дверь-вертушка» выпускает 5 раз за то же время.
Я «пропускаю» не поштучно (Иванов Иван) людей, а по принципу (кучерявые блондины/ «задачи для бухгалтера)получается сразу по несколько штук :)

Ещё мои задачи часто невозможно решить одним рывком, между операциями должно пройти непонятное количество времени (на регистрацию, обработку инфо и т.п) - так что из большого количества удобнее выбирать «кого сегодня будем пинать».

У моего образа действий есть два существенных минуса:

  • очень тяжело делаю последнее действие (положить в архив) потому, что это не завершит внешний процесс (хотя в отдаленной перспективе жрет время и ресурсы на поиски документов и мои страдания по этому поводу);
  • дела «одиночки» долго ждут очереди на проход.
Этикет батлов:
  • 💣 Батл — это схватка двух крайностей. Мы пытаемся выделить аргументы каждой из сторон чтобы потом по ним составить свою картину мира. Рекомендуется избегать аргументов типа «каждый хорош для своего».
  • ☝️ Один аргумент — один комментарий. Не делайте списков, так сложнее вести дискуссию и подсчитывать статистику.
  • 😎 Можно топить как за одну, так и за обе стороны сразу. Просто выберите за кого вы при постинге.
  • 💬 На аргументы можно отвечать. Реплаи никуда не засчитываются и нужны только для срача.
  • 👮‍♀️ Авторам батлов нужно удалять повторы и комментарии не по формату.

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб