Внимание всем вопрос трене на Как правильно?, а Как у меня сейчас?
Формируя план на день мы не можем стабильно и четко планировать ровно столько, сколько мы можем выполнить. Поэтому тут есть две взаимоисключающие стратегии:
- Планировать с избытком. Заведомо больше, чем я смогу сделать. То есть, большую часть дней в моем списке задач на сегодня остается какое-то количество невыполненных задач
- Планировать с недостачей. Например, намечая совсем небольшое количество задач на сегодня, но при их выполнении мы опять идем в общий пул задач и опять берем себе на сегодня небольшое количество задач.
А какой стратегии придерживаетесь вы? И почему вы придерживаетесь именно этой стратегии?
Не исключаю, что эта тема может стать одной из тех, где "как нам кажется правильно" может радикально отличаться от того, "как мы поступаем".
за «У меня список задач на сегодня с избытком»
за «У меня список задач на сегодня с недостачей»
В моем списке — пара «зелёных» задач и несколько красных. То, что двигает меня вперёд, радует и мотивирует, плюс то, что сегодня надо сделать железно.
Всякие nice-to-have висят в списке на неделю и вежливо ждут своей очереди. Если у меня после зелёных и красных задач осталась capacity (и я проверила, что это реально остались силы работать, а не я пытаюсь «наградить себя работой за работу»), то могу взять что-то следующее и в приятном темпе делать.
А если в списке на сегодня дофига вещей, то пугается обезьянка («я в жизни это не успею, гори оно, где мой ютуб с котиками») и переживает рациональный («плохо планирую, а отдыхать когда»). В целом это похоже на эффект следователей, описанный в ДТ: если у каждого следователя в работе только три дела одновременно, они продвигаются быстрее, чем когда сразу десять.
Я всегда планирую с окном для новых задач, потому что почти всегда прилетает от коллег задачи, которые надо выполнить сегодня.
Если насыпать с избытком, то тогда в конце дня посмотришь на половину выполненного списка и как-то грустно, что вроде как планировал ого-го, а сделал только го. Ну или перерабатывать с грустью, потому что в голове уже столько запланировал и не получишь морального удовлетворения, если всего не сделаешь.
Если задач не прилетело, а свои все уже выполнены, то возвращаюсь к большому списку задач и тяну оттуда.
Не так давно начал оценивать каждую задачку в условных единицах (помодорах). Считаю с утра сколько задач назначил, и вечером смотрю итог. Получается, что на день в среднем назначаю задач на 20 помодоро, а выполняю — на 10-12. Самый максимум, который был — это 16 выполненных помодоро, но это скорее исключение, обычно не делаю и это.
Из этих задач прямо горящих обычно нет, или 1-2 штуки — но почти все начинают потихоньку подгорать, поэтому и хочу их сделать сегодня.
Моя цель — назначать столько задач, сколько реально сделаю, или меньше. Потому что я так смогу лучше и реалистичнее планировать свой день.
Возможная причина — хочу сделать за сегодня сделать норму за 2, а то и 3 дня. Задачи, как я вижу, действительно важные и нужные. Просто я как-то случайно организовал себе завал, и вот разгребаю. Хочется разгребать быстрее.
Из того, что уже сделал:
Уже давно перестал сильно париться из-за невыполненных задач, всё воспринимаю как тренировку.
Стал намного лучше чистить список на сегодня, убирать мусор нещадно (пока откладывать, до полного удаления ещё не всегда дохожу).
Что планирую сделать:
Назначать меньше задач — до предела впихуемости, а лучше ещё меньше, чтобы был запас.
Повысить протока хотя бы до 15 помодоро в день, чтобы выполнять больше задач и быстрее двигаться к своим целям.
Не организовывать себе такие завалы — превентивно работать над этим.
Помимо ежедневных рутинных задачек стараюсь выполнять 1-2 зелёные или те, на которые требуется много мыслетоплива. А те что не срочные или "Выполнить на неделе" распределяю в начале недели равномерненько тонким слоем)
Потому что работа у меня связана непосредственно с общением с людьми и проведением переговоров.
Вводных столько, что результат заранее просчитать невозможно.
Где-то можно провести 10 мин, а где-то, если пошел контакт- зависнуть и на 1 ч, а то и 2. В некоторых случаях... побольше...
Как планирую. Есть план минимум ТТ (торговых точек, организаций, оптовых компаний), есть план максимум ТТ.
Помимо контактов - есть еще текущие задачи. Письма требующие ответа, запросы, запланированные ком предложения, описания продукции, технические запросы - что валится во входящие с непредсказуемой периодичностью и срочностью!
Есть еще важные звонки, которые нужно совершить параллельно со всем предыдущим "безобразием".
Есть входящие звонки, особенно от руководства, которое может между делом и непонятно почему присесть на ухо часа на 1,5...
И вы меня спрашиваете про критерии? Как и что я планирую?
Да я живу как осетр то против течение, то по течению... Не знаю!
Рефлексируя на примере сегодняшнего дня. Я планировал его с «запасом» так как всегда прилетают дополнительные задачи, которые надо сделать «чем раньше, тем лучше». Начинил с «зелёных», далее брался за оставшиеся и делал их исходя из желания и внутреннего понимания, что актуально сейчас. Затем прилетели нежданные задачи, сделал из. В режиме я не расстроился, когда пару задач перенёс на следующую неделю, в основном потому что главное сделано и «срочное важное» сделано.
Я отвечаю за команду и за проекты.
Есть задачи вида проверить переписку (в почте, чатиках, багтрекере) по проекту. Если ответ есть, то взять что-то в работу. Если ответа нет, но забить и напомнить о проекте (пропинать) такого-то числа.
Вот эти проверялки до какого-то дня не приоритетные и если они остаются в конце дня, то я могу их смело перебросить на следующий день.
Если есть свободное время, то занимаюсь профилактическим пропиныванием пока еще не горит.
Пробовал закидывать такие задачи в список на неделю, но они почему-то там лежат до дедлайна и не пропинываются.
Если убрать задачи пропинывалки из списка на сегодня, то список задач по сути становится с недостачей. Бывает, что я беру что-то из "на неделе" вместо того, чтобы пропинывать, когда хочется что-то интересное взять (какой-то внутренний ресурс восстановить).
Текущий сценарий работы очень простой. Все действия записаны и запрограммированы в таск-менеджере. Все действия, которые не сделались сегодня, тупо переносятся на завтра. Конечно бывают и другие манипуляции (удаление действия, перенос на другую дату, перенос в "позже" или в "когда-нибудь"), но чаще всего именно на завтра. Это всё и портит. Не считая того, что работы много :)
Список задач - то чему сегодня надо давать или нет ход, в зависимости от факторов таких как:
Соответственно утром я «трогаю задачку мозгом» и понимаю, что оставляю в списке. Откладываю остальные на потом с учётом ощущения, когда следующий раз «потрогать».
Влияют на такой пухлый список:
В итоге получается, что поток входящих шире, чем возможности человека по их решению.
Представьте себе помещение, в которое запускают по 10 человек, а «дверь-вертушка» выпускает 5 раз за то же время.
Я «пропускаю» не поштучно (Иванов Иван) людей, а по принципу (кучерявые блондины/ «задачи для бухгалтера)получается сразу по несколько штук :)
Ещё мои задачи часто невозможно решить одним рывком, между операциями должно пройти непонятное количество времени (на регистрацию, обработку инфо и т.п) - так что из большого количества удобнее выбирать «кого сегодня будем пинать».
У моего образа действий есть два существенных минуса: