Один из фундаментальных споров в "Джедайских техниках": что делать в первую очередь, начиная рабочий день?
Можно взять и сделать задачу. Круто, когда важную задачу. Часто имеет смысл наметить эту задачу еще с предыдущего дня.
А можно окунуться в гадюшник почту/чаты и получить дозу новой информации.
Кто как делает и почему именно так?
за «Начинать день с задачи из списка»
за «Начинать день с проверки почтов и чатов»
Даже после очень хорошего сна я не просыпаюсь готовой сразу думать и фигачить. Сначала ленивый кофе, йога, душ, завтрак и вот потом, на разогретый мозг, можно начинать.
А мозг разогревается как раз на ленивом листании почты/чатов. Это как утреннее щебетание птичек, только сообщения в чатах :D
Если там оказалась срочная задача — она записывается в список на сегодня или на неделю, я до неё доберусь позже. По меньшей мере, не буду тревожиться, что пропустила что-то срочное.
Начинать день с задачи из списка я пробовала, но так мне некомфортно. Люблю с утра погрумить список, проверить все инбоксы, знать все новые вводные и уже из этой позиции без тревожности (и после завтрака) начать делать задачи.
Я сама - рук.проекта, рук.отдела и в общем "руки" компании. И вроде как это я должна планировать и говорить людям, что делать. Но у нас главнее получается именно отдел продаж и клиенты. И они реально за ночь могут передумать. Плюс могут свалиться какие-то асапы, которые могут изменить все планы, построенные раннее.
А еще утром у меня нет мыслетоплива. Пока я пью первую кружку кофе, мне кажется, я ни на что больше не способна, кроме как получать информацию и раздавать информацию. Может еще дело в том, что я просыпаюсь за 20 минут до первого созвона))
В итоге выходит так, что утром я разгребаю входящие, потом только смотрю в список и думаю о том, что могу сделать прямо сейчас. За день коробочка входящих пополняется и вечером я снова ее разгребаю.
Да, у меня пока нет баланса между тремя столпами работы и обезьяна у меня совсем не Дао, но пока так.
К сожалению я раздолбай, и с задачи день из-за лени начинаю не всегда, но если начал с задачи, то и сделать дел сильно больше успеваешь (я бы сказал у меня раза в полтора), и настроение огонь.
Лучшие по продуктивности дни - это дни, которые я начинаю с просмотра планов и решения задач. Средние - когда день начинается со встречи. Худшие - когда день начинается с почты.
Моя почта - это агрегатор огромного количества информации, очень разнотипной. Если начинать день с почты, я перегружу себя входящими, нагенерю новые задачи, вполне могу утечь в выполнение мелких сиюминутных задач и ответов на письма, очнувшись через пару-тройку часов и ввязавшись в пару тройку задач, которые мне совсем не нужны.
Поэтому утро понедельника я начинаю с просмотра планов, еще раз актуализирую для себя приоритеты, крупные задачи, задачи, которые никак нельзя прошлепать - делаю мысленную "карту местности". В другие дни - это актуализация и корректировка планов на день. Потом выбираю задачу и поехали.
На обработку входящих выделено отдельное время. Я знаю, что если запрос внезапный и срочный - мне позвонят. А еще в почте есть ярлык для писем, прилетающих от определенных людей, которых нельзя игнорировать. При переключении с задачи на задачу я вижу почту, открытую на этом ярлыке. Если там пусто, я почту не открываю. Перехожу к следующей задаче.
Заметила, что к пятнице очень тянет "начать день лайтово" с разбора почты. Периодически поддаюсь, каждый раз заканчивается не очень, но в следующий раз желание возникает снова )))
Если подытожить, для меня лучше начинать день с обзора задач, а потом - с решения конкретной задачи. Это дает мне опору - меня сложнее сбить с толку криками "срочно!!!" или "я на минутку". А еще дает ориентировку - я точно понимаю, сколько у меня есть времени, мне легче оценивать то, что прилетает (а прилетает много). Легче отказываться, передавать другим, в целом - принимать решения. Меня реже уносит.
Естественно, так получается не всегда. И моя ахиллесова пята - чаты. Но это не тема баттла )
Для меня проще в начале дня оценить количество энергии и времени которое у меня есть и распределить его между задачами видя весь объем задач который предстоит сделать. Пробовал проверять входящие в середине или конце дня и получил следующие миннусы:
Немного контекста:
Сегодня начал день с проверки почты и чатов. Ничего срочного не было, но убито два часа времени, а так как мало спал - сил уже меньше чем обычно к обеду. И вот прилетел по звонку срочный вопрос, который надо обработать в проект и задачу с дедлайном на понедельник и четверг. Надо что-то решать и запланированные на сегодня задачи и проекты с дедлайном на субботу и вторник отодвигаются. Если бы не проверял почту и чаты (ещё из-за них подвис в новостях), сделал бы что-то из запланированного и нагрузка была бы меньше, легче было бы принимать действительно срочные задачи. А вместо этого убежал в клуб, ибо устал.
Не советую так делать.
Заказчиков постепенно начал приучать, что на сообщения отвечаю не сразу, а о срочном и позвонить можно.
Наверное, заказчики - это единственная причина, которая реально может заставить начать день с почты, если они просят быть на связи всегда. Тут либо цена должна быть высока за такие услуги, ведь исполнитель платит за такую срочность другими своими проектами, либо заказчика надо обучить так не делать.
Кстати, не отвечать на звонки не страшно, если перезваниваешь потом и объясняешь, что был занят (либо СМС). Как правило люди понимают, а если не понимают - то скорее всего проблемы непонимания будут и в других аспектах работы.
Живу в Карелии (450 км. севернее Санкт-Петербурга), заметил за собой такую особенность.
С середины февраля до начала октября (когда солнце встает рано) в начале дня без дополнительной мотивации могу сделать сложную задачу. Мыслетоплива хватает приблизительно до обеда, перед обедом глубоко погружаюсь в чаты / почту.
С начала октября до середины февраля солнце встает позже, чтобы утром заняться сложной задачей требуется дополнительная мотивация. Утром обычно сначала погружаюсь в чаты / почту, потом уже занимаюсь задачами.
А еще есть возможность сформировать список, чтобы не пропустить важное. НО смотреть все чаты и почты не имеет смысл - только важное и актуальное, типа вот этих моих настроек из обучающей программы или чат с руководителем проекта. ОСтальное только потом или никогда.
И не надо с новостей, а то сейчас это чревато...
Большинство голосующих за вариант "Начинать день с задачи из списка" пишет о том, что делать задачи утром крайне продуктивно – я с ними согласен, это действительно так. Утро прекрасное время чтобы "со свежей головой" взяться за "самую сложную задачу".
Но прежде чем начать что-то делать – необходимо определиться с тем, а что именно важно сделать именно сегодня.
На мой взгляд, нет смысла брать первую попавшуюся залежавшуюся задачу, только потому что она "давно висит в бэклоге", вполне возможно её уже нет необходимости делать, или сегодня есть задачи важнее.
Поэтому, на мой взгляд, сперва необходимо проверить источники, узнать что изменилось, добавить в бэклог новых задач.
Затем, определиться со списком задач конкретно на сегодня.
А уже потом брать из них что-то в работу.
На утро как правило остаётся или задача, которую можно сделать левой пяткой за 15 минут наполовину выключенным мозгом или задача, которую нужно думать еще несколько дней. Если задача пустячная, то для утреннего разогрева само то, а если задача многодневка (какая-то архитектурная, которую нужно еще продумать и спроектировать, перед тем как начать писать код), то сначала почта, а потом задача
На деле все несколько сложнее. Выбор между "получить заряд на весь день" (особенно если это зелёная задача) и вероятностью продолбать что-то красное (в терминальном случае важный митинг). Стараюсь начинать с задачи, но если есть смутное подозрение, что может прилететь что-то нехорошее, то сначала иду если не в почту, то хотя бы проверяю рабочий календарь на предмет непринятых встреч.
Чтение почты - это же процесс ради процесса. Получить новые вводные и загрузиться. От прочитанных писем результат, как таковой, не появляется.
У меня бывают дни и так и так, но продуктивным считаю тот день, когда сделана важная задача.
Кстати, растяжку по утрам я определил для себя как "зелёную" задачу. И когда удаётся не профакапить её - день определённо становится лучше.
Если письмо требует ответа и действия, добавляется в список задач. С чатами я так пока не делаю, но жажды проверки нету.
Правда непонятно как быть с рассылками.
Варианта два
В наших рабочих чатах с утра может появиться новая информация:
Таким образом, в прочессе чтения почтов и чатов корректируется/дополняется (иногда отменяется, но, увы, слишком сильно "иногда) список задач, в том числе на день.
И в процессе миграции информации из чата в задачник мозг настраивается на режим "тушипожар" или "ого-повезло-можно-двигать-крупняк".
В компании большинство "сидят" на почте, поэтому с самого с утра в инбоксе свежая пачка писем. Много лет как и все начинал день с проверки почты и ответов на письма. В последнее время удалось перестроить себя и до обеда почте уделяется минимум ресурсов. Иногда даже так - включаюсь сразу в работу, не открывая даже таск-менеджер. Чатам еще меньший приоритет, также открываются не ранее второй половины рабочего дня. Как оказалось, мир не разрушился.
P.S. При этом прекрасно понимаю, что работа может быть такой, что рабочий день будет необходимо начинать именно с почты и чатов.
Ну точнее в какой-то мере, конечно, есть. Например, кто-то хочет книжку с автографом заказать или раздолбаи из издательства потеряли реквизиты карты. Но это не такие входящие, которые надо разбирать, их может быть 1-2 в неделю.
Но с задач по списку я тоже не начинаю. Потому что, как я уже писала в другой теме, не могу прям сразу с утра сесть работать. Сейчас стараюсь первым делом переделать рутины, они как бы вроде и полезные, и приятные, хотя бы часть, а кроме этого просто почитать или посмотреть что-нибудь мотивирующее, чтобы найти энергию на задачи. А потом обычно настают уроки, т.е. встречи, и во время них в большинстве случаев я задачи тоже не делаю. Так что до задач доходит где-то к обеду, но тогда я уже хочу есть, а не делать задачи. А после обеда ещё попереваривать. И входящие я обрабатываю где-то между вот этим всем.
А вот потооом наконец настаёт время задач. Если ещё есть мыслетопливо.
Короче, самые продуктивные дни - это когда я обедать ухожу в ТЦ и с собой беру только то, на чём надо сфокусироваться в этот день. В фудкорте сидишь на виду и труднее прокрастинировать, а ещё конкретно в моём фудкорте у меня не ловит телефон. Ваще отлично ))) Только чай за деньги ((
а зачем вообще начинать день со списка задач?
Я встаю существенно позже, чем люди, с которыми я работаю. Да ещё и к работе приступаю не сразу, а часа через два. У людей может быть натурально простой в работе из-за этого. Так что быстро пролистываю чаты на предмет, не надо ли кому ответить поскорее. Несрочное откладываю во входящие.